Modèles de documents de gestion de projet

Directive pour la gestion du portefeuille de projets

– Définition d’un projet
La première chose que doivent savoir faire les acteurs de la l’organisme c’est de distinguer les activités qui seront traitées en mode projet de celles qui ressortent d’autres processus. Ce paragraphe peut être rédigé comme suit : Le projet se définit par opposition aux opérations courantes, comme la production ou la maintenance qui sont continues et répétitives. Toute activité temporaire visant un résultat unique est un projet et doit être gérée en mode projet conformément aux prescriptions du présent document. Il peut être utile de spécifier un seuil (de durée et/ou de charge de travail et/ou de budget) en deçà duquel le projet échappe à la procédure de management par projet.

– Définition d’un programme
Il arrive souvent qu’un ensemble de projets soit au service d’un même objectif stratégique. Cet ensemble de projets s’appelle un programme.

– Portefeuille de projets
L’ensemble des programmes et des projets de l’organisme constitue le portefeuille de projets.

– Typologie des projets
Il est souvent nécessaire de définir les différents types (catégories) de projet gérés par l’organisme : internes ou externes, technologiques ou informatiques, projets d’innovation, projets de changement etc… Cette catégorisation n’a d’intérêt que si la procédure applicable est sensiblement différente d’un type à l’autre.

– Cycle de vie des projets
Le déroulement d’un projet suit un parcours standardisé, que l’on appelle le cycle de vie. Le cycle de vie peut différer d’un type de projet à l’autre. Basiquement ce paragraphe peut être rédigé comme suit :
Les projets se déroulent en quatre phases successives :
. La phase d’exploration vise à valider l’opportunité du projet
. La phase de préparation vise à valider la faisabilité du projet
. La phase de mise en œuvre vise à réaliser le produit
. La phase de clôture.
Les phases du cycle de vie sont bornées par des jalons. Un document d’entrée fixe les conditions de déroulement de la phase a venir et un document de sortie en présente les résultats. Ces documents, au nombre de huit, font partie du processus de coordination du projet. Des trames-type de ces documents figurent en annexe.

– Instance de gestion du portefeuille de projets
Lorsque ce n’est pas la direction générale de l’organisme qui assure directement la gestion du portefeuille de projets, ce rôle est confié à un bureau des projets (en anglais PMO pour Project Management Office) qui rend compte directement à la direction.
Classiquement les missions du PMO (qui doivent être précisées ici) consistent à :
. Établir puis faire évoluer le processus, les documents et les outils de gestion de projets
. Centraliser les demandes de projet
. Juger de la pertinence des demandes de projet et décide de leur entrée au portefeuille de projets
. Définir les priorités entre projets
. Nommer les chefs de projet (et les directeurs de programme le cas échéant)
. Autoriser le franchissement des jalons du cycle de vie
. Arbitrer les conflits, notamment lorsque les ressources partagées entre les projets s’avèrent insuffisantes.
. Contrôler l’avancement des projets (et programmes) et agir en cas de constat d’une dérive.

– Outil de gestion du portefeuille de projets
Pour lire la suite je me connecte ou je m’abonne Mauris dictum, arcu sed condimentum pharetra, magna nunc congue ante, a ultrices elit turpis non arcu. Curabitur gravida odio arcu, eu fringilla massa interdum sed. Vivamus faucibus orci id nulla mollis luctus. Ut nec tincidunt urna. Aliquam mollis felis leo, sed auctor urna rhoncus sed..

– Parties prenantes d’un projet
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– Méthodes de gouvernance des projets
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– Rôles et responsabilités dans les projets
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– Outils informatiques de gestion des projets
Morbi mollis condimentum efficitur. Nullam rhoncus justo massa, in congue elit feugiat nec. Praesent quis dolor mi. Mauris nibh quam, gravida non ex eu, venenatis iaculis sem. Suspendisse ornare rutrum leo in condimentum.

– Mission, autonomie et responsabilité du chef de projet
Définir clairement ce qui est attendu du chef de projet dans chacun des domaines suivants :
. Gestion du contenu du projet
. Gestion des travaux et des délais
. Gestion des coûts
. Gestion des risques
. Gestion de la communication
. Gestion des parties prenantes
. Gestion des contrats
. Retour d’expérience
Faire référence aux documents-type concernant ces domaines

– Equipe de projet
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– Amélioration continue
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Fiche de proposition de projet

– Intitulé du projet
Une phrase de trois à cinq mots doit suffire à nommer le projet de façon non ambigüe (de façon que ce projet ne soit pas confondu avec un autre).

– Origine de la proposition
Vous devez simplement indiquer ici les prénom et nom de l’initiateur ainsi que, pour les organismes importants, son affectation. Indiquer aussi l’identité du rédacteur si ce n’est pas la même personne.

– Problématique et contexte
Tout projet vise à résoudre un problème ou combler une insatisfaction. Décrivez la situation qui motive la demande de projet. N’hésitez pas à entrer dans les détails et à forcer le trait : si le décideur sous-estime le problème, la demande sera refusée.

– Description de l’idée de projet
Décrivez en quelques mot en quoi consiste le projet : Lancer tel nouveau produit, remplacer telle machine vétuste, construire un bâtiment social, réorganiser le service après-vente, créer un site internet de vente en ligne…Soyez à la fois bref et précis.

– Finalité
Pour lire la suite je me connecte ou je m’abonne Nullam sollicitudin pulvinar nibh at vehicula. Nunc mattis erat vel neque tristique, quis mattis massa interdum. Pellentesque ornare nunc varius lectus sagittis sodales. Pellentesque sit amet imperdiet mauris. Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis, vehicula eu nisl at, pulvinar fermentum felis. Cras non auctor neque, et consequat nunc, etc…


– Cohérence avec la stratégie
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– Efforts à consentir
Donec at turpis nec urna euismod tristique vel a diam. Phasellus nec leo mi. Nullam molestie posuere augue. Suspendisse neque orci, ultricies eu tortor nec, pulvinar cursus massa.

