Comment construire un projet robuste
Plus votre projet est important en taille et en complexité, plus il met en œuvre des technologies différentes et des métiers différents, et plus vous aurez besoin d’aller loin dans la démarche de structuration.
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Les 10 listes hiérarchiques
Structurer le projet c’est enchainer la construction de ces listes hiérarchiques, dans l’ordre donné ci-contre. Dans la suite de cette leçon nous allons décrire ces différentes listes. Les exemples qui seront donnés sous forme d’illustration sont volontairement simplifiés à l’extrême et pris dans des types de projet différents.
La FBS : (Functions Breakdown Structure)
La FBS est la liste des fonctions attendues du système. L’exemple ci-contre est extrait d’un projet réel : La création d’un dispositif de sécurité innovant destiné à équiper les quais de chargement des entreprises. Le but est de garantir que le camion ne peut pas s’écarter du quai pendant les opérations de chargement et de déchargement. Si vous êtes familier de l’analyse fonctionnelle et du cahier des charges fonctionnel (CDCF) vous ne serez pas dépaysé, la logique est la même.
La SBS : (System Breakdown Structure)
Prenons maintenant comme exemple un autre projet d’innovation : la conception d’un jeu pour smartphone. La SBS décrit l’architecture générale du système. C’est la liste des sous-ensembles fonctionnels du produit.
La PBS (Product Breakdown Structure)
La PBS décrit le produit du projet. C’est la liste hiérarchisée des livrables. En français on dispose de deux expressions pour traduire « PBS » : OTP (Organigramme Technique Produit), ou AP (arborescence produit).
La logique de regroupement des éléments de la PBS est une logique structurelle. Le nombre de niveaux hiérarchiques est affaire de circonstances (jamais plus de 4). Le concept de PBS en conduite de projets est l’exacte réplique du concept de nomenclature en gestion de production.
L’ABS (Activity Breakdown Structure)
L’ABS est la liste hiérarchisée des activités à déployer au cours du projet. Il ne faut pas confondre les mots activité et travail : Une activité est une spécialité métier, un travail est la mise en œuvre d’une activité sur un élément de la PBS. Par exemple plâtrerie est une activité et bâtir la cloison est un travail (une tâche).
La GBS (Géographical Breakdown structure)
Chaque fois que le projet concerne des des sites distants les uns des autres, il y a lieu de mettre en œuvre la GBS, qui sera tout simplement la liste de ces sites.
La ZBS (Zone Breakdown Structure)
La ZBS correspond à une logique identique à la GBS mais pour un site unique. L’exemple ci-contre correspond à un ensemble immobilier comprenant trois bâtiments divisés eux-même en zones. La ZBS est notamment très utile dans les projets de construction d’infrastructures industrielles. Elle permet notamment que vérifier au moment de la réalisation du planning de travaux que deux tâches incompatibles entre elles ne sont pas planifiées au même moment au même endroit.
La WBS (Work Breakdown Structure)
La WBS (en français OT pour Organigramme des Tâches) est la liste hiérarchisée des travaux à réaliser. La WBS est sans contexte l’outil central du processus de structuration. Nous reviendrons un peu plus loin sur la WBS pour donner quelques précisions sur la façon de la construire.
La RBS (Resources Breakdown Structure)
Connaissant la nature des travaux à réaliser (WBS) et les activités à déployer (ABS), il est facile d’en déduire la liste des ressources nécessaires. Les ressources peuvent être humaines ou matérielles. Pour ce qui est des ressources humaines, elles peuvent être désignées par leur nom (comme dans l’exemple ci-contre) ou par leur spécialité (maçon, développeur, soudeur…)
La CBS (Cost Breakdown Structure)
L’ajout à la WBS des dépenses forfaitaires et la valorisation du travail des ressources constitue la CBS. Un logiciel comme MS Project convient très bien pour faire ce travail. L’exemple ci-contre reprend la WBS vue précédemment. Les dépenses forfaitaires sont ici nommées nommées « coûts fixes de lots ». Il peut s’agir d’une activité sous-traitée ou d’un achat nécessaire pour la réalisation du lot de travail.
Il est possible que vous soyez surpris par le fait que les totaux figurent au-dessus des valeurs totalisées. C’est contraires aux habitudes prises depuis l’école primaire mais ce n’est qu’une question d’habitude.
L’OBS (Organization Breakdown Structure)
L’OBS est la liste hiérarchisée des personnes à qui vont être confiée la responsabilité des travaux. Attention à ne pas confondre, pour une même tâche, la personne qui effectue le travail et celle qui en est responsable.
