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Le chef de projet, les acteurs et la communication
Celui qui prend un nouveau poste dans un organisme géré en mode projet a souvent du mal à s’intégrer. Les surprises sont nombreuses. Et notamment en ce qui concerne les rôles et les responsabilités des individus. Difficile de comprendre que pour demander un jour de congés (ou une augmentation !) il faut s’adresser au supérieur hiérarchique mais que pour le choix d’une solution technique la décision est prise par un « chef de projet » moins gradé et appartenant à un autre service. Plus surprenant encore, une même personne peut être “sponsor” sur un projet, “expert métier” sur un autre et pourquoi pas “Contributeur” sur un troisième. Et que dire dans ce contexte du risque d’empiéter sur les prérogatives d’un collègue et des conflits que cela entraine. Ce chapitre a pour but de vous éclairer sur ces questions.
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Les parties prenantes du projet
– L’initiateur du projet est l’individu qui a eu …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous Venons-en à ceux qui devraient être au centre de toutes les préoccupation : les futurs utilisateurs.
- Le chef de projet
- Quelles certifications pour le chef de projet ?
- L’équipe de projet
- Le chef de projet : leader, manager ou coach ?
- Fédérer l’équipe et motiver ses membres
- Les clés de la motivation
- Les règles de comportement dans l’équipe
- Les 9 principes de management de l’équipe de projet
Le chef de projet
Une question est souvent posée dans les formations ou lors des conférences sur le management de projets : « le meilleur chef de projet est-il un excellent manager ou un expert métier ? » La réponse à cette question est résumée sur ce schéma : Commençons par la partie haute : Un pur manager sans connaissances techniques n’est pas crédible. Le client risque fort de n’avoir pas confiance en lui car il verra vite qu’il n’a jamais la réponse à ses questions techniques. Les membres de l’équipe ne trouveront pas en lui …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Quelles certifications pour le chef de projet ?
Voyez le paragraphe consacré à cette question dans la leçon Référentiels et certification des personnes
Quelques informations complémentaires sur le site d’un collègue
Et pour ce qui est de la plus connue des certifications de chef de projet, voyez sur le site du PMI
L’équipe de projet
Les acteurs occasionnels, experts et contributeurs intermittents, forment un deuxième cercle. Le Chef de projet peut se limiter à leur donner les informations strictement nécessaires à leur mission. En revanche il doit s’assurer à l’avance de leur disponibilité au moment déterminé par le planning.
Le chef de projet : leader, manager ou coach ?
Voici un autre éclairage sur les qualités et le comportement attendu d’un chef de projet : doit-il se comporter en manager, en leader ou en coach ?Le manager
Le manager met en œuvre les moyens d’atteindre l’objectif commun. Il prend ses décisions après avoir consulté l’équipe. Il organise, délègue et contrôle. Il accepte les erreurs, sources de progrès. Il veille à la motivation des équipiers. Le manager ne cherche pas à séduire.
Le leader
Le leader est un visionnaire charismatique. Il regarde devant, il indique le chemin. Il séduit et influence. Le leader n’a d’influence que s’il mérite le respect. Il agit en fonction des intérêts de …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Fédérer l’équipe et motiver ses membres
— Forming correspond à la phase de constitution de l’équipe. Le chef de projet choisit (ou se voit imposer !) les personnes qui vont travailler avec lui durant le projet. Le choix est fait sur des critères purement objectifs liés aux compétences requises et à la disponibilité des personnes.
— Storming (de l’anglais storm, tempête) correspond à une phase de conflits correspondant à l’expression des nombreuses frustrations, incompréhensions et rivalités créées par la situation …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Les clés de la motivation
Il existe deux types de motivation : la motivation extrinsèque (on récompense l’individu quand il a fait l’action attendue) et la motivation intrinsèque (l’individu est naturellement motivé parce que son travail l’enrichit intellectuellement ou spirituellement). La motivation extrinsèque (récompense) est à la base du dressage des animaux. Avec les êtres humains elle ne fonctionne que sur des tâches mécanistes et répétitives. Elle fonctionne sur quelques individus mais elle a généralement un impact négatif sur la productivité globale. Autant dire que la motivation extrinsèque est à exclure en situation de projet ou l’on a plus besoin de prise d’initiative que de comportements mécanistes. Les rémunérations et les signes de reconnaissances sont basés sur la réussite du projet et l’importance des difficultés surmontées.
Reste pour le chef de projet à utiliser la motivation intrinsèque. Il doit pour cela aider les collaborateurs à trouver leur propre motivation. Il doit faire en sorte que le projet soit l’occasion pour chacun de progresser. Il doit responsabiliser, déléguer et faire confiance. Il doit communiquer avec ses collaborateurs et veiller à ce qu’ils communiquent entre eux. Il doit valoriser ses collaborateurs, reconnaitre (en public) les mérites individuels et collectifs. Enfin il doit veiller à maintenir une bonne ambiance dans l’équipe par des moments de convivialité et par un usage intelligent de l’humour.
