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Tutoriel MS Project Professionnal 2019

Vidéo de présentation du tutorielVotre intention est probablement d’apprendre à utiliser MS Project en solo et à votre rythme ? Alors vous êtes au bon endroit ! Plusieurs dizaines d’exercices seront, à terme, présentés dans cette page. Ils ont été conçus pour vous faire découvrir progressivement les très nombreuses fonctions de MS Project. Des plus basiques aux plus élaborées.
Prenez le temps de visionner la vidéo ci-contre, vous optimiserez ainsi votre façon de travailler.
Cette page est en cours de construction sous sa nouvelle présentation. Sachez que l’ancienne page est toujours disponible en suivant ce lien
 
Bon apprentissage !

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Planification par les durées, les base

Planifier en mode de tâche manuel

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Mode manuel de tâche MS ProjectLe premier intérêt des logiciels de planification est d’automatiser le calcul des délais. D’ailleurs ils ont été créés pour cela ! La version 2010 de MS Project a dérouté les utilisateurs historiques en introduisant le « mode de tâche manuel ». En effet, en mode manuel la plupart des calculs sont inactifs. De ce fait bon nombre d’utilisateurs (et de formateurs) ont boudé cette fonction qu’ils jugent sans intérêt. Pire que cela, le mode manuel est activé par défaut. Ce qui rend encore plus aride la prise en main du logiciel par les débutants autodidactes. Mais ne jetons pas le bébé avec l’eau du bain. Acceptons pour l’instant la justification de Microsoft. « Le mode manuel doit être réservé aux tâches sur lesquelles le chef de projet n’a pas ou peu de visibilité au moment de la planification. » Ce petit exercice va nous permettre de tester ce mode de tâche manuel. Avant de le désactiver définitivement dans le prochain exercice

Préparer l’interface pour le mode automatique

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Mode automatique de tâche MS ProjectLes paramétrages par défaut de MS Project manquent souvent de logique. Ils constituent de ce fait un véritable piège dans lequel tombent systématiquement les débutants. Nous allons désamorcer quelques-uns de ces pièges (dont le mode de tâche manuel). Nous allons également préparer l’interface pour les prochains exercices.

Petit exercice de découverte

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Découverte de MS ProjectIl se peut que vous n’ayez jamais utilisé de logiciel de planification de projet. Ce petit exercice vous donnera alors une première idée du fonctionnement et des possibilités de ce type d’application. Par ailleurs cet exercice constitue le point de départ de l’étude de cas qui va nous servir de fil conducteur tout au long de ce tutoriel.

Paramétrer le calendrier du projet

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Calendrier du projet MS ProjectLa façon dont MS Project calcule les date et heure de fin de tâche est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs. De même que la nécessité de paramétrer les options de durée. Ce petit exercice a été conçu dans le but de vous révéler une bonne partie de cette énigme.

Notions de marge et de chemin critique

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Les marges dans MS ProjectUn chef de projet est dans l’incapacité de réagir correctement aux aléas du projet (par exemple une tâche qui prend du retard) s’il n’a pas la connaissance des valeurs de marge. En l’occurrence de la valeur de la marge de la tâche en question.
Dans la même logique, un chef de projet doit surveiller avec une attention renforcée les tâches du « chemin critiqe » de son planning. Encore faut-il qu’il ait compris la notion de chemin critique et qu’il sache le visualiser dans MS Project.

Découvrir le réseau logique

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Le réseau de tâches de MS ProjectTous les élèves et étudiants des filières techniques connaissent le réseau logique (improprement appelé « PERT »). Il s’agit d’une représentation du planning sous la forme d’un réseau. Ce graphe est très utile pour mettre en évidence la logique d’enchainement des tâches. Beaucoup d’utilisateurs de MS Project ignorent que le logiciel affiche en standard la vue réseau logique. Il est même possible de construire entièrement le planning dans cet affichage.
Cet exercice ne comporte pas de corrigé.

