Revenons au cycle de vie du projet tel qu’il a été décrit au chapitre Travailler en mode projet. Supposons achevées les deux premières phases (Exploration et Préparation). Le temps est venu de passer à l’action pour réaliser le contenu du projet. Si le projet est géré en mode « prédictif » (par opposition au mode agile) tout ce qui va se passer doit être décrit de façon détaillée pour pouvoir, justement, passer à l’action. Avant d’utiliser dans la leçon suivante un vocabulaire plus technique, voici sur ce schéma la liste des 10 questions auxquelles il faut avoir répondu. Nous verrons que le nombre de questions peut être un peu plus importants pour de très grands projets industriels. Répondre à ces 10 questions (ou plus) est précisément le travail de structuration de projet, qui va être décrit dans les leçons qui suivent.

Une bonne partie des outils de structuration de projet sont tout simplement des listes hiérarchiques. La terminologie française de ces outils est plus que confuse : elle comporte notamment des ambiguïtés très gênantes. Raison pour laquelle – et c’est très exceptionnel sur ce site ! – nous utiliserons les désignations anglo-saxonnes, beaucoup plus claires et facilement mémorisables. Toutes les listes hiérarchiques sont désignées par des sigles de trois lettres. Les deuxième et troisièmes lettres du sigle sont toujours B et S pour Breakdown Structure (Structure de décomposition)

Les 10 listes hiérarchiques

Structurer le projet c’est enchainer la construction de ces listes hiérarchiques, dans l’ordre donné ci-contre. Dans la suite de cette leçon nous allons décrire ces différentes listes. Les exemples qui seront donnés sous forme d’illustration sont volontairement simplifiés à l’extrême et pris dans des types de projet différents.

La FBS : (Functions Breakdown Structure)

La FBS est la liste des fonctions attendues du système. L’exemple ci-contre est extrait d’un projet réel : La création d’un dispositif de sécurité innovant destiné à équiper les quais de chargement des entreprises. Le but est de garantir que le camion ne peut pas s’écarter du quai pendant les opérations de chargement et de déchargement. Si vous êtes familier de l’analyse fonctionnelle et du cahier des charges fonctionnel (CDCF) vous ne serez pas dépaysé, la logique est la même.

La SBS : (System Breakdown Structure)

Prenons maintenant comme exemple un autre projet d’innovation : la conception d’un jeu pour smartphone. La SBS décrit l’architecture générale du système. C’est la liste des sous-ensembles fonctionnels du produit.

La PBS (Product Breakdown Structure)

La PBS décrit le produit du projet. C’est la liste hiérarchisée des livrables. En français on dispose de deux expressions pour traduire « PBS » : OTP (Organigramme Technique Produit), ou AP (arborescence produit).
La logique de regroupement des éléments de la PBS est une logique structurelle. Le nombre de niveaux hiérarchiques est affaire de circonstances (jamais plus de 4). Le concept de PBS en conduite de projets est l’exacte réplique du concept de nomenclature en gestion de production.

L’ABS (Activity Breakdown Structure)

L’ABS est la liste hiérarchisée des activités à déployer au cours du projet. Il ne faut pas confondre les mots activité et travail : Une activité est une spécialité métier, un travail est la mise en œuvre d’une activité sur un élément de la PBS. Par exemple plâtrerie est une activité et bâtir la cloison est un travail (une tâche).

La GBS (Géographical Breakdown structure)

Chaque fois que le projet concerne des des sites distants les uns des autres, il y a lieu de mettre en œuvre la GBS, qui sera tout simplement la liste de ces sites.

La ZBS (Zone Breakdown Structure)

La ZBS correspond à une logique identique à la GBS mais pour un site unique. L’exemple ci-contre correspond à un ensemble immobilier comprenant trois bâtiments divisés eux-même en zones. La ZBS est notamment très utile dans les projets de construction d’infrastructures industrielles. Elle permet notamment que vérifier au moment de la réalisation du planning de travaux que deux tâches incompatibles entre elles ne sont pas planifiées au même moment au même endroit.

La WBS (Work Breakdown Structure)

La WBS (en français OT pour Organigramme des Tâches) est la liste hiérarchisée des travaux à réaliser. La WBS est sans contexte l’outil central du processus de structuration de projet. Nous reviendrons un peu plus loin sur la WBS pour donner quelques précisions sur la façon de la construire.

