Microsoft Project est une solution très ancienne puisque la premiere version date de l’année 1983. Bien entendu le produit a considérablement évolué, si bien qu’aujourd’hui Project est au centre de la gamme de solutions présentée sur ce tableau.
Les dernières évolutions figurent dans la partie gauche du tableau, ce sont les solutions cloud. La partie droite présente les trois solutions à installer en local. En vertical figurent les quatre grandes familles de fonctionnalitées attendues aujourd’hui d’un logiciel de gestion de projets. Du haut vers le bas du tableau : gérer des tâches, réaliser un véritable planning de projet, organiser la collaboration de toutes les parties prenantes du projet, et enfin gérer un portefeuille de projets. Voici une brève description des six solutions de la gamme :
– Project Essentials (cloud) n’est pas à proprement parler une solution autonome mais juste un complément destiné aux clients qui disposent de Project Online Professionnel ou de Project Online Premium, pour que les contributeurs puissent aisément et à faible coût saisir les données concernant les tâches qui leur sont confiées et communiquer.
– Project Online Professionnel (cloud) est un véritable outil de planification de projet et de collaboration.
– Project Online Premium (cloud) ajoute la gestion de portefeuille de projets aux fonctions de Project Online Professional
– Project Standard (local) est une version dégradée de Project Professional, et donc plus économique. Certaines fonctions de la version Professional sont absentes de Standard, notamment le planificateur d’équipe et les rapports. Attention si vous achetez des licences Standard car elles sont incompatibles avec Project Server.
– Project Professional (local) est la solution historique de Microsoft, elle offre toutes les fonctionnalités pour la gestion des plannings, des ressources et des coûts. Sans être une vraie solution de gestion de portefeuille elle permet de travailler en multi-projets grâce notamment aux fonctions de partage des ressources. Toutes les vidéos et les captures d’écran de ce chapitre ont été réalisées avec Project Professional.
– Project Server (local) permet aux entreprises disposant de plusieurs licences Professional d’accéder au travail collaboratif et à la gestion de portefeuille de projets.
Ces informations sont issues de la page Tarifs MS Project

Le passé, le présent et les perspectives d’avenir

Je vous propose de visionner cette première vidéo dans laquelle Vincent Capitaine, Expert reconnu et membre de l’équipe française Microsoft décrit de façon claire et concise l’historique des solutions Microsoft de gestion de projets.

La solution Microsoft Project Online

L’équipe française de Microsoft a enregistré une vidéo d’une vingtaine de minutes qui présente les principales fonctionnalités de la solution. Vous pouvez visionner cette vidéo sur cette page ou sur le site d’origine Channel9.

Vous trouverez sur cette page 67 exercices sur Microsoft Project Professional. Ces exercices sont écrits pour les versions 2010 et suivantes. Attention, si vous utilisez Microsoft Project Standard sachez que certaines fonctions sont absentes de cette version allégée. Les exercices de cette page passent en revue la presque totalité des très nombreuses fonctions du logiciel. Un conseil : lisez attentivement ce qui suit avant de vous mettre au travail.
 
Les sujets et corrigés des exercices peuvent être téléchargés. Les sujets sont au format PDF et les corrigés sont des fichiers Project compressés au format .zip. Vous pouvez faire les exercices en totale autonomie : tout est expliqué dans les énoncés et un récapitulatif des commandes du logiciel figure au bas de chaque page.
– Le scénario de chaque exercice est conçu pour être le plus simple possible de façon à vous éviter des saisies fastidieuses et surtout pour vous permettre de bien observer le comportement du logiciel.
– Soyez très méthodique, certains exercices utilisent comme fichier de départ le résultat d’un exercice précédent. Faites les exercices dans l’ordre. Nommez correctement vos fichiers et sauvegardez-les tous dans le même dossier.
– Pour certains exercices vous constaterez l’absence de bouton de téléchargement du corrigé. C’est normal, ces exercices souvent très simples n’ont tout simplement pas de corrigé.
 
En tant que visiteur, vous avez accès aux 23 exercices de niveau découverte. Les 44 exercices de niveau avancé, signalés par des boutons de téléchargement gris, sont réservés aux membres PREMIUM. Pour avoir immédiatement accès à la totalité des exercices, il vous suffit de souscrire un abonnement PREMIUM
Bonne découverte et bon apprentissage.

Si vous ne connaissez vraiment pas Microsoft Project, cette leçon est faite pour vous. Prenez le temps de la parcourir avant d’aller plus loin, et voyez les vidéos. Cette leçon comporte deux parties : « Construire un diagramme de Gantt simple » et « Découvrir l’interface de Project »
Bonne découverte.

Première partie : Construire un diagramme de Gantt simple

Sommaire de la première partie

• Introduction
• Activer le mode automatique
• Créer les tâches
• Saisir les durées et créer les jalons
• Lier les tâches entre elles
• Afficher la récapitulative du projet
• Affecter les ressources

Introduction

Voyons l’usage que font la plupart des utilisateurs de MS Project : construire un diagramme de Gantt et affecter des ressources aux tâches.
Même si vous débutez, il ne vous faudra que quelques minutes pour réaliser un planning comme celui qui vous est présenté ci-dessous. Vous aller apprendre à… Créer les tâches et saisir les durées (1). Lier les tâches entre elles (2). Créer les jalons (3). Affecter les ressources aux tâches (4). Afficher la tâche récapitulative du projet (5).