Construire la structure hiérarchique (WBS)

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La WBS dans MS ProjectTrois apprentissages importants dans cet exercice. D’abord mettre en place en tête de la liste des tâches une ligne récapitulative. Peut-être à ce stade de votre apprentissage cela ne vous semble-t-il pas essentiel. Cela deviendra indispensable lorsque vous voudrez connaître le coût du projet, ou le nombre d’heures travaillées. Ou toute autre valeur consolidée au niveau du projet. Ensuite grouper les tâches en en phases et/ou en lots de travaux. Ceci afin de fournir une meilleure lisibilité et de permettre une meilleure maîtrise du projet. Enfin positionner des jalons dans votre planification.

Utiliser les différentes unités de durée

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Les unités de durée dans MS ProjectMS Project affiche par défaut les durées en jours. Ce qui ne vous empèche pas de combiner dans le même projet différentes unités de temps : Heures, jours, semaines ou mois. De plus, MS Project vous autorise à saisir des durées en temps calendaire. La façon dont MS Project calcule les durées est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs. Ils sont surpris de voir des dates et heures de fin de tâche apparemment aberrantes. Le calcul de MS Project est pourtant d’une grande logique.

Les types de liens dans MS Project

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Les types de liens dans MS Project Le réseau PERT, introduit dans les années 1950, n’autorisait que le simple lien d’antériorité. Cela dit, le progrès était énorme. En effet le PERT rendait possible le calcul du planning, manuellement ou à l’aide des tout premiers ordinateurs. L’avènement de la micro-informatique a mis à la disposition du plus grand nombre des logiciels de planification de plus en plus performants. Aujourd’hui la plupart des logiciels de planification (dont bien entendu MS Project) offrent la possibilité de lier les tâches entre elles avec un réalisme accru. En toute logique il existe 4 types de liens : Fin-début, Début-début, Fin-fin et Début-fin. Le lien de fin à début est le seul à mériter le nom de lien d’antériorité. Pour les trois autres types on parlera de liens de dépendance. A un lien peut être associé un décalage positif (retard) ou négatif (avance). La valeur du décalage s’exprime en temps ouvré, en temps calendaire ou en pourcentage de la durée de la tâche pilotante.
Planification par les durées, niveau expert
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Visualiser les marges dans le Gantt

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Visualiser les marges dans le GanttLa connaissance des valeurs numériques des marges est une bonne chose, mais c’est encore mieux de les visualiser dans le diagramme de Gantt. C’est ce que nous allons faire dans cet exercice.

Les durées par l’absurde

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Les durées dans MS ProjectOn l’a dit précédemment, beaucoup d’utilisateurs de MS Project ont du mal à comprendre le mécanisme de calcul des date et heure de fin de tâche. La meilleure façon de comprendre un phénomène est souvent de le caricaturer. C’est ce que nous allons faire dans cet exercice.

Les tâches périodiques

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Les tâches périodiquesLorsqu’on doit planifier des réunions il est tout à fait possible de considérer chaque réunion comme une tâche standard. C’est néanmoins très maladroit. En effet MS Project intègre une fonction « tâche périodique » tout à fait adaptée à cet usage et très facile à mettre en oeuvre.

Les calendriers multiples

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Les calendriers multiplesL’économie est désormais mondialisée. De ce fait beaucoup d’entreprises disposent de sites de production dans différents pays. Dans ces conditions il est fréquent que le planificateur ne sache pas, lors du montage d’un projet, sur quel site telle tâche sera réalisée. Or les horaires de travail peuvent être considérablement différents d’un pays à l’autre. Project s’adapte sans problème à ce type de situation, il suffit de créer un calendrier spécifique par site. Il ne faut ensuite que quelques secondes pour adapter le planning à la nouvelle situation.
Planification des ressources, les bases

Créer la liste des ressources

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Créer la liste des ressources Entreprendre de planifier les ressources dans MS Project c’est augmenter le degré de réalisme. Mais c’est aussi augmenter d’un cran le niveau de complexité. Il convient plus que jamais de procéder avec rigueur. La première action consiste à constituer la liste des ressources.