La RBS (Resources Breakdown Structure)

Connaissant la nature des travaux à réaliser (WBS) et les activités à déployer (ABS), il est facile d’en déduire la liste des ressources nécessaires. Les ressources peuvent être humaines ou matérielles. Pour ce qui est des ressources humaines, elles peuvent être désignées par leur nom (comme dans l’exemple ci-contre) ou par leur spécialité (maçon, développeur, soudeur…)

La CBS (Cost Breakdown Structure)

L’ajout à la WBS des dépenses forfaitaires et la valorisation du travail des ressources constitue la CBS. Un logiciel comme MS Project convient très bien pour faire ce travail. L’exemple ci-contre reprend la WBS vue précédemment. Les dépenses forfaitaires sont ici nommées nommées « coûts fixes de lots ». Il peut s’agir d’une activité sous-traitée ou d’un achat nécessaire pour la réalisation du lot de travail.
Il est possible que vous soyez surpris par le fait que les totaux figurent au-dessus des valeurs totalisées. C’est contraires aux habitudes prises depuis l’école primaire mais ce n’est qu’une question d’habitude.

L’OBS (Organization Breakdown Structure)

L’OBS est la liste hiérarchisée des personnes à qui vont être confiée la responsabilité des travaux. Attention à ne pas confondre, pour une même tâche, la personne qui effectue le travail et celle qui en est responsable.

La CWBS (Contract Work Breakdown Structure)

La CWBS est utilisée dans les projets mettant en jeu de nombreuses entreprises contributrices. C’est tout simplement une WBS simplifiée organisée en lots correspondant chacun à un Contrat.

La matrice de contribution

La matrice de contribution croise les travaux (WBS, en ligne) et les ressources chargées de réaliser ces travaux (RBS, en colonnes). La matrice de contribution répond à la question « qui fait quoi ? ». Elle permet, comme c’est le cas dans l’exemple ci-contre, d’estimer les charges de travail (ici en hommes.heure (h.h)) par tâche, par ressource et pour le projet dans son ensemble.

La matrice de responsabilité

La matrice de responsabilité croise les travaux (WBS, en lignes) et les personnes en charge de la supervision des travaux (OBS, en colonnes). Elle permet de vérifier qu’il n’y a pas de « trous dans la raquette » : Une tâche ou un lot de travaux qui ne serait pas sous contrôle, ou au contraire une ligne de travaux qui serait sous la responsabilité de deux personnes, la meilleure façon pour que les choses se passent mal ! Le périmètre de responsabilité de chaque acteur comprend les aspects CCD (Contenu Coût Délai) du lot qui lui est attribué. Pour les projets faisant appel de façon importante à la sous-traitance, il est utile de disposer d’une matrice de responsabilité croisant la CWBS et l’OBS.
Voici ci-contre un modèle de matrice de responsabilité un peu plus complexe que le précédent car adapté à de grands projets. L’exemple pris ici consiste à créer un nouveau produit, fabriqué en série et bien entendu destiné à être mis sur le marché. La responsabilité des membres de l’équipe ne se limite pas comme précédemment à la seule supervision des travaux. Le chef de projet peut également déléguer à tel ou tel équipier, en plus de sa responsabilité technique une responsabilité fonctionnelle.
Par exemple ici Julie (Chef de projet) a confié à Bruno le suivi du planning, non pas seulement sur la seule partie technique qu’il supervise (Outil industriel) mais pour l’ensemble du projet. Par ailleurs Julie a recruté son équipe de façon a disposer des trois expertises techniques utiles au projet. La règle de fonctionnement est la suivante : si l’un des équipiers (A) doit prendre une décision sur une question qui sort de son domaine de compétence il fait appel, bien entendu, au collègue (B) expert de ce domaine. Ce qui peut surprendre c’est que c’est A et non B qui prend la décision et qui en assume les conséquences. Ceci dans le seul but de ne pas diluer les responsabilités.