Activer le mode automatique

Voici un piège dans lequel tombent tous les débutants depuis la version 2010 du logiciel : Avez-vous remarqué qu’en bas à gauche de votre écran se trouve un menu déroulant ? Non, car on ne s’attend pas à trouver une commande placée à cet endroit, première erreur d’ergonomie de la part de Microsoft. Cette liste sert à choisir le mode de fonctionnement du logiciel, entre le mode automatique qui est le mode de fonctionnement traditionnel depuis les premières versions de Project et le mode manuel qui est une nouveauté de 2010 et qui ne concerne que très peu d’utilisateurs. La deuxième erreur d’ergonomie est d’avoir choisi comme paramétrage par défaut le mode manuel.
Donc, avant de créer votre première tâche, basculez en mode automatique. On verra dans une autre leçon comment rendre définitif ce choix (mode automatique par défaut) pour tous vos futurs projets.

Créer des tâches

Rien de plus simple que de créer des tâches : il suffit de saisir leur nom, comme dans un tableur.

Saisir les durées et créer des jalons

Même chose pour saisir les durées. Dans Project, une tâche de durée nulle est un jalon. Saisissez 0 (zéro) comme valeur de durée d’une tâche, et la barre qui lui correspond prendra automatiquement la forme d’un losange, caractéristique des jalons.

Lier les tâches entre elles

Pour créer les liens d’antériorité, plusieurs façons. Vous pouvez tout simplement « tirer » les liens par un simple cliqué-glisser de la barre prédécesseur vers la barre successeur. Vous pouvez aussi utiliser la colonne « prédécesseurs » en y saisissant le numéro de la tache prédécesseur. Sachez que dans Project chaque manœuvre peut en général se faire de 5 façons différentes, mais n’anticipons pas.

Afficher la récapitulative du projet

Les planificateurs professionnels mettent systématiquement une tâche récapitulative en tâte de la liste des tâches. C’est devenu extrêmement facile avec Project 2010 : il suffit dans l’onglet « format » de cocher « Tâche récapitulative du projet ». La tâche récapitulative du projet est représentée par une barre gris clair qui englobe toutes les tâches du projet.

Affecter les ressources

Bien que cette méthode ne soit pas la plus professionnelle, vous pouvez créer les ressources directement dans le diagramme de Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne « nom ressources »
Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche, comme Jean et Karim sur la tâche « creuser la tranchée » séparez les noms par un point-virgule.
Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l’onglet qui apparaît à sa droite. En cliquant sur cet onglet vous déroulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous affectez à la tâche.

Deuxième partie : Découvrir l’interface de Project

Sommaire de la deuxième partie

• L’affichage principal de Project 2010 / 2016
• Les info-bulles
• Le menu contextuel par clic droit

L’affichage principal de Project 2010

Voici l’affichage de Project tel qu’il apparaît au démarrage du logiciel. Il se compose de 6 zones :

La liste des tâches
La liste des tâches est l’élément central de toute planification. Le terme « WBS » qui figure sur le schéma est l’abrégé de « Work Breakdown Structure » que l’on peut traduire par « liste hiérarchisée des tâches »
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est la représentation de la position des tâches sur l’échelle de temps. il est équipé d’ascenseurs vertical et horizontal.
Le « ruban » de Project 2010
Le ruban est une nouveauté de Project 2010. Les utilisateurs de Word et Excel 2007 retrouveront leurs automatismes, les habitués des versions antérieures de Project vont devoir changer leurs automatismes.
La barre d’outils accès rapide
Par défaut, la barre d’outils accès rapide contient quelques boutons, notamment le bouton enregistrer. Sachez que vous pouvez enlever et surtout rajouter des boutons. Cet aspect sera traité dans la leçon « personnalisation de l’interface ». vous pouvez aussi déplacer la barre sous le ruban.
La Chronologie
La « Chronologie » est une représentation simplifiée de votre planning. Nous verrons dans la leçon « Planification par les durées » pourquoi et comment utiliser cet affichage.
La barre d’état
La barre d’état est présente sur beaucoup de logiciels. Elle comporte à droite un zoom qui permet de dilater et contracter l’échelle de temps du diagramme de Gantt. A l’extrémité gauche et contre toute attente, un menu déroulant qui permet de choisir le mode de planification : manuel ou automatique.

Les info-bulles descriptives

Prenez l’habitude d’utiliser les info-bulles : Vous immobilisez le pointeur sur une entité (icône, bouton, barre du Gantt…) et une information sur cette entité vous est fournie.

Les menus contextuels

Un clic droit sur une entité (une barre du Gantt, un groupe de cellules…) donne accès à la liste des commandes qui s’appliquent à cet élément.