Quatre façons d’affecter les ressources

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Affectation des ressources dans MS ProjectIl y a dans MS Project quatre façons d’affecter les ressources aux tâches. Découvrez celle parmi les quatre qui est à la fois sure et rapide… et celles qu’il vaut mieux éviter !

Les surutilisations de ressources

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Les surutilisations de ressourcesPlanifier les ressources présente deux intérêts majeurs. D’abord connaître les charges de travail par tâche, par lot de travaux et pour le projet dans son ensemble. Egalement connaître la charge de travail de chaque ressource sur le projet. En deuxième lieu détecter (pour ensuite les supprimer) les éventuelles sur-utilisations des ressources et ainsi obtenir un planning aussi réaliste que possible.

Le nivellement du Gantt

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Le nivellement du GanttLorsqu’il constate des sur-utilisations de ressources, le premier réflexe du planificateur doit être de décaler sur l’axe du temps les tâches en conflit, en utilisant au mieux les marges disponibles. Cette opération s’appelle le nivellement. MS Project vous assiste de façon très efficace pour le nivellement du planning et peux même réaliser cette opération de façon entièrement automatique. Cerise sur le gateau, il existe un affichage dédié qui vous permet de savoir quelles tâches ont été décalées par le logiciel.
Planification des ressources, niveau expert
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Remplacer les ressources génériques

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Remplacer les ressources génériquesL’utilisation de ressources génériques est très utile lorsqu’on planifie un projet longtemps avant la date de lancement. Plus tard, quand arrive le temps de démarrer les travaux il est le plus souvent nécessaire de remplacer les ressources génériques par de vrais individus. C’est ce que nous allons faire dans cet exercice : en premier lieu affecter des ressources génériques aux tâches, ensuite les remplacer par les personnes chargées d’exécuter les travaux. Cet exercice a été construit de façon à mettre en évidence les pièges contenus dans la boite de dialogue « affecter les ressources ».
Planification des couts, les bases

La planification des couts

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La planification des coutsDans MS Project, la planification des couts est d’une grande simplicité. Il ne vous faudra probablement que quelques minutes pour faire cet exercice.
Planification des couts, niveau expert
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Couts horaires multiples pour une ressource

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Couts horaires multiples pour une ressourceMS Project est très apprécié des professionnels. Notamment car il permet au chef de projet de prendre en compte la plupart des réalités de terrain. C’est notamment le cas pour la gestion des coûts : Le taux horaire de telle ressource va changer à telle date, pas de problème. Monsieur Untel est compétent comme développeur informatique et aussi comme peintre en bâtiment, vous allez l’utiliser pour ces deux talents mais vous voudriez appliquer un taux horaire différent pour ne pas « plomber » votre budget, pas de problème non plus. Voyons comment cela se passe.
Fonctions de pilotage du projet, niveau expert
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Suivi du retard des tâches

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Suivi du retard des tâchesLorsqu’un projet est en phase de réalisation le rôle du chef de projet est de vérifier en permanence si la réalité correspond aux prévisions. Et bien entendu de corriger immédiatement les écarts. Ce travail s’appelle le « pilotage » du projet. MS Project propose de nombreux outils de pilotage. L’outil présenté ici est probablement le plus simple et néanmoins très efficace pour des projets peu complexes et au délai peu critique.