Les règles de comportement dans l’équipe
Voici quelques règles complémentaires :
— La confiance : Le standard est la délégation de responsabilité et l’autocontrôle
— L’exemplarité : L’autorité de tutelle et le chef de projet doivent avoir un comportement identique à celui qu’ils attendent des équipiers.
— Le soutien : Le chef de projet doit venir en aide aux équipiers en difficulté
— L’équité : Les mêmes règles s’appliquent à tous
— L’autonomie : Chacun est responsable de ses actes et détermine son propre mode opératoire
— Le droit à l’erreur : Chacun reconnaît ses erreurs et ne s’en sert pour progresser. Il n’y a de sanction que pour les fautes, pas pour les erreurs.
— La transparence : La dissimulation ou l’annonce différée d’une mauvaise nouvelle sont sanctionnées
Les 9 principes de management de l’équipe projet
Ce paragraphe m’a été inspiré par un conférencier qui résumait (brillamment) en 9 principes simples les conditions à réunir pour qu’une équipe de projet soit efficace. Voici ces 9 principes
L’ambition
Pour qu’une équipe fonctionne, il faut qu’elle ait un projet…
– Ambitieux par son objectif et dans les trois composantes technique, économique et temporelle de cet objectif.
– Motivant. Chaque membre de l’équipe projet doit avoir un intérêt personnel à ce que le projet réussisse..
– Nommé. Le choix de l’intitulé du projet est loin d’être anecdotique. Il est plus facile de fédérer une équipe avec un nom de projet court et accrocheur qu’avec un numéro. Qui peut s’enthousiasmer de travailler sur le projet 2876 ?
– Daté, avec des objectifs intermédiaires, et mis en œuvre avec un plan d’action.
La sélection
Le chef de projet doit savoir s’entourer d’individus performants, c’est à dire…
– Compétents (dont la compétence est adaptée aux besoins du projet)
– Motivés. Bien sur, la motivation ne perdurera que si le chef de projet sait l’entretenir
– Positifs : aptes au travail d’équipe et si possible dotés du sens de …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Niveaux de pilotage du projet et partage des responsabilités
Le niveau décision
Le niveau décision est formé par l’équipe dirigeante de l’organisme. C’est l’instance qui est en charge de la mission de l’organisme, de la vision à moyen et long terme. Le niveau décision fixe les objectifs généraux et prend les grandes décisions mais ne devrait pas s’impliquer au directement dans les projets.
Le niveau stratégique
Le niveau stratégique correspond aux directeurs ou chefs de service. En matière de gestion des projets son rôle consiste à…
– Sélectionner les projets les plus bénéfiques pour l’entreprise, en fonction de leur degré d’alignement par rapport aux objectifs de l’entreprise et de leur contribution à …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Œuvre et ouvrage, un vocabulaire ambigu
Exceptionnellement sur ce site, un petit point sur le vocabulaire de la langue française. Si vous cherchez sur votre moteur de recherche préféré ou dans un dictionnaire la définition des mots « œuvre » et « ouvrage » vous ferez le constat d’une grande confusion. Voici la définition très simple que nous retiendrons : l’œuvre est le travail qui permet de réaliser un résultat appelé ouvrage. La confusion vient du fait que l’usage a consacré des expression qui contredisent ce principe : « se mettre à l’ouvrage » signifie « se mettre au travail » et à l’inverse ce que l’on appelle dans les métiers du bâtiment le « gros œuvre » c’est l’ensemble des ouvrages constituant la structure d’une construction. Résumons : l’œuvre est un travail, l’ouvrage est le résultat de ce travail.
La maitrise d’ouvrage
La maitrise d’œuvre
Ce mode de fonctionnement entre acteurs économiques juridiquement distincts a été transposé à l’intérieur même des organismes publics et privés. Il est de plus en plus fréquent de voir deux services du même organisme se trouver en position de maîtrise d’œuvre pour l’un en position de maîtrise d’ouvrage pour l’autre. La seule différence avec ce qui précède est que les conflits se règlent en interne au lieu d’être portés devant les tribunaux.
L’organisation miroir MOE – MOA
En cas de dérive grave et après que les deux chefs de projet aient fait le constat qu’il n’est pas en leur pouvoir de corriger l’écart, ils remontent le problème au niveau stratégique où le celui-ci sera traité. Souvenez-vous que dans ce schéma les seules relations légitimes sont des relations directes, soit verticales, soit horizontales. Toute relation diagonale est à proscrire. Il en est de même pour les relations « en cloche » au-dessus de la tête du chef de projet, qui sont désastreuses pour son autorité.