L’intitulé de cette leçon « La planification par les durées » vous semble probablement énigmatique. Voici de quoi il s’agit : Que l’on travaille sur papier ou sur un logiciel de planification, le processus de planification du projet est immuable. Vous devez impérativement travailler en deux temps. D’abord construire votre planification sans vous préoccuper des personnes (ressources) qui seront affectées aux travaux. Dans cette phase vous déterminez la durée des tâches dans l’idéal, en faisant comme s’il suffisait, le moment venu, de claquer dans les doigts pour obtenir instantanément les ressources nécessaires à la réalisation du projet. La réalité (et les difficultés) de l’affectation des ressources ne sont prises en compte que dans un deuxième temps. Ce sera l’objet de la leçon « Planifier les ressources ».
Sommaire de la leçon :

• Paramétrer le calendrier du projet
• Planifier dans le réseau logique
• Planifier dans le diagramme de Gantt
• Planifier en mode de tâche manuel

Paramétrer le calendrier du projet

Introduction

Lorsque vous créez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appelé « calendrier standard ». Les paramétrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fériés…) sont ceux par défaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spécificités de votre projet.
Vous pourrez ensuite créer dans le projet autant de calendriers que nécessaire. Vous constaterez que MS Project associe à chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.
Les rubriques qui suivent indiquent la marche à suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2010.

Paramétrer la semaine de travail

Attention : ne vous trompez pas de chemin, contrairement aux apparences le chemin Tache =>Diagramme de Gantt => calendrier ne vous donne pas accès au paramétrage des horaires et des jours fériés mais à l’une des trois représentations de votre planning (diagramme de Gantt, réseau logique et « calendrier »).
On accède aux paramétrages du calendrier du projet par Projet => modifier le temps de travail.
Dans la boite de dialogue qui s’ouvre alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.

En cliquant sur le bouton « détails » on accède au paramétrage des horaires de chaque jour de la semaine.

Astuce : vous pouvez (comme sur l’image ci-contre) sélectionner par cliqué-glissé plusieurs journées qui ont les mêmes horaires.

Définir les exceptions du calendrier

Les jours fériés se déclarent dans l’onglet « exceptions » ainsi que les journées dont l’horaire serait particulier.

Pour chaque « exception », on indique, après avoir cliqué sur le bouton « détails », le statut « chômé » ou l’horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l’évènement.
La règle que l’on vient de définir sera valide sur la plage de périodicité, que l’on peut définir par le nombre d’occurrences (de répétitions) de l’évènement ou par la période de temps sur laquelle elle s’appliquera.

En cadeau, le calendrier France 2016 à 2030

Pour télécharger le fichier MS Project contenant les jours fériés français jusqu’en 2030, c’est très simple : Cliquez sur l’icône ci-contre et décompressez l’archive. Il s’agit d’un simple fichier au format Microsoft Project 2013 (.mpp). Pour en faire votre calendrier par défaut, onglet fichier => Organisateur, puis dans la boite de dialogue, onglet calendriers. Deux menus déroulants sont présents au bas de la boite de dialogue. sélectionner à gauche Calendrier_2016-2030 (ce fichier), et à droite Global.MPT qui contient les paramètres par défaut du logiciel. Colonne de gauche (fichier Calendrier 2014_2030), sélectionner « standard » puis cliquer sur « Copier>> ». Confirmez que le nouveau calendrier remplace le précédent. C’est fait ! Ouvrez un nouveau projet et vérifiez que le calendrier standard comporte bien les jours fériés.

Fixer la durée standard du jour, de la semaine, du mois

Encore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants. Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine standard, votre mois standard.
Ces valeurs sont à saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier => options => planification.

Attention : Si vous effectuez ce paramétrage après avoir créé des tâches, Project recalculera vos durées de tâche sans vous demander votre avis, vous n’aurez pas d’autre alternative que de re-saisir toutes les durées de tâche !

Planifier dans le réseau logique

Pourquoi utiliser le réseau logique ?

Bien que l’utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le réseau logique en désuétude, il ne faut pas négliger l’intérêt de ce mode de représentation du projet, tant sur le plan pédagogique que de façon opérationnelle pour établir très rapidement le macro-planning du projet.

Présentation de l’affichage « réseau de tâches »

On accède au réseau logique par le chemin affichage => réseau de tâches. Tâches et liens se créent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l’écran.
Conformément à l’usage, dans MS Project le chemin critique est mis en évidence par la couleur rouge des tâches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tâches à marge nulle.
Voici ci-dessous un planning réalisé directement sur l’affichage « réseau de tâches »

Personnaliser l’affichage réseau de tâches

Si vous utilisez l’affichage tel qu’il est paramétré par défaut, vous n’obtiendrez pas le résultat présenté ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s’alignent d’autorité par niveau. Vous pouvez autoriser le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases

Supprimer tâches et liens

Pour supprimer une tâche clic droit sur la case et choisir « supprimer » dans la liste des choix proposés. Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic sur le lien et bouton supprimer

Personnaliser les cases

Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-dessus, il faut donner l’apparence souhaitée aux cases par format => style des cases.

Le macro-planning du projet

L’affichage « réseau de tâches » utilisé tel que décrit ci-dessus est un excellent outil pour réaliser le macro-planning du projet. Le « macro-planning » est un planning à grosse maille, que l’on réalise en tout début de projet pour en vérifier la faisabilité.