Visualisation du retard des tâches

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Visualisation du retard des tâchesLorsque les utilisateurs de MS Project considèrent une information comme importante ils aiment bien que cette information soit signalée visuellement sur les barres du Gantt. Beaucoup perdent du temps à « colorier » manuellement chaque tâche. C’est bien dommage car il est très simple d’automatiser cette mise en couleur.
Multi-projets et gestion de portefeuille, niveau expert
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Création du projet maître et liens inter-projets

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Création du projet maître et liens inter-projetsLa gestion du « portefeuille de projets » d’une grande entreprise nécessite l’utilisation d’une solution informatique lourde. Mais les solutions de ce type ne sont pas à la portée d’une petite structure. Fort heureusement MS Project intègre des fonctions qui permettent la coordination et la gestion de ressources communes, ceci pour un portefeuille de quelques projets. La première étape du processus est de créer un « master planning », ou en français « planning maître ». C’est ce que nous allons faire dans cet exercice. Nous verrons également comment il est possible de lier entre elles des tâches de projets différents.

Partage des ressources en multi-projets

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Partage des ressources en multi-projetsLe principal avantage du travail en multi-projets est de pouvoir partager un pool de ressources communes, mises à la disposition des différents projets. Ce mode de gestion est facile à réaliser avec MS Project, à la seule condition de dédier un fichier aux seules resssources. C’est ce que vous allez faire dans cet exercice.
Panorama des boites de dialogue de MS Project
Voici une présentation de la plupart des boites de dialogue de Microsoft Project. Vous ne trouverez sur cette page aucune explication sur leur fonctionnement, pour chaque capture d’écran un lien vous dirige vers la page consacrée à cette boite de dialogue. Lesquelles boites de dialogue sont regroupées en 8 thèmes :

Données sur le projet
Planification par les durées
Planification des ressources et des coûts
Personnalisation de l’interface, options générales
Personnalisation de l’interface, affichage diagramme de Gantt
Personnalisation de l’interface, affichage réseau de tâches
Fonctions de pilotage
Communication et reporting
Multi-projets
Gestion des fichiers, organisation et impression
Options avancées de MS Project

 

Données sur le projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Propriétés du projet »

Cette boite de dialogue correspond à ce que proposent tous les logiciels de la gamme Microsoft Office, il s’agit plus de paramétrer les propriétés du fichier que les propriétés du projet lui-même.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Propriétés du projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur le projet »

Cette boite de dialogue vous donne accès aux principaux paramétrages du projet, comme sa date de début ou le type d’ordonnancement des tâches (au plus tôt ou au plus tard). Elle vous servira aussi en mode multiprojet pour choisir les priorités de nivellement.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur le projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Statistiques du projet »

Cette boite de dialogue vous fournit d’accéder sans aucun effort de votre part à un tableau de bord synthétique du projet. Le mot « statistiques » est inapproprié puisqu’il s’agit de données factuelles concernant ce projet et lui seul.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Statistiques du projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Déplacer le projet »

Ne pensez pas que vous pouvez déplacer un projet en changeant simplement sa date de début ! Si vous procédez ainsi, les tâches ou les jalons dont vous avez contraint la date de réalisation ne seront pas déplacées, ni les échéances. Conclusion : utilisez la fonction « déplacer le projet », elle a été créée pour cela.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Déplacer le projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Comparer des versions de projets »

Project propose deux façons de suivre l’évolution d’un projet, tout dépend de votre façon de travailler.
– Soit vous souhaitez qu’un fichier unique contienne tous les éléments historiques, dans ce cas vous enregistrez des planifications intermédiaires.
– Soit vous archivez régulièrement le fichier de projet (indicés et/ou datés) et vous utilisez la fonction « Comparer les versions de projet ». Lorsque vous utilisez cette fonction Project crée un fichier de comparaison, que vous pouvez éventuellement conserver.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Comparer des versions de projets

 

Planification par les durées

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur la tâche », Onglet « Général »

Cette boite de dialogue vous donne accès aux paramétrages de la tâche. Si avant d’ouvrir la boite de dialogue vous avez sélectionné plusieurs tâches, les paramétrages concerneront toutes les tâches sélectionnées.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur la tâche », Onglet « Avancées »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail »

Cette boite de dialogue vous donne accès au paramétrage du calendrier du projet, essentiellement les horaires de travail et les jours fériés.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « exceptions »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « exceptions », « détails de l’exception »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « semaine de travail »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « semaine de travail », « détail de la semaine »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur la tâche périodique »

Cette boite de dialogue vous donne accès aux paramétrages des tâches périodiques, principalement utilisées pour planifier une série de réunions de travail (ou revues de projet)
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche périodique

La boite de dialogue Boite de dialogue « Définition du code WBS »

WBS est l’abréviation de l’anglais « Work Breakdown Structure » que l’on peut traduire par « structure de décomposition des travaux ». Le code WBS correspond à la numérotation des tâches dans la liste hiérarchique.
Cette boite de dialogue vous permet de créer un code WBS personnalisé. Par défaut ce code n’est pas affiché dans le diagramme de Gantt mais il est facile de le rajouter.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définition du code WBS

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 1/3

Cette boite de dialogue est d’une importance capitale : Si, comme la plupart des planificateurs, vous spécifiez les durées de tâche en jours (ou en semaines, ou en mois) Vous devez impérativement indiquer au logiciel la durée standard d’une journée (et éventuellement d’une semaines, d’un mois). De nombreux autres paramétrages importants sont accessibles ici.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 2/3

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 3/3

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier

 

Planification des ressources et des coûts

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur la ressource », Onglet « Général »

Cette boite de dialogue vous permet de définir tous les attributs d’une ressource : ses horaires de travail, les périodes auxquelles elle est disponible pour le projet, son tarif horaire, et bien d’autres. Si la ressource est de type consommable ou de type coût les champs non pertinents pour ces types de ressource sont grisés.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la ressource

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur la ressource », Onglet « Coûts »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la ressource

La boite de dialogue Boite de dialogue « Affecter les ressources »

Il existe plusieurs façons d’affecter les ressources aux tâches. La plus efficace consiste à utiliser cette boite de dialogue, qui a l’avantage de rester ouverte lorsque vous passez d’une tâche à une autre
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Affecter les ressources

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur l’affectation », Onglet « Général »

Cette boite de dialogue vous donne accès au paramétrage de l’affectation d’une ressource sur une tâche. L’onglet « Général » concerne les données prévisionnelles, l’onglet « Suivi » concerne les données réelles constatées en phase de réalisation.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur l’affectation

La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur l’affectation », Onglet « Suivi »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur l’affectation

La boite de dialogue Boite de dialogue « Nivellement des ressources »

Lorsque vous affectez des ressources aux tâches il est fréquent et normal que des sur-utilisations apparaissent, signalées par un bonhomme rouge dans la colonne « Indicateurs ». Pas de problème, Project intègre un algorithme de « nivellement » capable de résoudre ces sur-utilisations.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Nivellement des ressources

La boite de dialogue Boite de dialogue « Niveler les ressources »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Niveler les ressources

 

Personnalisation de l’interface, options générales

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options générales d’utilisation »

Cette boite de dialogue donne accès à la presque totalité des choix sur le lieu et le mode d’enregistrement des fichiers de projet.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options générales d’utilisation

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’affichage »

Encore une boite de dialogue qui mélange des paramétrages fonctionnels comme le choix du calendrier (grégorien, musulman…) et des paramétrages qui correspondent mieux à l’intitulé « Options d’affichage »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’affichage

 

Personnalisation de l’interface, affichages

La boite de dialogue Boite de dialogue « Plus d’affichages »

L’une des grandes qualités de MS Project est d’être très largement personnalisable. Vous pouvez notamment créer des affichages correspondant parfaitement à une utilisation très particulière comme animer des réunions de chantier, faire un plan de trésurerie à 5 ans, et bien plus. La boite de dialogue « Plus d’affiches » vous donne accès à ces immenses possibilités.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Plus d’affichages

 

Personnalisation de l’interface, affichage diagramme de Gantt

La boite de dialogue Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglets « Niveaux »