Rôles et missions dans les projets
Maîtrise d’ouvrage (MOA)
Rappelons-le : le maître d’ouvrage est l’entité (personne physique ou morale) qui sera le propriétaire du résultat du projet (l’ouvrage). Il fixe l’objectif. Il assure le financement.
Maîtrise d’œuvre (MOE)
Le maître d’œuvre est l’entité qui réalise l’ouvrage pour le compte du maître d’ouvrage. Il s’engage sur le respect de l’objectif (technique, coûts et délai).
Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)
L’assistance à maîtrise d’ouvrage intervient en soutient auprès du maître d’ouvrage à qui il est lié par un contrat en obligation de moyens. Il peut intervenir à plusieurs moments du projet, par exemple pour l’aider à définir le besoin, à choisir les fournisseurs et rédiger les contrats, à contrôler les travaux.
Assistance à maîtrise d’œuvre (AMOE)
Le maître d’œuvre peut lui aussi faire appel à une assistance, par exemple pour l’aider à établir le planning, à préparer et animer les réunions de chantier…
Maîtrise d’ouvrage déléguée (MOAD)
Contrairement à l’AMOE qui intervient en soutient, la maîtrise d’ouvrage déléguée se substitue à la MOA et agit directement pour son compte et en son nom.
Sommaire de la leçon :
- Les 4 types de communication projet
- L’individu face au changement
- Quelques clés pour bien communiquer
- Crises et conflits
Les 4 types de communication projet
L’individu face au changement
Un bon éclairage pour comprendre le comportement des individus face au changement nous est donné par la carte socio-dynamique de Fauvet, représentée ci-contre. Le sociologue français Jean-Christian Fauvet a proposé une répartition des acteurs en 8 groupes en fonction de leur attitude par rapport au projet. Il a de plus imaginé une représentation graphique de ces groupes sur un repère orthonormé. Vous trouverez sur le net de nombreuses ressources sur ce sujet, aussi je ne vous propose ici qu’un bref résumé.
L’axe vertical du graphique appelé axe de la synergie représente l’énergie que dépense l’individu POUR le projet. A l’inverse l’axe horizontal appelé axe de l’antagonisme représente l’énergie que dépense l’individu CONTRE le projet. Voici quelques conseils sur la façon d’agir avec chacun des groupes :
— Les militants : On pourrait rêver de n’avoir que des militants : Ils n’ont rien contre le …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Quelques clés pour bien communiquer
La part du non-verbal dans la communicationTous les formateurs en communication insistent sur ce point : On sous-estime toujours la part du non-verbal dans la communication. Même si les chiffres ne doivent pas être pris au pieds de la lettre, il est admis que le contenu du message (les phrases prononcées) compte pour 7 % dans l’efficacité de la communication. Le ton : l’énergie, le niveau sonore, le rythme, l’enthousiasme pour 38 %. La gestuelle : posture, expression du visage, regard…. pour 55 %. A chacun d’en tirer des conséquences pour sa propre pratique.
Le choix du lieu
Cela peut paraitre surprenant mais le lieu ou l’on communique influe sur la communication. La salle dans laquelle on organise les réunions, celle dans laquelle travaille l’équipe de projet doivent être choisies et aménagées avec soin. Si l’on souhaite établir et maintenir un climat de confiance le lieu doit être calme et confortable. On veillera à éviter les lieux chargés de souvenirs négatifs comme le bureau du supérieur hiérarchique ou la salle de réunions. Pour des réunions qui s’annoncent tendues ne pas hésiter à aller sur le territoire de l’autre ou choisir un lieu neutre.
Facteurs clés de succès en communication
Quelques derniers conseils : Développer des CONTACTS RÉGULIERS : téléphoner ou rencontrer de manière fréquente et informelle ses proches alliés. Ne pas attendre les réunions pour être renseigné : ce qui se dit d’important se dit au quotidien, à la pause café… Mettre en contact les gens entre eux, faciliter les coopérations transverses. VALORISER ses alliés : les informer, les consulter, les aider, aller au devant de leurs besoins. Aller sur le TERRAIN : avoir une connaissance parfaite de tout ce qui se fait, des difficultés rencontrées par chacun, des travaux en cours.
Crises et conflits
Encore un domaine abondamment traité par les formateurs en communication, en voici un condensé :
– Les conflits sont inévitables dans l’entreprise, plus encore dans les projets. Donc : les accepter.
– Le conflit est le révélateur d’un problème. Il invite à la recherche de solutions.