Fiche descriptive de projet

– Intitulé du projet
Cet intitulé sera repris sur tous les documents du projet. S’il est descriptif, vérifier qu’il est unique et qu’il sera compris par toutes les parties prenantes. Si c’est justifié par des préoccupations de secret, l’intitulé peut être un code qui n’aura pas de signification pour des personnes étrangères au projet. Dans le cas ou l’on a besoin de favoriser l’adhésion (voire l’enthousiasme) des parties prenantes, on peut choisir un nom sans aucun rapport avec l’objet du projet.

– Origine de la proposition
Rappeler l’identité de l’initiateur du projet, d’abord par respect pour celui-ci, ensuite parce que les personnes chargées de conduire l’étude d’opportunité peuvent avoir besoin d’éclaircissements de sa part..

– Contexte et objectifs
Décrivez la situation existante, le problème auquel le projet doit apporter une solution (ou le besoin à satisfaire, ou l’opportunité à saisir). Décrivez le résultat (la situation-cible, le changement..) qui devra être obtenu à la date de fin de projet.

– But du projet
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Curabitur commodo aliquet ullamcorper. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Maecenas quis tristique odio. Donec imperdiet eget arcu at dapibus.

– Parties prenantes
Sed pulvinar tristique arcu. Vestibulum a nisl quis ex ultricies laoreet non a dui. Nullam id orci risus. Maecenas id odio non augue suscipit laoreet sed tristique ante. Ut consequat libero ut semper blandit. Praesent ipsum neque, cursus ut vestibulum pulvinar.

– Périmètre
Volutpat sit amet dolor. Quisque quis magna sit amet nisl efficitur bibendum. Etiam consectetur ligula ut ex pharetra.

– Risques et facteurs de succès
Cras porttitor nisi id euismod pharetra. Quisque faucibus rutrum odio. Duis varius, ex dignissim dictum blandit, ante urna luctus metus, eu pulvinar.

Note d’opportunité de projet

– ici, le NOM DU PROJET –

– Description du projet
Faire un bref résumé de la fiche descriptive de projet.

– Analyse de cohérence
La première condition que doit remplir un projet est d’être en harmonie avec la raison d’être de l’organisme (entreprise, association, institution….) qui porte le projet, avec ses valeurs et avec son ambition stratégique. Ce paragraphe doit apporter la confirmation qu’il en est bien ainsi

– Avant-projet sommaire
Il est rare que l’on puisse juger de l’opportunité d’un projet sans avoir une idée même générale de ce qu’en sera le résultat. Un avant-projet sommaire a pu être nécessaire pour fournir une première approche. Si c’est le cas, citer les travaux qui ont été réalisés et leurs livrables : épures, maquettes, démonstrateurs, résultats d’études de marché ou d’enquêtes…

– Approche budget
L’avant-projet sommaire a également pour but de servir de base à une première évaluation du budget nécessaire. Cette première estimation du coût est toujours effectuée à l’aide de méthodes globales d’estimation qui fournissent une précision suffisante dans un objectif d’aide à la décision. Vous devez annoncer un budget, en insistant sur le caractère approximatif de la somme annoncée. Si possible donnez la fourchette de valeurs mini et maxi.

– Potentiel du projet
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Nulla in eros sit amet augue dictum sollicitudin at sit amet libero. Nullam iaculis malesuada aliquet. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Praesent sit amet sem vel risus porttitor auctor. Fusce dui augue, tincidunt tincidunt ullamcorper in, dapibus vel justo. Donec vulputate, nibh eu porta congue, risus ante ullamcorper nulla, sit amet vulputate magna massa vitae nisl. Suspendisse turpis lectus, blandit id ante et, semper interdum enim. Quisque ullamcorper rutrum purus, ac cursus turpis pellentesque id. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. In lacinia, sapien egestas finibus placerat, arcu lacus sagittis arcu, eget dapibus nibh magna at magna.

– Analyse SWOT
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Charte de projet

– ici, le NOM DU PROJET –

– Commanditaire
Le commanditaire est la personne physique ou morale (ou le service de l’organisme) pour laquelle est réalisé le projet. Également appelée MOA pour « maîtrise d’ouvrage »

– Promoteur (Sponsor)
Le sponsor est la personne physique (l’individu), appartenant à la maîtrise d’ouvrage, et qui est garant du succès du projet

– Contexte
Il est important que tous les acteurs du projet aient une vision panoramique de l’environnement du problème : Le domaine concerné, les solutions existantes, l’historique du projet (travaux et études déjà réalisés, tentatives antérieures infructueuses), ce qui a motivé le commanditaire pour lancer ce projet. Le terme environnement peut couvrir notamment les domaines économique, commercial, concurrentiel, social, sociétal, technologique, juridique.

– Objectif
L’objectif du projet, c’est le résultat attendu par la MOA à la date de clôture du projet et que la MOE s’engage à lui fournir.

– But du projet
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Fusce nec mauris dignissim, feugiat ipsum ac, gravida leo. Curabitur justo magna, aliquet eu commodo molestie, tempus eget ante. Fusce ornare vulputate tortor, et malesuada turpis semper non. Sed tincidunt, nibh non mattis ultrices, lacus arcu placerat leo, in accumsan mauris diam ut felis. Mauris suscipit quam et posuere efficitur.

– Enjeux
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– Impact
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– Gestion du projet
Praesent quis dolor mi. Mauris nibh quam, gravida non ex eu, venenatis iaculis sem. Suspendisse ornare rutrum leo in condimentum. Donec porta nibh metus, sodales maximus nulla sollicitudin eget.