Nous venons de décrire de façon linéaire les outils de structuration de projet. Le schéma qui suit présente un résumé de ce qui vient d’être dit en y rajoutant la logique d’enchainement de ces outils.
Une partie des listes (cadre de gauche du schéma ci-contre) décrit la réponse au besoin, en termes de fonctions à assurer (FBS), d’architecture (SBS), de livrables (PBS) et d’emplacement (GBS et/ou ZBS). La façon dont ces outils structurent la WBS est un point important qui sera traité dans la leçon suivante. Le cadre de droite regroupe les listes correspondant aux contributions : les métiers entrant en jeu (ABS), la liste des ressources (RBS) et la liste des responsables (OBS). Comme il a été dit plus haut la matrice de contribution croise WBS et RBS et la matrice de responsabilité croise WBS et OBS. Comme il a été dit également la WBS se trouve en position centrale, nous y reviendrons. Au final, il suffit d’injecter les coûts fixes (achats du projet) pour obtenir la CBS.

Le rôle central de la WBS

Revenons sur ce qui a été dit plus haut sur l’utilité de la WBS :
– Elle est source de la matrice de contribution (qui fait quoi) et permet ainsi de connaître les charges de travail
– Elle est source de la matrice de responsabilité (qui contrôle quoi) et garantit ainsi le bon déroulement du projet
– Elle est source de la CWBS et permet ainsi le pilotage des contrats
Anticipons sur le chapitre consacré à la planification en ajoutant quelques points :
– Par l’ajout des durées et des liens de dépendance la WBS donne le planning des lots
– Par l’ajout de jalons dans le planning elle produit le planning directeur

Que trouve-t-on dans la WBS ?

La WBS est constituée principalement des lots de travaux directement issus de la lecture de la PBS. Rappelons que chaque ligne de la PBS correspond à un élément constitutif du produit. A chaque ligne de la PBS correspond une ou plusieurs lignes de la WBS traduisant les actions à accomplir sur cet élément, par exemple « Définir », « Approvisionner », « transformer », « contrôler »… A chaque nœud de l’arborescence produit correspondent des actions du type « concevoir », « assembler », « intégrer », « tester ». Aux lots issus de la PBS s’ajoutent des activités liées à la gestion du projet : Coordination, communication, surveillance, gestion des risques, etc…

Comment organiser la WBS ?

Si l’organisation hiérarchique des autres listes (FBS, SBS, ABS, RBS, OBS…) ne pose pas de problème particulier, il n’en est pas de même pour la WBS. Celle-ci comporte la plupart du temps trois à quatre niveaux hiérarchiques et il n’est pas évident de déterminer une logique de décomposition et de s’y tenir.
Au plus haut niveau de la WBS (niveau zéro) figure le projet lui-même, qui en constitue la première ligne. Cela peut paraître inutile, mais ça permet de consolider (totaliser au niveau du projet) toutes les valeurs numériques : travail, coûts et bien d’autres. Pour les niveaux suivants six logiques de regroupement des activités peuvent s’imbriquer : logiques temporelle, structurelle, géographique, fonctionnelle, par métier ou par attributaire (ou responsable) de lot, par attributaire de marché.
– La logique temporelle correspond à un regroupement par phases successives. C’est souvent le premier niveau de découpage car il se prête à la mise en place des jalons directeurs qui permettront aux managers de contrôler l’avancement.
– La logique structurelle est calquée sur la SBS
– La logique géographique est pertinente si le projet concerne plusieurs sites ou comporte plusieurs ouvrages séparés les uns des autres,
– La logique fonctionnelle : Le « système » est décomposé en sous-ensembles correspondant à une fonction de haut niveau du CDCF (cahier des charges fonctionnel) : Un bâtiment sert par exemple à abriter une activité industrielle. Un serveur informatique sert à mettre à disposition des données….
– La logique métier correspond à regroupement par spécialité, ou par activité ce qui revient au même. Par exemple conception, peinture, documentation….
– La logique d’attribution des…….. Pour lire la suite souscrivez un abonnement PREMIUM ou si vous êtes déjà abonné connectez-vous 

Le sujet vous intéresse ? Voici quelques liens vers des articles traitant de structuration de projet :
– Jean-Yves Moine est consultant en gestion de projet, il a travaillé sur de très grands projets industriels. Il a crée le concept très original de WBS 3d, autrement dit de la wbs en trois dimensions. Jean-Yves Moine est notamment auteur de l’ouvrage Management de projets 3D
– Le site workbreakdownstructure.com est entièrement dédié à la WBS. Il présente l’outil de façon très pédagogique et extrèmement complète.