Construire le macro-planning

Vous voulez étonner vos collègues ? Construisez le macro-planning en réunion, à partir d’une page blanche, au vidéo-projecteur.

Planifier dans le diagramme de Gantt

Activer le mode de tâche automatique

Microsoft a introduit dans la version 2010 la notion de « mode de tâche » (1).  Le mode automatique correspond au fonctionnement des versions antérieures jusqu’à 2007. Le mode manuel est l’une des innovations majeures de la version 2010. Le fonctionnement manuel sera décrit plus loin. Les premiers paragraphes de ce tutoriel utiliseront uniquement le mode automatique.

Lorsque vous ouvrez un nouveau projet, prenez soin d’activer le mode automatique pour ce projet.Pour cela, utilisez la liste déroulante située en bas à gauche de l’écran (2). Toutes les tâches que vous créerez désormais dans ce projet fonctionneront en mode automatique.
Probablement souhaiterez-vous ne pas avoir à renouveler cette manœuvre pour chaque nouveau projet. Dans ce cas voici la façon de faire Fichier => Options => Planification => Options de planification pour ce projet => sélectionnez « Tous les nouveaux projets » (1), puis Nouvelles tâches créées « planifié automatiquement » (2)

Définir la date de début de projet

Aussi étonnant que cela paraisse, beaucoup d’utilisateurs négligent de spécifier la date de début de projet. On accède au paramétrage de la date de début de projet par le chemin Projet => informations sur le projet. Attention : Par défaut, MS Project commence les journées à 9 heures du matin indépendamment des horaires de travail du calendrier. Pour avoir la maitrise de l’heure, utilisez, comme dans l’exemple ci-dessus, un format date et heure :  Fichier => options => Général => format de date

Les durées estimées

Le point d’interrogation dans la colonne durée signifie que Project a donné une durée par défaut (1 jour) et qu’il attend votre confirmation. Le point d’interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une valeur de durée.
Si vous avez saisi une valeur de durée dont vous n’êtes pas certain et que vous souhaitiez mettre en évidence cette incertitude, vous pouvez remettre le point d’interrogation comme ici sur la tâche 3. Double-clic sur la tâche pour ouvrir la boite de dialogue « information sur la tâche » et cochez « estimée

Créer, insérer, supprimer des tâches

Comme toujours dans Project il y a plusieurs façons de créer une tâche. Le plus simple est de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.
Attention : Évitez les procédures qui conduisent MS Project à contraindre les tâches, par exemple ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de Gantt. Dans l’exemple ci-dessus la deuxième tâche a été créée de cette façon. L’icône dans la colonne informations nous signale que la tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l’icône, une infobulle apparait avec l’indication de la nature de la contrainte.
C’est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu’une tâche est contrainte. La tâche contrainte doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.
D’une façon générale soyez attentif aux icônes figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont là pour vous signaler une anomalie ou une spécificité de la tâche.

Créer des liens d’antériorité

Rien de plus facile que de créer un lien d’antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de Gantt, soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne « prédécesseur », soit encore dans la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet prédécesseurs. Attention : N’utilisez pas les liens entre tâches pour régler les problèmes de sur-utilisation de ressources.

Modifier l’échelle de temps, zoomer

Deux façons pour zoomer dans le Gantt :
– Très basique, utiliser le curseur situé en bas de l’écran à droite de la barre de tâche.
– Pour avoir une bien maîtrise du zoom, clic droit sur l’échelle de temps et choix « zoom« 
Et si vous voulez maîtriser parfaitement l’échelle et le libellé des périodes (comme sur l’image ci-dessus) clic droit sur l’échelle de temps et choix « Echelle de temps« . La boite de dialogue qui va s’ouvrir vous permet un contrôle parfait.

Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan)

Tout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hiérarchisation des taches est très facile à prendre en compte dans Project. Il suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l’aide des icône flèche verte.

Planifier en mode de tâche manuel

La planification descendante

Depuis les débuts de la planification par réseau de tâches, dans les années 1950, la norme était la « planification montante ». C’est la durée des tâches et la logique d’enchainement de ces mêmes tâches qui déterminait la durée du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brèche et la règle a tendance à s’inverser : les managers décident de la durée du projet et les techniciens effectuent les choix techniques dans le respect de l’objectif fixé.
Le mode manuel de tâche introduit dans la version 2010 de Project est une réponse à cette nouvelle donne.

Le phasage du projet

L’exemple ci-contre illustre la planification descendante : la durée du projet est fixée (110 jours) alors que les durées des tâches élémentaires ne sont pas renseignées.
Par contre les tâches ont été regroupées en 4 phases. Les récapitulatives de phase étant paramétrées en mode manuel, il est possible de leur donner une durée et ainsi de descendre d’un niveau dans le logique de planification descendante.

Le mode de tâche automatique

Le mode automatique correspond à la façon de fonctionner de toutes les versions antérieures de Project. Il a vocation à continuer à exister et même à cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette coexistence est que le projet soit d’abord planifié en mode manuel et que les tâches basculent ensuite en mode automatique, chaque fois qu’une information fiable permet qu’il en soit ainsi. A l’exception toutefois des récapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique à les conserver en mode manuel.