– Les conflits non traités sont énergivores. Donc, les déclencher et les régler au plus tôt
Les sources de conflits dans les projets
– Le flou dans la désignation des rôles et responsabilités
– Le désaccord sur les objectifs, sur les priorités
– Les problèmes de personnes : incompatibilités, rivalités…
– Les désaccords sur les choix techniques ou organisationnels
Ce qui entretient/envenime les conflits
– Les « cadavres dans les placards » : on ressort les vieilles affaires.
– L’étiquetage des individus : « Ah, c’est un commercial… »
– La perte de l’objet premier : tout devient source de conflit
– L’équilibre des dommages : « Il faut qu’il en bave… »
– La publicité du conflit
En situation de conflit ouvert
– Éviter les échanges par courrier, note de service, mail. Provoquer un entretien en face à face.
– Éviter la présence …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
— Les revues de jalon
— Les réunions d’avancement
— Les réunions de points durs
— Les réunions improvisées « Ad-hoc »
Les règles d’une réunion réussie
— Convoquée suffisamment à l’avance
— Convoquée sur un ordre du jour précis
— D’une durée courte, fixée à l’avance (pas plus d’une heure et demie) et respectée
— Dirigée par un animateur désigné à l’avance (le plus souvent le Chef de projet)
— Enregistrée par un « secrétaire »
— Orientée vers la préconisation plutôt que sur la critique.
— Formalisée dans un compte-rendu succinct , fidèle et diffusé sans délai.
Les revues de jalon
Chaque passage de jalon est concrétisé par la tenue d’une réunion spécifique. Les revues de jalon sont planifiées en début de projet et coïncident avec les jalons directeurs. Elles ont pour principal but de valider les livrables associés au jalon.
Si le jalon est contractuel et si les livrables sont conformes, la revue de jalon déclenchera les actions associées prévues au contrat, notamment le règlement des sommes dues.
Les réunions d’avancement
Elles sont planifiées en début de projet pour toute sa durée.
La fréquence peut être …….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Testez vos connaissances
En tant que visiteur, vous avez accès à une version limitée du QCM (10 questions). Pour accéder à la version intégrale (20 questions prises au hasard parmi plus de 50) vous devez souscrire un abonnement PREMIUM. Je souhaite voir les offres d’abonnement PREMIUMC’est parti pour 10 questions
Quelques précisions sur ce test sur les acteurs et la communication
– La participation à ce test est totalement libre : pas besoin de laisser vos coordonnées, elles ne vous seront pas demandées. La bonne réponse à une question ainsi que des explications supplémentaires vous seront fournies avant que vous ne décidiez de passer à la question suivante.
– Vous devez répondre à 10 questions. Chaque bonne réponse vaut 1 point. A la fin du test, vous aurez votre note sur 10 ainsi que notre commentaire.
Voici quelques-uns des thèmes abordés dans les différentes questions :
– Les parties prenantes d’un projet – Le chef de projet – L’équipe de projet – Les acteurs institutionnels – Le bailleur de fond – Œuvre et Ouvrage – Le maître d’œuvre – Le maître d’ouvrage – La lettre de mission – La délégation de pouvoir – Le profil de chef de projet – Expertise technique versus capacité à manager – La matrice de responsabilité – Le leader, le manager et le coach – Le style situationnel – Le team building – Le modèle de Brice Tuckman – Les clés de la motivation – Le management de l’équipe de projet – Niveau stratégique versus niveau opérationnel – Rôles et missions dans les projets – Les 4 types de communication – La gestion du changement – La carte socio-dynamique de Fauvet – Crises et conflits – Le « DESK » – Les réunions – La revue de projet – La réunion de point dur – La réunion Ad Hoc –
Je veux savoir plus sur le projet
merci bcp pour votre contribution c’est génial
Un grand merci pour la contribution aux acteurs et à la communication dans les projets. Mon cousin travaille sur un projet de construction qui utilise le logiciel de modélisation BIM. Il est bon de savoir que les organisateurs sont généralement activement impliqués dans le projet et peuvent avoir une influence positive ou négative sur la mise en œuvre ou l’achèvement du projet.
Bonjour Lucie.
J’ai l’habitude de dire aux participants de mes formations que le succès d’un projet c’est 50% de technique et 50% d’humain. Bien entendu ça dépend des projets. C’est beaucoup plus dans les projets d’organisation et les projets innovants. En tout cas merci pour ce commentaire.
Très bon ,je suis très content quand je suis sur le site de methodo.
Bonjour Nyankoye
Merci pour ce commentaire et merci aussi pour le sympathique message privé que vous m’avez fait parvenir. Tout ceci m’encourage à enrichir encore ce site de nouveaux contenus. J’y travaille pour la rentrée.
Cordialement