La CWBS (Contract Work Breakdown Structure)
La CWBS est utilisée dans les projets mettant en jeu de nombreuses entreprises contributrices. C’est tout simplement une WBS simplifiée organisée en lots correspondant chacun à un Contrat.
La matrice de contribution
La matrice de contribution croise les travaux (WBS, en ligne) et les ressources chargées de réaliser ces travaux (RBS, en colonnes). La matrice de contribution répond à la question « qui fait quoi ? ». Elle permet, comme c’est le cas dans l’exemple ci-contre, d’estimer les charges de travail (ici en hommes.heure (h.h)) par tâche, par ressource et pour le projet dans son ensemble.
La matrice de responsabilité
La matrice de responsabilité croise les travaux (WBS, en lignes) et les personnes en charge de la supervision des travaux (OBS, en colonnes). Elle permet de vérifier qu’il n’y a pas de « trous dans la raquette » : Une tâche ou un lot de travaux qui ne serait pas sous contrôle, ou au contraire une ligne de travaux qui serait sous la responsabilité de deux personnes, la meilleure façon pour que les choses se passent mal ! Le périmètre de responsabilité de chaque acteur comprend les aspects CCD (Contenu Coût Délai) du lot qui lui est attribué. Pour les projets faisant appel de façon importante à la sous-traitance, il est utile de disposer d’une matrice de responsabilité croisant la CWBS et l’OBS.

Le rôle central de la WBS
Revenons sur ce qui a été dit plus haut sur l’utilité de la WBS :
– Elle est source de la matrice de contribution (qui fait quoi) et permet ainsi de connaître les charges de travail
– Elle est source de la matrice de responsabilité (qui contrôle quoi) et garantit ainsi le bon déroulement du projet
– Elle est source de la CWBS et permet ainsi le pilotage des contrats
Anticipons sur le chapitre consacré à la planification en ajoutant quelques points :
– Par l’ajout des durées et des liens de dépendance la WBS donne le planning des lots
– Par l’ajout de jalons dans le planning elle produit le planning directeur
Que trouve-t-on dans la WBS ?
La WBS est constituée principalement des lots de travaux directement issus de la lecture de la PBS. Rappelons que chaque ligne de la PBS correspond à un élément constitutif du produit. A chaque ligne de la PBS correspond une ou plusieurs lignes de la WBS traduisant les actions à accomplir sur cet élément, par exemple « Définir », « Approvisionner », « transformer », « contrôler »… A chaque nœud de l’arborescence produit correspondent des actions du type « concevoir », « assembler », « intégrer », « tester ». Aux lots issus de la PBS s’ajoutent des activités liées à la gestion du projet : Coordination, communication, surveillance, gestion des risques, etc…
Comment organiser la WBS ?
Si l’organisation hiérarchique des autres listes (FBS, SBS, ABS, RBS, OBS…) ne pose pas de problème particulier, il n’en est pas de même pour la WBS. Celle-ci comporte la plupart du temps trois à quatre niveaux hiérarchiques et il n’est pas évident de déterminer une logique de décomposition et de s’y tenir.
Au plus haut niveau de la WBS (niveau zéro) figure le projet lui-même, qui en constitue la première ligne. Cela peut paraître inutile, mais ça permet de consolider (totaliser au niveau du projet) toutes les valeurs numériques : travail, coûts et bien d’autres. Pour les niveaux suivants six logiques de regroupement des activités peuvent s’imbriquer : logiques temporelle, structurelle, géographique, fonctionnelle, par métier ou par attributaire (ou responsable) de lot, par attributaire de marché.
– La logique temporelle correspond à un regroupement par phases successives. C’est souvent le premier niveau de découpage car il se prête à la mise en place des jalons directeurs qui permettront aux managers de contrôler l’avancement.
– La logique structurelle est calquée sur la SBS
– La logique géographique est pertinente si le projet concerne plusieurs sites ou comporte plusieurs ouvrages séparés les uns des autres,
– La logique fonctionnelle : Le « système » est décomposé en sous-ensembles correspondant à une fonction de haut niveau du CDCF (cahier des charges fonctionnel) : Un bâtiment sert par exemple à abriter une activité industrielle. Un serveur informatique sert à mettre à disposition des données….
– La logique métier correspond à regroupement par spécialité, ou par activité ce qui revient au même. Par exemple conception, peinture, documentation….
– La logique d’attribution des…….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous
Cours très riche, bien structuré et agencé de façon simplifiée.
Merci .