Les taches élémentaires en mode manuel

En mode manuel, on saisit pour chaque tâche les informations connues pour cette tâche et pas plus. La forme prise par la date de tâche est l’illustration fidèle de ces informations.

Les tâches manuelles dans le planificateur d’équipe

Ce planning est le même que dans le diagramme de Gantt ci-dessus. Les tâches pour lesquelles la période de déroulement n’est pas connue (B, C et D) restent en réserve dans la colonne Tâches non planifiées. Si la période est connues elles sont planifiées mais la couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique et vert-bleu pour manuel

Les liens en mode manuel

En mode manuel, il est possible de lier les tâches, mais (est c’est logique) les tâches peuvent être déplacée comme si les liens n’existaient pas.

Les alertes visuelles

Lorsqu’il y a contradiction entre la position d’une tâche et les règles de planification, comme ici entre le lien de fin à début prototype => Qualification et la position de la tâche qualification, le logiciel nous alerte deux fois : par le soulignement des valeurs incohérentes du tableau et par la bordure en pointillé de la tâche suspecte.

Désactiver une tâche

Il est possible de désactiver une tâche, comme ici la tâche Fabrication outillages. Cette tâche reste au planning avec une représentation sans ambiguïté. Par contre les données de cette tâche ne sont pas prises en compte dans les calculs.

Les tampons de sécurité

Même si vous continuez à planifier en mode automatique comme dans les versions antérieures de Project, il peut être intéressant pour vous de mettre les récapitulatives de phase (ou de lot) en mode manuel. Cela vous autorise à incorporer en fin de phase (ou de lot) un tampon de sécurité.
Notez que la barre des récapitulatives est double, la partie inférieure indique la plage occupée par les tâches du lot, et également que sa couleur change suivant que le tampon est consommé (rouge) ou non (bleu-gris).

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Vous maitrisez la planification par les durées ? Il est temps d’apprendre à planifier les ressources. Le niveau de complexité va augmenter d’un cran mais vos plannings vont grandement gagner en réalisme. Soyez plus rigoureux que jamais dans votre apprentissage car si Project ne vous a pas encore fait de misères c’est ici que cela risque de commencer.

Comment planifier les ressources dans MS Project ?

Vous avez planifié votre projet « par les durées ». Autrement dit, vous avez établi la liste des tâches, vous avez estimé la durée de chaque tâche, vous avez lié les tâches entre elles pour intégrer les contraintes d’antériorité. Project a calculé la durée de votre projet.
Voici venu le moment de planifier les ressources. C’est ici que l’utilisateur autodidacte de Project perd définitivement pied : Que signifient les termes « ressource générique », « ressource de type matériel », comment se comporte une tâche « pilotée par l’effort »…. Voici les réponses à ces questions et à bien d’autres !
Bon apprentissage et bon visionnage

Sommaire de la leçon :

• Types de ressources
• Déclarer les ressources
• Affecter les ressources aux tâches
• Les calendriers de ressources
• Détecter les sur-utilisations
• Niveler manuellement
• Le nivellement assisté

Types de ressources

Traditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet. Plus généralement est appelée ressource tout élément contribuant à la réalisation d’une tâche : une personne (Paul Durand), un groupe de personnes (Maçons), un matériel (Bétonnière), un matériau (béton). Project propose 5 types de ressources :

• Les individus, ici Paul Durand.
• Les groupes d’individus, ici une équipe de 5 maçons (capacité maximale =500%)
• Les matériels, ici la bétonnière.
• Les matériaux, ou consommables (appelés à tort « matériels ») ici le béton (type matériel)
• Les ressources de type coût, une nouveauté de la version 2007

Attention : Project ne fait aucune différence entre les individus et les matériels. Si vous voulez afficher les charges de travail des tâches, ne planifiez pas les matériels !

Déclarer les ressources

Bien que l’on puisse créée les ressources de type travail directement depuis le diagramme de Gantt, dans la colonne « nom ressources », on ne peut que déconseiller cette procédure aux débutants, qui risquent de créer des doublons. Prenez la bonne habitude de créer les ressources dans l’affichage Ressources => tableau des ressources, comme dans la capture d’écran du paragraphe précédent.

Affecter les ressources aux tâches

Microsoft a fait évoluer pour la version 2010 la présentation de la colonne « nom ressources ». Il est désormais possible de cocher les ressources de chaque tâche dans la liste déroulante.
Cette méthode trouve néanmoins très vite ses limites : impossible d’indiquer par exemple la quantité de béton consommée pour la tâche A !

Voici une façon plus professionnelle de saisir les ressources : ouvrez la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet « ressources ».
Il est ici possible d’indiquer les quantités consommées, ici deux maçons et 3m3 de béton.
La façon la plus rapide, la plus confortable et la plus professionnelle d’affecter les ressources consiste à utiliser la boite de dialogue Ressources => Affecter les ressources.
Particularité de cette boite de dialogue : elle peut rester ouverte lorsque vous passez d’une tâche du Gantt à la suivante.
Attention : Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche, faites l’opération en une seule fois. Si vous quittez la boite de dialogue pour y revenir, MS Project interprète votre geste comme la volonté de modifier les affectation et il recalcule à votre insu la durée de tâche.
Il est possible de saisir manuellement les quantités d’heures consacrées par les ressources à chaque tâche. Pour cela, fractionner l’écran (Affichage => détails) et mettre en partie basse l’affichage « utilisation des ressources »

Les calendriers de ressources

Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans projet => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d’absence ou les horaires particuliers de chacun.