– Gouvernance du projet
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– Budget
Donec varius tortor erat, vitae accumsan purus aliquet nec. Aenean pharetra augue vitae mi blandit cursus. Morbi convallis consectetur sem vitae congue. Sed eleifend felis ante, sit amet cursus enim varius at.

– Echéancier
Nam eget orci a sapien tincidunt venenatis eu eu augue. Integer volutpat nunc dictum turpis finibus euismod. Fusce ullamcorper tellus quis est congue, id rhoncus lorem aliquam. Nam porttitor..

– Freins et facteurs-clé de succès
Duis aliquet elit vel est pulvinar, vel tempus mauris convallis. Vivamus sit amet arcu ultrices risus sagittis commodo quis sed elit. Suspendisse vel consectetur purus. Nunc suscipit aliquet viverra. Mauris facilisis at libero ut blandit. Maecenas elementum, felis varius varius molestie, eros leo tempor mauris, in lacinia nibh velit at sapien. etc…

– Autorisation
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Dossier d’étude de faisabilité

– ici, le NOM DU PROJET –

– Cadrage du projet
Ce paragraphe reprend sans modifications et dans son intégralité la charte de projet, dans le but d’éclairer et de justifier les propositions qui vont suivre.

– Expression du besoin
S’il existe un référentiel du besoin, de type « Spécification Technique du Besoin » (STB) ou « Cahier Des Charges Fonctionnel » (CDCF) faire référence à ce(s) document(s). Dans le cas inverse, détaillez ici les exigences fonctionnelles, les solutions imposées et les exigences techniques.

– Présentation de la solution
Décrivez en détail le système prescrit : Son architecture générale, les principes techniques retenus, son fonctionnement, les composants matériels et logiciels choisis, son utilisation, sa maintenance…

– Justification des choix
Vous devez montrer en quoi les choix de conception proposés constituent la meilleure réponse au besoin exprimé. Une conception est toujours le résultat de compromis, n’hésitez pas à mettre en lumière les impasses que vous avez du faire et les fonctions que vous avez du dégrader, justifiez ces choix. Citez les autres solutions envisagées et les raisons pour lesquelles elles ont été écartées.

– Faisabilité technique
Un projet comporte très souvent un défi technique. A ce stade de l’étude vous devez apporter la preuve que le système donnera entière satisfaction. Dites quelles fonctions méritaient que l’on vérifie la possibilité de les réaliser. Quels moyens avez-vous mis en œuvre pous effectuer les vérifications (maquette, installation-pilote, appel à expert, calculs, enquête…). Quels résultats avez-vous obtenu ? S’il reste des incertitudes, annoncez-le très clairement de façon que le commanditaire prenne ses risques en connaissance de cause.

– Faisabilité économique
Quel est le budget du projet, en valeur monétaire ou en nombre d’heures de travail humain. S’il s’agit d’un projet à rentabilité contrôlée, donnez le détail de votre étude de rentabilité et ses résultats ( DRCI, VAN…)

– Faisabilité financière
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Duis porttitor tincidunt ultricies. Donec quis ante semper, faucibus ipsum at, ullamcorper quam. Nulla quis neque egestas, accumsan magna ut, laoreet neque. Donec tristique condimentum lorem, sed ornare neque finibus porttitor. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus.

– Faisabilité calendaire
Donec tristique condimentum lorem, sed ornare neque finibus porttitor. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis.

– Faisabilité juridique
Integer vel elementum massa. Aliquam in metus eu sapien tempus pulvinar in in velit. Praesent semper purus neque, eu ornare augue luctus ut. Morbi eu felis posuere, sagittis elit eu, euismod erat. In hac habitasse platea dictumst. Praesent imperdiet elit non lacus iaculis sollicitudin.

– Risques opérationnels
Nullam sollicitudin pulvinar nibh at vehicula. Nunc mattis erat vel neque tristique, quis mattis massa interdum. Pellentesque ornare nunc varius lectus sagittis sodales. Pellentesque sit amet imperdiet mauris. Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis, vehicula eu nisl at, pulvinar fermentum felis.

Plan de projet

– ici, le NOM DU PROJET –

CADRAGE DU PROJET
Ce paragraphe reprend les rubriques de la charte de projet.

EXPRESSION DU BESOIN
Ce paragraphe renvoie aux documents de définition du besoin : Cahier Des Charges Fonctionnel (CDCF) et/ou Spécification Technique du Besoin (STB).

PRESENTATION DE LA SOLUTION
Ce paragraphe décrit le système prescrit et renvoie si besoin à un document détaillé (Avant-Projet Détaillé (APD)).

METHODOLOGIE
Il est possible que l’instance de gouvernance ou l’équipe projet ait choisi une démarche de conduite de projet ou des outils méthodologiques particuliers : méthode agile dans un projet informatique, analyse de la valeur dans un projet d’innovation, Khefren ou GAR dans des projets publics… Dans ce cas il faut l’annoncer clairement.

PARTIES PRENANTES, ROLES ET RESPONSABILITES

– L’instance de décision
L’instance de décision (souvent désignée par le vocable de COPIL, pour Comité de Pilotage) regroupe les personnes en charge de contrôler le bon déroulement du projet au nom du commanditaire et de prendre les décisions stratégiques.

– Les contributeurs experts
Si l’équipe de projet ne regroupe pas la totalité des expertises nécessaires au bon déroulement du projet, il faut à ce stade avoir identifié les experts que l’équipe pourra solliciter le moment venu et les conditions (y compris financières) de cette collaboration.