Cette boite de dialogue vous permet
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps

La boite de dialogue Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglet « Périodes chomées »

Dans les affichage proposant un diiagramme de Gantt, il est possible de dilater ou contracter l’échelle de temps. Vous pouvez pour cela utiliser le zoom mais dans ce cas c’est le logiciel qui choisit les échelles de temps. Si vous voulez contrôler parfaitement le nombre d’échelles et leur graduation, utilisez cette boite de dialogue.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps

La boite de dialogue Boite de dialogue « Disposition » (Diagramme de Gantt)

Vous pouvez, grâce à cette boite de dialogue, modifier la physionomie des liens ou même les cacher. Vous pouvez aussi changer la hauteur des barres de tâche et autres choix.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Diagramme de Gantt)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Quadrillage » (Diagramme de Gantt)

Dans les affichages à base de diagramme de Gantt, vous pouvez modifier le quadrillage de fond et faire apparaître des verticales de couleur correspondant aux dates singulières comme la date du jour ou la date d’état. Par contre ne cherchez pas à augmenter l’épaisseur de trait pour plus de visibilité, ce n’est pas possible !
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Quadrillage (Diagramme de Gantt)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Forme de la barre »

Cette boite de dialogue vous permet Cette boite de dialogue vous permet de personnaliser l’apparence d’une ou plusieurs barres de tâche. Attention toutefois, vous avez aussi la possibilité d’appliquer le même type de personnalisation mais de façon automatique, ce qui est infiniment plus confortable. Dans ce cas la procédure est diifférente, il faut utiliser la boite de dialogue
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Texte de la barre »

Cette boite de dialogue vous permet de disposer le texte de votre chois autour des barres du Gantt
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt)

Cette boite de dialogue vous permet de choisir l’apparence des barres du Gantt ainsi que les textes qui y sont associés. Une fois les paramétrages effectués le fonctionnement est automatique : toute nouvelle tâche créée, toute tâche changeant de statut prendra immédiatement l’apparence qui correspond à ses attributs.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt), Attribut « Représente les tâches »

La création de nouveaux styles de barre déroute souvent les débutants. La colonne « Représente les tâches », notamment représente pour eux une vraie énigme. Voici un guide complet pour s’y retrouver.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt)

 

Personnalisation de l’interface, affichage réseau de tâches

La boite de dialogue Boite de dialogue « Disposition » (Réseau de tâches)

Cette boite de dialogue vous permet de faire les principaux choix de présentation du réseau de tâches, à l’exclusion du style des cases qui se paramètre, en toute logique, en utilisant la boite de dialogue
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Réseau de tâches)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Style des cases » (Réseau de tâches)

Si vous décidez d’utiliser l’affichage « Réseau de tâches » Il est fort probable que la configuration par défaut des cases vous déplaise (trop grandes, trop d’informations inutiles dans ce contexte). Prenez le temps de créer le modèle de case qui vous convient.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des cases (Réseau de tâches)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Modèles de données » (Réseau de tâches)

Chaque « modèle de données » correspond à une configuration de case. Vous pouvez créer autant de modèles que vous souhaitez.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modèles de données (Réseau de tâches)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Définition du modèle de données » (Réseau de tâches)

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définition du modèle de données (Réseau de tâches)

La boite de dialogue Boite de dialogue « Mise en forme de la cellule » (Réseau de tâches)

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la cellule (Réseau de tâches)

 

Fonctions de pilotage

La boite de dialogue Boite de dialogue « Définir le planning de référence »

Beaucoup de chefs de projet utilisent MS Project pour faire des plannings prévisionnels et rien de plus. Le chef de projet fait approuver son prévisionnel par la hiérarchie et par le client puis n’y touche plus. Pourtant Project offre de nombreuses fonctions de pilotage qui permettrent, en phase de réalisation, de détecter les écarts en vue bien sur d’en mesurer l’impact en termes de coût et de délai et d’apporter des correctifs. Pour passer de la phase prévisionnelle à la phase de pilotage c’est tout simple : il suffit d’enregistrer (de définir) le planning de référence.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence

La boite de dialogue Boite de dialogue « Effacer le planning de référence »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence

La boite de dialogue Boite de dialogue « Mettre à jour le projet »

Cette fonction peut vous faire gagner du temps : Plutôt que de déclarer l’avancement tâche par tâche elle vous permet de travailler sur un groupe de tâches ou même sur toutes les tâches du projet. Elle offre deux modes de fonctionnement :
1- Vous déclarez les tâches comme ayant un avancement conforme, puis vous gérez manuellement les exceptions : tâches en retard ou tâches en avance.
2- Vous déclarez manuellement l’avancement des tâches puis vous demandez au logiciel, pour les tâches en retard, de replanifier le travail non achevé pour qu’il commence à la date d’état
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour le projet

La boite de dialogue Boite de dialogue « Mettre à jour les tâches »

Cette boite de dialogue vous permet, en phase de pilotege, de saisir les valeurs constatées que sont les dates de début réel, d’avancement puis de fin réelle de chaque tâche du projet.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour les tâches

La boite de dialogue Boite de dialogue « Courbes d’avancement »

Le diagramme de Gantt existe depuis environ un siècle. Nos lointains prédecesseurs planifiaient sur de grands panneaux mureaux. Ils avaient imaginé, pour mettre en évidence les écarts d’avancement, une méthode toute simple : Un fil de laine était tendu verticalement à la date d’état, il suffisait de dévier le fil vers la gauche sur les tâches en retard et inversement. A l’ère de l’informatique Microsoft et ses homologue ont reproduit la méthode de nos anciens. Les coubes d’avancement sont des « fils de laine » virtuels.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Courbes d’avancement

La boite de dialogue Boite de dialogue « Courbes d’avancement »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Courbes d’avancement

 

Communication et reporting

La boite de dialogue Boite de dialogue « Champs personnalisés »

L’expression « Champs personnalisables » serait plus juste que « Champs personnalisés » puisque ces champs, vides, sont à disposition de l’utilisateur pour lui permettre de créer des listes déroulantes, des indicateurs numériques ou graphiques et bien d’autres choses. Les champs personanisés démultiplient les possibilités de personnalisation de Project.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Champs personnalisés

La boite de dialogue Boite de dialogue « Indicateurs graphiques »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Indicateurs graphiques

La boite de dialogue Boite de dialogue « Plus de filtres »

Lorsque vous travaillerez sur des projets de plusieurs centaines de tâches la fonction de filtre deviendra pour vous incontournable. De même, et même pour des projets de dimensions plus modestes si vous animez des revues de projet ou des réunions de chantier.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Filtres

La boite de dialogue Boite de dialogue « Définition d’un filtre »

Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Filtres

La boite de dialogue Boite de dialogue « Groupes »

Cette boite de dialogue vous permet
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Groupes

La boite de dialogue Boite de dialogue « Groupes »

La fonction « Groupe » vous permet de réorganiser instantannément l’organisation de la liste des tâches pour l’adapter à votre objectif du moment.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Groupes

 

Multi-projets

La boite de dialogue Boite de dialogue « Insérer un projet »

Les versions Standard et Professionnel de MS Project permettent le fonctionnement en multi-projets. Le principe consiste à créer un fichier (souvent appelé « Projet maitre ») dans lequel on insère tous les fichiers de projet. Ceci permet d’avoir une vision générale soit du portefeuille de projets d’une entreprise, soit des sous-projets d’un projet de grande ampleur (quelquefois appelé « Programme)
La boite de dialogue « Insérer un projet » permet de créer ce « Projet maître » en quelques secondes
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur le projet inséré »