Détecter les sur-utilisations

Une ressource affectée pendant une période de temps au-delà de sa disponibilité est dite sur-utilisée. Cette sur-utilisation n’est pas acceptable et nécessite un traitement.
Observez le petit bonhomme rouge dans la colonne « informations ». Il nous signale une sur-utilisation sur les tâches A et E.

Dans l’affichage => Tableau des ressources, les ressources en sur-utilisation apparaissent en rouge. La ressource en sur-utilisation dans le planning ci-dessus est Bob.
Pour faire un diagnostic précis des sur-utilisations, vous pouvez procéder comme suit : Fenêtre => fractionner, activer la fenêtre du bas, affichage => graphe des ressources, activer la fenêtre du haut, sélectionner une tâche. Les ressources affectées à la tâche sélectionnée apparaissent dans la fenêtre du bas. Les flèches de défilement permettent de faire défiler les différentes ressources affectées à la tâche.
Astuce : pour scruter en une seule opération la totalité des ressources du projet, sélectionner, dans la fenêtre du haut, la totalité des tâches.

Niveler manuellement

Voici une stratégie légèrement différente de celle décrite ci-dessus : Vous pouvez voir dans la capture ci-dessous que la fenêtre a été fractionnée, mais on a mis le graphe des ressources en partie haute. Pour la fenêtre du bas c’est l’affichage « audit du Gantt » qui a été choisi. L’avantage de ce choix est double : Dans la fenêtre du haut on fait défiler les ressources une par une jusqu’à en trouver une qui se trouve sur-utilisée (ici, seul Bob est sur-utilisé). La fenêtre du bas affiche les seules tâches sur lesquelles Bob est affecté. L’intérêt de l’affichage « audit du Gantt » est de nous montrer les marges libres (sous la forme d’une barre noire).
La décision est désormais facile à prendre : il faut retarder la tâche E de deux jours.

Voici ci-dessous la situation après nivellement

Le nivellement assisté

Une des principales richesses de MS Project est son algorithme de résolution des sur-utilisations, que l’on commande par la fonction appelé « audit ». Les commandes d’audit se trouvent dans l’onglet « ressources »

Avant de cliquer sur « auditer tout », je vous conseille de choisir « Options d’audit » pour paramétrer vos choix. Voici la boite de dialogue qui va s’ouvrir.
Attention : On pourrait penser que le bouton « OK » déclenche l’opération. Il n’en est rien ! Il faut cliquer sur « auditer maintenant ».
Attention : Si vous conservez le paramétrage par défaut « jour par jour », les plages de sur-utilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitée et la ressource continuera d’être signalée comme sur-utilisée.

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ATTENTION : Le planificateur d’équipe n’existe pas dans la version « Standard » de Project

Sommaire de la leçon :

• Créer la liste des ressources
• Créer la liste des tâches
• Présentation du planificateur d’équipes
• Affecter les tâches aux ressources
• Suivre l’avancement
• Personnaliser l’affichage
• Les liens dans le planificateur d’équipe

Introduction

Dans une logique de planification de projets, il n’est pas certain que le planificateur d’équipe apporte un avantage considérable.
Il en est différemment pour la gestion d’activités métier dans lesquelles on a à gérer un flux important de demandes de travaux sans lien entre elles et souvent confiées à un seul intervenant ou à un binôme. C’est notamment le cas dans les activités quotidiennes de la maintenance et dans beaucoup d’activités de service.

Créer la liste des ressources

Inutile de tenter de créer les ressources dans le planificateur d’équipe, c’est impossible. Allez tout simplement dans le tableau des ressources pour créer la liste, puis revenez dans le planificateur d’équipe ou vous retrouverez vos ressources.

Créer la liste des tâches

Utiliser le planificateur d’équipe est aussi une bonne occasion de comprendre l’utilité du mode de tache manuel, autre innovation de la version 2010.
Vous pouvez créer les tâches directement dans le planificateur d’équipe, par la commande onglet tâche zone insérer icône insérer une tâche. Vous devez ensuite faire un clic droit ou un double-clic sur la tâche pour ouvrir la très habituelle boite de dialogue « information sur la tâche » et pouvoir ainsi la nommer et indiquer sa durée. Vous pouvez également créer les tâches très classiquement dans le diagramme de Gantt.

Présentation du planificateur d’équipes

L’affichage « planificateur d’équipe » est divisé en quatre quadrants. Les tâches sont soit affectées et non planifiées (1), soit affectées et planifiées (2), soit non affectées et planifiées (3), soit enfin non affectées et non planifiées (4).

Affecter les tâches aux ressources

Le grand confort du planificateur d’équipe est de permettre de déplacer les tâches d’un quadrant à l’autre par simple cliquer-glissé (drag and drop).