– L’équipe projet
L’équipe projet comporte à sa tête un chef de projet et un seul, interlocuteur privilégié de la MOA. Préciser les domaines d’expertise, les rôles, les missions et les responsabilités de chacun des membres de l’équipe. Anticipez si besoin sur les sanctions encourues par un membre qui ne jouerait pas le jeu.

– Les utilisateurs finaux
Paradoxalement, les utilisateurs finaux sont souvent les grands oubliés du projet. Comment avez-vous prévu de recueillir l’avis des personnes impliquées dans l’exploitation et la maintenance (pour un système technique), des clients finaux (pour un service), du public (pour un projet d’équipement collectif) ou des acteurs impliqués dans un projet d’événementiel.

MANAGEMENT DU CONTENU

– Les choix techniques
Chaque fois qu’il y aura lieu de faire des choix, qui décidera et en fonction de quelle procédure. Où, comment et par qui seront enregistrés les relevés de décision ? Précisez clairement où se situe la frontière entre les décisions qui relèvent exclusivement de la MOE et celles pour lesquelles il faut obtenir l’accord de la MOA.

– La procédure de réception des livrables
En complément du paragraphe précédent décrivez les conditions de recette des livrables et du produit final : Le moment, le lieu. Précisez de quoi et de qui vous aurez besoin ? A quels tests procéderez-vous ?

MANAGEMENT DES TRAVAUX

– Les conditions d’exécution des travaux
Certains travaux sont-ils exécutés dans un lieu dont l’accès est règlementé ? Dans quelles conditions certains matériels sont-ils mis à votre disposition ?

– La sécurité (des personnes, des données et des biens)
Le projet met-il en danger la sécurité des personnes (équipe projet, utilisateurs, tiers….) ou les biens, matériels ou immatériels (données informatiques). Si c’est le cas quelles mesures de prévention et de protection sont mises en place, qui est en charge de veiller à leur application ?

MANAGEMENT DE L’ECHEANCIER

– Planning directeur
Le planning directeur du projet est un planning synthétique du projet limité aux principaux jalons (jalons directeurs) C’est l’un des principaux outils du pilotage stratégique. Optez pour une représentation la plus visuelle possible (ligne de temps, jalons et livrables)

– Planning opérationnel
Le planning opérationnel est l’outil privilégié du chef de projet. Il est souvent réalisé sous la forme d’un diagramme de Gantt. A ce stade du projet il doit être réalisé.

– Reporting de l’avancement.
A quelle fréquence ferez-vous ce reporting, de quelle façon, sur la base de quels documents ?

MANAGEMENT DES COUTS
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Nulla molestie libero quam, ut blandit mi consectetur eget. Sed aliquam id purus vel rutrum. Integer vel elementum massa. Aliquam in metus eu sapien tempus pulvinar in in velit. Praesent semper purus neque, eu ornare augue luctus ut. Morbi eu felis posuere, sagittis elit eu, euismod erat. In hac habitasse platea dictumst.
Praesent imperdiet elit non lacus iaculis sollicitudin. Mauris nec dui suscipit, vestibulum arcu a, pulvinar ligula. Fusce nec mauris dignissim, feugiat ipsum ac, gravida leo. Curabitur justo magna, aliquet eu commodo molestie, tempus eget ante. Fusce ornare vulputate tortor, et malesuada turpis semper non. Sed tincidunt, nibh non mattis ultrices, lacus arcu placerat leo, in accumsan mauris diam ut felis..

MANAGEMENT DE LA COMMUNICATION

– La confidentialité :
Praesent imperdiet elit non lacus iaculis sollicitudin. Mauris nec dui suscipit, vestibulum arcu a, pulvinar ligula. Fusce nec mauris dignissim, feugiat ipsum ac, gravida leo. Curabitur justo magna, aliquet eu commodo molestie, tempus eget ante. Fusce ornare vulputate tortor, et malesuada turpis semper non. Sed tincidunt, nibh non mattis ultrices, lacus arcu placerat leo, in accumsan mauris diam ut felis. Mauris suscipit quam et posuere efficitur.

– Les Outils de communication opérationnelle
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– Le reporting
Morbi mollis condimentum efficitur. Nullam rhoncus justo massa, in congue elit feugiat nec. Praesent quis dolor mi.

– Les réunions
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– La communication promotionnelle
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MANAGEMENT DES RISQUES
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Bilan du projet

– ici, le NOM DU PROJET –

REALISATION DES OBJECTIFS

Réalisation du produit
Les exigences du cahier des charges étaient-elles complètes, suffisamment précises et réalistes. Le produit est-il conforme à ce qui était prévu. Y a t-il eu des modifications importantes, si oui qu’est-ce qui les a motivées.

Respect du délai
Le planning de référence a t-il été respecté. S’il y a eu des retards, quelle en est la cause. Les retards sont-ils exceptionnels ou habituels.

Respect du budget
Le budget prévisionnel a t-il été respecté. Sinon, quels postes budgétaires ont dérivé, pour quelles raisons : prévisions erronées, mauvaise maitrise ou aléas. Faut-il modifier les tables de coûts standards (ou créer de telles tables).

RECAPITULATIF DES PRINCIPAUX SUCCES ET PROBLEMES

Succès
Ne négligez pas cette rubrique, il ne faut jamais oublier de citer les points positifs, si vous ne le faites pas vous-même il est peu probable que d’autres le fassent pour vous.

Problèmes rencontrés
Quels problèmes sont survenus. avaient-ils été pris en compte dans l’analyse de risque. Avaient-ils été anticipés. Les a-t-on déjà rencontrés dans les projets précédents. Que peut-on faire pour ne plus les rencontrer dans les projets futurs.

Situations imprévues
Des évènements imprévus ont-ils modifié le cours du projet, en bien ou en mal. Pour les évènements aux conséquences négatives, pouvait-on les anticiper.