Lorsque vous travaillez en multi-projets, il est conseillé de consolider le portefeuille de projets dans un « Projet maître », simple fichier Project dans lequel on a inséré les projets du portefeuille. Dans ce contexte la boite de dialogue « Informations sur le projet inséré » permet de visualiser et de modifier les paramètres des projets insérés.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Informations sur le projet inséré »

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La boite de dialogue Boite de dialogue « Liaisons inter-projets »

Travailler en multi-projets c’est essentiellement deux choses : Partager un pool de ressources et lier entre elles des tâches de projets différents. Dans ce deuxième cas, la boite de dialogue « Liaisons inter-projets » permet, depuis un projet, de faire le constat des dépendances amont et aval des tâches de ce projet.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Partage des ressources », fichier emprunteur

MS Project, en version Standard et en version Professional, permet le travail en multi-projets. Cela signifie notamment qu’il est possible d’utiliser un pool de ressources communes que l’on affecte aux différents projets. Bien entendu Project effectue le nivellement des ressources ainsi partagées
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Partage des ressources

La boite de dialogue Boite de dialogue « Partage des ressources », fichier préteur

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Gestion des fichiers, organisation et impression

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’enregistrement »

On l’ignore souvent, mais Project autorise la protection des fichiers de projet par mot de passe. Il est vrai que la fonction est bien cachée. On ignore aussi que le logiciel peut créer automatiquement un fichier de sauvegarde lors de chaque enregistrement. Il est curieux que la case à cocher correspondant à cette fonction (qui impacte non pas le seul fichier actif mais tous les enregistrements à venir sur tous les fichiers) se trouve ici et non dans les options générales d’enregistrement.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Organiser »

Dès que vous aurez goûté aux fonctions de personnalisation de MS Project, créé les affichages qui vous conviennent, paramétré les calendriers, l’idée vous viendra de faire de de vos choix le standard pour vos futurs projets, et peut-être pour l’ensemble des projets de votre structure. La boite de dialogue « Organiser » a justement pour but de vous permettre ce travail de généralisation de vos choix. Vous allez, très facilement, alimenter le fichier Global.MPT qui contient, précisement, vos préférence.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Rechercher »

Comme la plupart des logiciels MS Project propose une fonction de recherche. Celle-ci est adaptée au contexte puisque vous pouvez choisir le champ de la base de données dans lequel doit s’effectuer la recherche.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Mise en page »

A entendre les utilisateurs, l’impression d’un planning n’est pas toujours une partie de plaisir. Voici des explications qui vous permettront de mieux comprendre la logique de Project en la matière.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Enregistrer comme modèle »

Dans la plupart des organisations, il existe des familles de projets. A l’intérieur d’une même famille les projets diffèrent par leur taille et par quelques variantes, mais la structure générale reste la même. Dans ce contexte il est préférable d’enregistrer pour chaque famille de projets un « modèle de projet » qui servira de base de départ pour construire les nouveaux projets. Cela fait gagner du temps et cela permet d’éviter des oublis.
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Options d’enregistrement » (du fichier)

On l’ignore souvent, mais Project autorise la protection des fichiers de projet par mot de passe. Il est vrai que la fonction est bien cachée. On ignore aussi que le logiciel peut créer automatiquement un fichier de sauvegarde lors de chaque enregistrement. Il est curieux que la case à cocher correspondant à cette fonction (qui impacte non pas le seul fichier actif mais tous les enregistrements à venir sur tous les fichiers) se trouve ici et non dans les options générales d’enregistrement.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’enregistrement (du fichier)

 

Options avancées de MS Project

La boite de dialogue Boite de dialogue « Options avancées » 1/4

Comme son nom l’indique cette boite de dialogue donne accès à des paramétrages destinés aux utilisateurs experts
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La boite de dialogue Boite de dialogue « Options avancées » 2/4

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La boite de dialogue Boite de dialogue « Options avancées » 3/4

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La boite de dialogue Boite de dialogue « Options avancées » 4/4

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