Suivre l’avancement

Le suivi de l’avancement ne pose aucun problème : double-clic sur une tâche pour indiquer son pourcentage d’avancement et sa durée réactualisée et c’est fait ! La part réalisée de la tâche apparaît en gris (1). Il ne reste plus qu’à recaler la suite du planning pour maintenir optimale la charge des ressources.

Personnaliser l’affichage

Les possibilités de personnalisation sont limitées au choix de la couleur des barres de tâche. Dans la capture d’écran ci-dessus l’une des tâches (2) est colorée en jaune pour signaler qu’elle est affectée à deux ressources.

Les liens dans le planificateur d’équipe

La principale limite du planificateur d’équipe est de ne pas visualiser les liens, ce qui est peu pénalisant dans une utilisation du type ‘travaux divers ». Si toutefois certaines tâches sont liées entre elles, deux solutions sont possibles et complémentaires : Basculer la ou les tâches successeur en mode automatique (3) et fractionner l’écran (affichage => détail et pour la fenêtre du bas choix « schéma des dépendances »)

La plus grande qualité de Project est l’immensité des possibilités de personnalisation. C’est toujours une joie de faire découvrir à des utilisateurs pourtant expérimentés que ce dont ils n’osaient pas rêver est réalisable en quelques minutes. Ces quatre exercices vous donner une petite idée de ce que vous pouvez obtenir de Project.

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Si vous avez correctement construit votre planning et affecté les ressources, Vous allez pouvoir très facilement obtenir grâce à Project le budget de votre projet.
Ensuite, une fois enregistré le planning de référence, le contrôle et donc la maitrise des dépenses ne sera plus pour vous qu’un jeu d’enfant. Project intègre également les fonctions utiles au reporting du projet, jusques, pour les plus exigeants, au tracé des courbes en « S » et au calcul des indicateurs de performance du projet.
Sommaire de la leçon :

• Typologie des coûts
• Déclarer les ressources
• Affecter les ressources aux tâches
• Saisir les coûts fixes de tâches
• La mise à jour automatique des coûts
• La consolidation des coûts
• Changer de devise

Typologie des coûts

Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.
Il y a deux grandes familles de coûts :

• Les coûts de ressources
• Le coût fixe de tâche

La famille coûts de ressources comprend :

• Les ressources de type travail, qui ne doivent comprendre que les individus et groupes d’individus dont les charges de travail sont comptabilisées par le chef de projet et qui seront valorisées au taux horaire déclaré pour la ressource.
• Les ressources de type « matériel » qui regroupent deux types très différents : les matériels (engins de chantier, outillages….) et les marchandises consommées (ciment, câble électrique…)
• Les ressources de type coût qui sont une nouveauté de la version 2007 de Project. Elles permettent d’affecter librement à chaque tâche des coûts correspondant à des rubriques comptables génériques comme par exemple des frais de déplacement, des petites fournitures…

Le coût fixe correspond à un coût forfaitaire associé à une tâche. Par exemple le montant d’une activité sous-traitée.

Déclarer les ressources

Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.

Dès que vous aurez saisi le taux horaire des ressources de type travail (les individus), le logiciel calculera pour chaque tâche son coût de ressource.
Pour les matériels (ici la tronçonneuse) la somme que vous saisissez dans la colonne taux standard correspond au cout de cette ressource (par exemple un coût de location) par unité de temps.
Pour les consommables (le bois) vous déclarez dans la colonne étiquette matériel l’unité de consommation (mètres de câble, litres de produit chimique…). La valeur du taux standard correspond au coût d’une unité de consommation.
Pour les ressources de type coût, seul compte ici le nom de la ressource correspondant à la rubrique comptable, les montants seront déclarés dans le Gantt.

Affecter les ressources aux tâches

L’affectation des ressources aux tâches ne pose pas de problème particulier, elle peut se faire soit dans la boite de dialogue « informations sur la tâche » soit dans la boite « affecter les ressources ».
Pour les ressources de type coût il suffit d’indiquer la valeur à imputer sur la tâche.
Ci-dessous capture d’écran de la boite de dialogue « affecter les ressources ».

Saisir les coûts fixes de tâches

Il est fréquent qu’un coût forfaitaire soit affecté à une tâche. Par exemple un achat ponctuel, le montant du devis du sous-traitant, etc… Vous pouvez saisir ces coûts directement dans l’affichage diagramme de Gantt en insérant une colonne coût fixe.
Les coûts fixes ne sont pas consolidés au niveau des tâches récapitulatives, c’est voulu car cela autorise le planificateur à saisir une valeur forfaitaire sur une tâche récapitulative.

La mise à jour automatique des coûts

L’intérêt d’un travail rigoureux de définition des ressources et du type à leur affecter est l’automatisation du recalcul des coûts en cas de changement du scénario : Si une tâche de durée 5 jours, correctement paramétrée, est ré-estimée pour une durée de 10 jours, le coût des ressources humaines et des matériels va doubler, par contre le coût des consommables, des ressources de typa coût et bien entendu des frais fixes de tâche ne changera.

La consolidation des coûts

Il suffit de hiérarchiser son planning en insérant des tâches récapitulatives de lots et la tâche récapitulative du projet pour que les valeurs récapitulatives de travail et de coût apparaissent.