Respect de la méthodologie
Si une méthode de travail particulière avait été préconisée (méthode agile, analyse de la valeur, gestion axée sur les résultats…) Ce choix était-il justifié, a t-il été respecté. Faut-il généraliser cette méthode aux projets futurs. Faut-il aménager la méthode pour l’adapter à l’organisme.

PERCEPTION DES UTILISATEURS DU PRODUIT

Implication des utilisateurs dans la conception
Pour lire la suite je me connecte ou je m’abonne
Nulla molestie libero quam, ut blandit mi consectetur eget. Sed aliquam id purus vel rutrum. Integer vel elementum massa. Aliquam in metus eu sapien tempus pulvinar in in velit. Praesent semper purus neque, eu ornare augue luctus ut. Morbi eu felis posuere, sagittis elit eu, euismod erat. In hac habitasse platea dictumst. Praesent imperdiet elit non lacus iaculis sollicitudin.

Satisfaction des utilisateurs
Nullam sollicitudin pulvinar nibh at vehicula. Nunc mattis erat vel neque tristique, quis mattis massa interdum. Pellentesque ornare nunc varius lectus sagittis sodales. Pellentesque sit amet imperdiet mauris.

ACTIONS D’AMELIORATION PROPOSEES

Amélioration des prévisions de durée et de coût
Pellentesque ornare nunc varius lectus sagittis sodales. Pellentesque sit amet imperdiet mauris. Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt.

Bonnes pratiques à généraliser
Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis. Nunc.

Pratiques à modifier pour éviter les problèmes
Praesent quis dolor mi. Mauris nibh quam, gravida non ex eu, venenatis iaculis sem. Suspendisse ornare rutrum leo in condimentum. Donec porta nibh metus, sodales maximus nulla sollicitudin eget. Fusce dictum ex quis porttitor egestas. Morbi vitae scelerisque turpis, sed laoreet lorem. Nullam vel neque sagittis diam accumsan accumsan.

Procès-verbal de clôture

– ici, le NOM DU PROJET –

Clôture des comptes
Il doit être clair pour chacun qu’aucune nouvelle dépense ne peut plus être imputée au titre du projet. Le système a basculé dans sa phase de vie, les dépenses qu’il nécessite doivent désormais être imputées sur les budgets d’exploitation et de maintenance.

Libération des ressources
Le chef de projet est désormais affecté à d’autres activités, voire à un autre projet. Il ne doit plus être sollicité et en tout cas n’a plus aucun pouvoir pour agir sur un projet qui n’existe plus. De la même façon, les contributeurs, les entreprises et autres ressources n’ont plus à travailler sur le projet.

Documentation du projet
Il s’agit ici de faire la liste des documents produits au cours du projet. Ou sont-ils archivés ? Les leçons apprises ont-elles donné lieu à un enregistrement dans la base de bonnes pratiques ?

Plan de gestion des risques projet

– ici, le nom du projet –

Liste-type des facteurs de risques

– ici, le TYPE DE PROJETS concerné –

Catalogue des risques

– ici, le TYPE DE PROJETS concerné –

Bilan des risques du projet

– ici, le NOM DU PROJET –

REALISATION DES OBJECTIFS

Les objectifs du projet ont-ils été réalisés en totalité, partiellement ou pas du tout dans les trois domaines suivants :

Respect des spécifications
Le résultat du projet est-il conforme aux attentes du maître d’ouvrage, du client, des utilisateurs ?

Respect du délai
Le planning de référence a t-il été respecté. S’il y a eu des retards, quelle en est la cause.

Respect du budget
Le budget prévisionnel a t-il été respecté ? Le budget risques était-il suffisant ? La provision était-elle suffisante, a-t-elle été consommée partiellement, en totalité ?

PROBLEMES RENCONTRES

Faites la liste des problèmes rencontrés, pour chacun d’eux répondez aux questions suivantes : Le risque était-il identifié (s’est-il manifesté lors de projets précédents), était-il traité ? Quels facteurs de risque ont été déclencheurs ou aggravants ? A quelle catégorie appartient ce risque ? Comment le prévenir à l’occasion des futurs projets. Combien a couté le problème et quel aurait été le coût d’un traitement efficace ?

BILAN DE LA GESTION DES RISQUES

Qualité du processus et des documents
Les rôles et responsabilités sont-ils entièrement et correctement décrits dans les textes de référence ? Les listes-type de risques et de facteurs de risque sont-elles pertinentes, ont-elles été utiles pour l’identification des risques ?

Mise en oeuvre du processus, respect des engagements individuels
La procédure de gestion des risques a-t-elle été mise en oeuvre correctement ? Si la réponse est non, quels ont été les freins ? Parmi les acteurs impliqués (Direction des projets, chef de projet, membres de l’équipe projet, pilotes de risque, contributeurs métier) lesquels ont failli à leur mission ? Quels motifs ont-ils invoqué ?

Plan de communication

– ici, le nom du projet concerné –

Objectifs de la communication

Ce paragraphe a pour but de rappeler les objectifs du projet et d’insister sur l’importance pour le succès du projet d’une communication bien maîtrisée. Il explicite la stratégie de communication externe et permet ainsi aux acteurs internes de se l’approprier et d’éviter erreurs et maladresses.

Acteurs de la communication

La liste qui suit regroupe la totalité des parties prenantes du projet : client, chef de projet et son équipe, contributeurs permanents ou occasionnels, fournisseurs et prestataires de services, supérieur hiérarchique du chef de projet, futurs utilisateurs et exploitants du produit du projet, acteurs institutionnels, presse… Elle ne comporte que des individus nommément identifiés et facilement joignables.

Communication opérationnelle

La communication opérationnelle a pour but d’informer les acteurs de l’avancement des travaux, des problèmes rencontrés, des décisions prises, des actions à entreprendre à court terme et des consignes concernant les modalités d’exécution de ces actions.

Communication promotionnelle

La communication promotionnelle a pour but de maintenir la motivation des contributeurs, d’anticiper les crises, de susciter la remontée d’informations sensibles, de détecter les « signaux faibles » indicateurs de problèmes à venir, de faciliter l’appropriation du résultat du projet par les futurs utilisateurs et exploitants, d’atténuer les résistances au changement. Si nécessaire, elle valorise le projet et la structure porteuse du projet auprès du grand public.

Avis de réunion

– ici, le projet concerné –
– ici, la date et le type de réunion –

Objet et résultat attendu

Cette réunion a pour objet l’examen critique du premier prototype de produit. Le client sera présent. Les représentants métier du marketing, de la qualité, du commercial et des achats devront se prononcer chacun en ce qui le concerne sur les points positifs et négatifs, le bureau d’études proposera ensuite les modifications à apporter pour l’évolution vers un prototype N°2

Participants

Ordre du jour

Compte-rendu de réunion

– ici, le projet concerné –

Objet et résultat attendu

Cette réunion a pour objet l’examen critique du premier prototype de produit. Les représentants métier du marketing, de la qualité, du commercial et des achats devront se prononcer chacun en ce qui le concerne sur les points positifs et négatifs, le bureau d’études proposera ensuite les modifications à apporter pour l’évolution vers un prototype N°2

Participants

Points abordés

Mise à jour du plan d’actions

Prochaine réunion

Date : 10/07/2021 heure de début : 10h30 durée : 1 heure 30
Sujet : Examen critique du prototype N°2

Plan d’actions

– ici, le projet concerné –

Plan d’actions

Appel d’offres

1- Objet de l’appel d’offres
Résumer en quelques courtes phrases ce que vous attendez de la prestation.

2- Contexte
Les entreprises consultées ont besoin de savoir qui vous êtes. Décrivez votre organisme, sa raison d’être, son importance (effectif, chiffre d’affaire, parts de marché…), les produits qu’elle vend ou les services qu’elle dispense. Décrivez votre mode de fonctionnement, nommez les principaux décideurs (ou fournissez un organigramme). Décrivez si besoin votre processus, les outils informatiques ou matériels que vous utilisez. Décrivez (sans misérabilisme) les insatisfactions ou problèmes qui motivent votre projet.

3- Objectifs
   3.1- Objectif stratégique
L’objectif stratégique (ou but) exprime ce que l’on attend du projet, à terme, comme bénéfice ultime. Par exemple une amélioration de la productivité, un meilleur confort de travail, une augmentation de la capacité de production, etc…
   3.2- Objectif opérationnel
Il s’agit là de ce que vous attendez comme résultat concret et immédiat de la mission que vous allez confier au titulaire du marché. Par exemple les plans de réalisation de votre maison, la réorganisation de votre service commercial, une nouvelle machine de production, etc…

4- Contenu et livrables
   4.1- Expression du besoin
Dans la mesure du possible faites référence pour ce paragraphe à des documents annexes : cahier des charges fonctionnel, spécification technique du besoin, cahier des charges général
   4.2- Périmètre de la prestation
Définissez clairement les limites de la prestation, en terme de livrables, de travaux, de responsabilité.
   4.3- Contraintes imposées au fournisseur
Faites la liste des contraintes qui peuvent compliquer la mission du prestataire : accès au site, sécurité et hygiène, agréments.
   4.4- Procédure de contrôle et d’acceptation des livrables
Comment se fera la recette des livrables : par qui ? Quand, quelles procédures, quelles conséquences en cas de refus d’un livrable.

5- Limites de prestation
Ce paragraphe a pour but d’anticiper d’éventuels conflits dus à une compréhension différente de ce qui est à la charge de l’une ou l’autre des parties
   5.1- A la charge du prestataire
Ne faites état que des éléments sur lesquels le doute pourrait exister. Par exemple la préparation ou le nettoyage du chantier, la formation des opérateurs, le contrôle règlementaire d’un équipement…
   5.2- A notre charge
Détaillez les travaux que vous gardez à votre charge, les matériaux et équipements que vous mettez temporairement à la disposition du prestataire…

6- Méthodologie de mise en oeuvre du projet
   6.1- Rôles et responsabilités
Annoncez la désignation le moment venu de chefs de projet MOA et MOE. Désignez les acteurs qui auront à apporter leur collaboration. Anticipez les conflits.
   6.2- Compétences requises
Assurez-vous que l’entreprise dispose de références dans des projets de même type que celui qui motive l’appel d’offres. Ceci vaut également pour les personnes : assurez-vous que les personnes choisies par l’entreprise prestataire pour telle ou telle tâche auront bien la compétence requise ainsi que les agréments nécessaires. Dans certains cas (formateurs, auditeurs…) vous pouvez demander que les personnes soient nommément désignées dans la proposition, exiger des références et demander un CV.
   6.3- Monitoring du projet
Définissez la façon dont sera effectué le suivi de l’avancement. Qui élabore et met à jour les indicateurs et tableaux de bord. Réunions de pilotage : fréquence, lieu, participants.

7- Calendrier d’exécution
Il est prudent de demander au candidat de vous fournir un planning, à vous d’en définir ici la forme.

Contrat d’achat

Contrat d’achat N° …………. du .. / .. / ……

1- Objet de la commande
Résumer en quelques mots le contenu de la prestation.

2- Définition des termes employés.
La meilleure façon d’anticiper sur le mauvais usage du document est d’être d’une grande précision dans la définition des mots qui seront employés. Le mieux est de les expliciter une fois pour toutes sous forme de lexique.