Changer de devise

0053 Options de devises 534 123
Les licences MS Project en langue française sont paramétrées avec l’euro comme unité monétaire. Changer ce paramètre ne pose aucun problème : Fichier => options => affichage => options de devise.

Si vous avez fait tous les exercices qui précèdent, ce chapitre va être pour vous une promenade de santé tant la gestion des coûts est facile dans Project.

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Les leçons précédentes de ce chapitre sur MS Project portaient sur la réalisation du planning. A partir d’ici on considère que le panning a été validé par les instances de décision. Les outils que nous allons aborder dans la présente leçon concernent le pilotage (on dit aussi le suivi) de la phase de réalisation. Ces outils ont tous pour objectif de contrôler que ce qui se passe réellement sur le terrain est conforme aux prévisions. Lorsque ce n’est pas le cas ces outils vous aident à trouver les meilleures solutions aux problèmes rencontrés et si besoin à re-planifier la suite.

Sommaire de la leçon :

• Suivre l’avancement dans le réseau logique
• Renseigner la date d’état
• Le pourcentage d’avancement en temps
• Mettre à jour les tâches
• Les lignes isochrones
• Enregistrer la planification initiale
• Piloter avec le suivi-Gantt
• Enregistrer une planification intermédiaire

Suivre l’avancement dans le réseau logique

Si cous avez planifié votre projet dans l’affichage « réseau de tâches », vous disposez de fait d’un outil de pilotage très simple bien que très rustique.
Il vous suffit de déclarer pour une tâche une valeur d’avancement ( boite de dialogue « information sur la tâche  » => onglet « général » ) pour que la case correspondant à cette tâche apparaisse marquée.

• Avancement zéro % => tâche non marquée
• Avancement entre zéro et 99% => tâche barrée d’une diagonale
• Avancement 100 % => tâche barrée en diagonales

Renseigner la date d’état

La notion de date d’état est mystérieuse pour beaucoup d’utilisateurs de Project. C’est pourtant très simple : Si l’on vous a communiqué les valeurs d’avancement des tâches au vendredi soir 19 août et que, par manque de temps vous effectuez la mise à jour du planning le mardi 23 août, les valeurs à déclarer dans project sont celles présentées ici (dans la boite de dialogue « informations sur le projet »)

Le pourcentage d’avancement en temps

Il y a trois façons de mesurer l’avancement des tâches du projet :

• Par rapport aux durées écoulée et restante
• Par rapport aux unités d’œuvre acquises et restantes (m2, tonnes, pages d’un rapport…)
• Par rapport au travail humain (journées-homme)

Si vous n’avez planifié ni les ressources ni les coûts, la seule valeur d’avancement que vous pouvez pratiquer est l’avancement en temps (% achevé dans Project)

Mettre à jour les tâches

Pour saisir les valeurs d’avancement des tâches vous pouvez saisir les valeurs numériques dans la colonne % achevé ou utiliser les icônes de l’onglet tâches

Les lignes isochrones

MS Project propose parmi les outils de contrôle de l’avancement les lignes isochrones, reproduction numérique du « fil de laine » des pionniers de la planification.
Ce mode de suivi fonctionne en planification par les durées c’est à dire qu’il n’y a pas besoin d’avoir affecté des ressources aux tâches.
Attention !! Avant de saisir les valeurs d’avancement vous devez aller dans Fichier => Options => Options avancées => Options de calcul => puis cocher la case  » Répartir les modifications du % ……..  » Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les tâches en avance. Encore un de ces pièges dont MS Project est truffé !
Pour obtenir les lignes isochrones, onglet format => quadrillage => courbes d’avancement puis déclarer l’avancement de chaque tâche par information sur la tâche onglet général
Le seul reproche que l’on puisse faire à cet outil de suivi est que les conséquences du retard d’une tâche n’apparaissent pas : les tâches successeurs de celle en retard restent à leur date du planning de référence.

Microsoft Project permet de tracer plusieurs dizaines de lignes isochrones successives (deux dans l’exemple ci-dessus)

Enregistrer la planification initiale

La planification initiale correspond au planning de référence,  auquel on se réfèrera tout au long du projet pour maîtriser les écarts.

La commande Projet => définir la planification initiale permet de mettre en mémoire les données du planning (tâches, durées, dates, ressources, coûts…)

Pour visualiser le résultat de cette action, le mieux est d’ouvrir l’affichage suivi-Gantt.

Voici le résultat dans l’affichage suivi-Gantt de l’enregistrement de la planification initiale.

Les barres de couleur sont doublées de barres grises représentant la position des tâches au moment de l’enregistrement.

Piloter avec le suivi-Gantt

Une fois la planification initiale enregistrée, le planificateur saisit les dates réelles de début et de fin de tâche, ainsi que leur avancement.
L’affichage « suivi-Gantt » ressemble alors à la vue ci-dessous.

Enregistrer une planification intermédiaire

Project vous permet d’enregistrer jusqu’à 10 planifications intermédiaires, ce qui vous permet de conserver la mémoire (la photographie) du projet à 10 temps choisis.

Pour faire apparaître instantanément à l’écran les barres grises correspondant à l’une des planifications intermédiaires enregistrées, onglet Format => planification

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