3- Force du contrat.
Spécifier que ce document est valide dès sa la signature par les deux parties, qu’il a priorité sur les conditions générales des parties et sur tout document antérieur.

4- Référentiel du besoin.
Faire référence aux documents qui définissent le besoin (CDCF, CDCT ou STB), sans omettre de spécifier le numéro d’indice et la date de ces documents

5- Livrables.
Indiquer tout ce qui est attendu en fin de projet et en cours de déroulement : Fourniture, plans, schémas, logiciels, programmes informatiques, outillages, pièces de rechange, documentations, rapport des contrôles technique réglementaires, etc….

6- Descriptif des travaux.
Indiquer quels travaux doivent être réalisés par le prestataire : études, réalisation, livraison, génie civil, énergies, manutention, raccordements, essais, repliement, assistance au démarrage, formation des exploitants

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22- Conditions d’exécution des travaux.
Cras ac dolor dictum, congue lacus et, faucibus mi. Etiam sit amet posuere tellus. Maecenas sit amet sodales justo. Aenean mollis consequat ultricies. Proin posuere ultrices urna quis ornare. Donec rutrum mi massa, ut pulvinar dolor venenatis eu. Duis porttitor tincidunt ultricies. Donec quis ante semper, faucibus ipsum at, ullamcorper quam. Nulla quis neque egestas, accumsan magna ut, laoreet neque. Donec tristique condimentum lorem, sed ornare neque finibus porttitor. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Aliquam erat volutpat. Vestibulum sed neque nec dolor dictum scelerisque. Nam blandit tristique leo rutrum posuere. Sed aliquam id purus vel rutrum. Integer vel elementum massa.

23- Ressources mises à disposition par le client.
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24- Coordination.
Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis, vehicula eu nisl at, pulvinar fermentum felis. Cras non auctor neque, et consequat nunc. Nullam sollicitudin pulvinar nibh at vehicula.

25- Contrôle.
Suspendisse ornare rutrum leo in condimentum. Donec porta nibh metus, sodales maximus nulla sollicitudin eget. Fusce dictum.

26- Assurances.
Morbi mollis condimentum efficitur. Nullam rhoncus justo massa, in congue elit feugiat nec. Praesent quis dolor mi.

27- Modifications.
Donec varius tortor erat, vitae accumsan purus aliquet nec. Aenean pharetra augue vitae mi blandit cursus. Morbi convallis consectetur sem vitae congue. Sed eleifend felis ante, sit amet cursus enim varius at.

28- Echéancier de livraison.
Vivamus sit amet arcu ultrices risus sagittis commodo quis sed elit. Suspendisse vel consectetur purus.

29- Procédure de recette.
Nunc suscipit aliquet viverra. Mauris facilisis at libero ut blandit. Maecenas elementum, felis varius varius molestie, eros leo tempor.

30- Garantie.
Phasellus a leo arcu. Donec diam mi, aliquet eu rutrum convallis, condimentum eu augue. Nunc et nisl dapibus, laoreet mi non, ultricies nisl. Morbi sagittis, orci vitae facilisis ultricies, purus nisi pretium neque, id tincidunt sem sem eu libero. Donec vel consequat ante, ut consequat tellus. Praesent sed massa pellentesque augue vehicula varius vel sed ex. Aenean semper enim

31- Force majeure.
Nunc at aliquam odio. Sed volutpat mauris eget vulputate dapibus. Nam ullamcorper ultrices leo. Orci varius natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Curabitur in dignissim nulla.

32- Conditions économiques.

Aliquam bibendum mi nibh, at tempor risus facilisis bibendum. Donec suscipit ipsum ut condimentum mollis. In sit amet nibh iaculis justo viverra fringilla vel eget massa. Cras laoreet lacus nec justo commodo, et pharetra tellus pharetra. Curabitur laoreet auctor aliquet. Duis elementum nulla at dui interdum, a accumsan libero mattis.

33- Confidentialité.
Curabitur in dignissim nulla. Aenean sit amet dignissim erat, id tristique erat.

34- Propriété intellectuelle.
Nulla commodo sit amet massa non convallis. Praesent vehicula enim dictum risus dapibus, sed ultrices enim scelerisque. Cras luctus velit ut magna sodales gravida. Nam at erat quis erat fringilla consectetur non eget risus. Nulla nunc arcu, laoreet a felis eget, ultricies varius nibh. Nam nec semper lacus. Integer vehicula dolor quis pulvinar accumsan.

35- Annexes.
Nulla commodo sit amet massa non convallis. Praesent vehicula enim dictum risus dapibus, sed ultrices enim scelerisque.

36- Réclamations et litiges.
Suspendisse pharetra, mi ut dictum aliquam, mauris velit venenatis ligula, vitae ultrices arcu dolor at risus.

ACCORD DE CONFIDENTIALITE

ENTRE LES SOUSSIGNE(E)S :
Indiquer ici la raison sociale, l’adresse, les codes SIRET et APE de l’entité maître d’ouvrage
Représentée par Indiquer ici les prénom et nom de l’interlocuteur MOA et sa fonction dans l’entité
D’une part,

ET
Indiquer ici la raison sociale, l’adresse, les codes SIRET et APE de l’entité maître d’oeuvre
Représentée par Indiquer ici les prénom et nom de l’interlocuteur MOE et sa fonction dans l’entité
D’autre part,

Les deux entités ci-dessus désignées seront ci-après individuellement ou collectivement nommées « la Partie » ou « les Parties ».

PREAMBULE :
Dans le cadre d’une consultation en vue Indiquer ici le nom du projet et le but de la collaboration. les parties vont se communiquer des informations confidentielles. La communication de ces informations est réalisée dans les conditions définies ci-après.

CECI EXPOSE, IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 – DEFINITIONS :
1.1 – La « Partie Emettrice » désigne la partie qui communique ses informations confidentielles à l’autre partie.

1.2 – La « Partie Bénéficiaire » désigne la partie qui reçoit les informations confidentielles de l’autre partie.

1.3 – Les Parties vont s’échanger des informations verbales, des documents, données, échantillons, savoir faire, prototypes, plans, études et outils relatifs au projet cité en préambule. Ces échanges seront désignés globalement par l’expression « les informations ».

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ARTICLE 2 – CONFIDENTIALITE :
2.1 – Nulla quis neque egestas, accumsan magna ut, laoreet neque. Donec tristique condimentum lorem, sed ornare neque finibus porttitor. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Aliquam erat volutpat. Vestibulum sed neque nec dolor dictum scelerisque. Nam blandit tristique leo rutrum posuere.

2.2 – Donec tristique condimentum lorem, sed ornare neque finibus porttitor. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Aliquam erat volutpat. Vestibulum sed neque nec dolor dictum scelerisque. Nam blandit tristique leo rutrum posuere.

2.3 – Nulla molestie libero quam, ut blandit mi consectetur eget. Sed aliquam id purus vel rutrum. Integer vel elementum massa. Aliquam in metus eu sapien tempus pulvinar in in velit. Praesent semper purus neque, eu ornare augue luctus ut. Morbi eu felis posuere, sagittis elit eu, euismod erat. In hac habitasse platea dictumst. Praesent imperdiet elit non lacus iaculis sollicitudin.

2.4 – Pellentesque ornare nunc varius lectus sagittis sodales. Pellentesque sit amet imperdiet mauris. Phasellus laoreet molestie consectetur. Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nullam sollicitudin pulvinar nibh at vehicula.

ARTICLE 3 – UTILISATION DES INFORMATIONS :
3.1 – Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis, vehicula eu nisl at, pulvinar fermentum felis. Cras non auctor neque, et consequat nunc. Praesent luctus congue risus, vitae ultricies erat varius a. Vestibulum id urna ultrices, auctor odio ut.

3.2 – Donec euismod nec ante quis tincidunt. Duis lacinia accumsan volutpat. Nulla nunc turpis, vehicula eu nisl at, pulvinar fermentum felis. Cras non auctor neque, et consequat nunc. Praesent luctus congue risus, vitae ultricies erat varius a. Vestibulum id urna ultrices, auctor odio ut, iaculis enim.

ARTICLE 4 – EXCEPTIONS :
Suspendisse ornare rutrum leo in condimentum. Donec porta nibh metus, sodales maximus nulla sollicitudin eget. Fusce dictum ex quis porttitor egestas. Morbi vitae scelerisque turpis, sed laoreet lorem. Nullam vel neque sagittis diam accumsan accumsan. In suscipit quam nibh, sit amet consectetur felis sagittis id. Morbi nec consectetur nulla. Nam eget orci a sapien tincidunt venenatis eu eu augue. Integer volutpat nunc dictum turpis finibus euismod. Fusce ullamcorper tellus quis est congue, id rhoncus lorem aliquam. Nam porttitor, orci eu porta lobortis.

ARTICLE 5 – DUREE :
5.1 – Donec varius tortor erat, vitae accumsan purus aliquet nec. Aenean pharetra augue vitae mi blandit cursus.

5.2 – Suspendisse vel consectetur purus. Nunc suscipit aliquet viverra. Mauris facilisis at libero ut blandit. Maecenas elementum, felis varius varius molestie, eros leo tempor mauris, in lacinia nibh velit at sapien.

ARTICLE 6 – LOI APPLICABLE :
Nunc at lorem vitae ipsum hendrerit venenatis a efficitur lectus

ARTICLE 7 – LITIGES :
Sed volutpat mauris eget vulputate dapibus. Nam ullamcorper ultrices leo. Orci varius natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Curabitur in dignissim nulla. Aenean sit amet dignissim erat, id tristique erat. . Aenean semper enim pretium ex tempor mollis..


Fait en deux (2) exemplaires originaux, dont un (1) pour chaque partie.
A :
Le :

Procès-verbal de recette

– Intitulé du projet
Nom du projet concerné

– Livrables concernés
En cas de recette partielle, nommer les livrables du projet soumis à l’acceptation. Si la recette concerne la totalité des livrables du projet, supprimer ce paragraphe.

En présence de
M./ Mme Nom, prénom et fonction de la personne représentant le client, maître d’ouvrage
et de
M./Mme Nom, prénom et fonction de la personne représentant le prestataire, maître d’oeuvre.
il a été procédé à ce jour à la vérification de Décrire sommairement le(s) produit(s) (objet technique, construction, logiciel…) objet de la procédure de recette en vue de l’octroi de la réception desdits livrables.

Type de recette :   ❑ Provisoire    ❑ Définitive

❑ La réception est accordée, les travaux ayant été réalisés conformément aux règles de l’art et aux prescriptions des documents du marché.

❑ La réception est accordée sous réserve des remarques suivantes :
noter toutes les anomalies et écarts constatés, ainsi que les mesures correctives à apporter, auxquelles il devra être satisfait au plus tard pour le JJ/MM/AAAA

❑ La réception est refusée pour les raisons suivantes : noter toutes les anomalies et écarts qui justifient le refus, auxquelles il devra être satisfait au plus tard pour le JJ/MM/AAAA. Le maître d’oeuvre fera ensuite une nouvelle demande de réception.

Fait à Lieu de signature le JJ/MM/AAAA. en 2 exemplaires, chacune des parties ayant reçu le sien.

Signature des deux parties :
Le maître de l’ouvrage,          Le maitre d’oeuvre,