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Ce chapitre comporte 10 vidéos pédagogiques et 70 exercices. En tant que visiteur vous avez accès à 45 minutes de vidéos (contre 2 heures 10 mn pour les abonnés) et aux 24 exercices de niveau découverte. Voir les offres d’abonnement.

Tutoriel MS Project Professionnal 2010 – 2013 – 2016

Planifier avec MS ProjectMicrosoft Project est un outil très complet et très largement personnalisable. La contrepartie de cette richesse est un une assez grande complexité. Ajoutons à cela que les commandes du logiciel sont souvent confuses et même quelquefois carrément incompréhensibles pour un novice. C’est dire qu’il est quasiment impossible d’aborder Project en autodidacte. Le cours et les exercices présentés dans cette page ont été conçus pour vous faire découvrir progressivement les très nombreuses fonctions de Project, des plus basiques aux plus sophistiquées.

Cliquez sur la barre de titre pour voir le contenu de la leçon

L'offre Microsoft en gestion de projets
Microsoft Project Professionnal est aujourd’hui au centre d’une gamme de solutions de gestion de projets qui ne cesse de s’étendre et de se professionnaliser. Voici une brève présentation de cette gamme qui comporte actuellement les trois produits suivants.

Le produit d’entrée de gamme est Project Standard. Il s’agit en réalité d’une version dégradée de Project Professional. Certaines fonctions de la version Professional sont absentes de Standard, notamment le planificateur d’équipe et les rapports. Et surtout Project Standard n’est pas compatible avec Project Serveur. La licence Project Standard est vendue 769 euros TTC.

Project Professional est la solution la plus fréquemment rencontrée dans les entreprises. La licence coûte 1369 euros TTC. Ce logiciel est largement décrit sur ce site. Il gère bien entendu les tâches, les ressources et les coûts. Sans être une vraie solution de gestion de portefeuille il permet de travailler en multi-projets grace notamment aux fonctions de partage des ressources.

Après des années de tatonnements et des succès divers, Microsoft propose enfin une solution de gestion de portefeuille de projets à la hauteur de ses principaux concurrents sur le marché des grands comptes. Il s’agit de Project Server pour la déclinaison en local et de Project Online pour la version cloud. Project Server est proposée sur devis. La version cloud est quant à elle proposée en trois offres : Essentials à 6 euros par utilisateur et par mois, Professionnel à 25 euros et Premium à 46 euros. Cette solution est décrite avec talent par Vincent Capitaine dans la vidéo que vous trouverez un peu plus bas sur cette page.

Le passé, le présent et les perspectives d’avenir

Je vous propose de visionner cette première vidéo dans laquelle Vincent Capitaine, Expert reconnu et membre de l’équipe française Microsoft décrit de façon claire et concise l’historique des solutions Microsoft de gestion de projets, l’offre actuelle et les produits en cours de développement.


La solution Microsoft Project Online

L’équipe française de Microsoft a enregistré une vidéo d’une vingtaine de minutes qui présente les principales fonctionnalités de la solution. Vous pouvez visionner cette vidéo sur cette page ou sur le site d’origine Channel9.


A lire attentivement avant de démarrer...
Vous trouverez sur cette page 67 exercices sur Microsoft Project Professional. Ces exercices sont écrits pour les versions 2010 et suivantes. Attention, si vous utilisez Microsoft Project Standard sachez que certaines fonctions sont absentes de cette version allégée. Les exercices de cette page passent en revue la presque totalité des très nombreuses fonctions du logiciel. Un conseil : lisez attentivement ce qui suit avant de vous mettre au travail.
 
Mode d'emploi 1Les sujets et corrigés des exercices peuvent être téléchargés. Les sujets sont au format PDF et les corrigés sont des fichiers Project compressés au format .zip. Vous pouvez faire les execices en totale autonomie : tout est expliqué dans les énoncés et un récapitulatif des commandes du logiciel figure au bas de chaque page.
– Le scénario de chaque exercice est conçu pour être le plus simple possible de façon à vous éviter des saisies fastidieuses et surtout pour vous permettre de bien observer le comportement du logiciel.
– Soyez très méthodique, certains exercices utilisent comme fichier de départ le résultat d’un exercice précédent. Faites les exercices dans l’ordre. Nommez correctement vos fichiers et sauvegardez-les tous dans le même dossier.
– Pour certains exercices vous constaterez l’absence de bouton de téléchargement du corrigé. C’est normal, ces exercices souvent très simples n’ont tout simplement pas de corrigé.
 
Mode d'emploi 1En tant que visiteur, vous avez accès aux 23 exercices de niveau découverte. Les 44 exercices de niveau avancé, signalés par des boutons de téléchargement gris, sont réservés aux membres PREMIUM. Pour avoir immédiatement accès à la totalité des exercices, il vous suffit de souscrire un abonnement PREMIUM
Bonne découverte et bon apprentissage.
Découvrir MS Project (avec 2 vidéos)
Si vous ne connaissez vraiment pas Microsoft Project, cette leçon est faite pour vous. Prenez le temps de la parcourrir avant d’aller plus loin, et voyez les vidéos. Cette leçon comporte deux parties : « Construire un diagramme de Gantt simple » et « Découvrir l’interface de Project »
Bonne découverte.

Première partie : Construire un diagramme de Gantt simple

Sommaire de la première partie

  • Introduction
  • Activer le mode automatique
  • Créer les tâches
  • Saisir les durées et créer les jalons
  • Lier les tâches entre elles
  • Afficher la récapitulative du projet
  • Affecter les ressources
Voir la vidéo « Mon premier diagramme de Gantt » (durée 4 minutes)

Introduction

Un diagramme de Gantt simple réalisé avec ProjectVoyons l’usage que font la plupart des utilisateurs de MS Project : construire un diagramme de gant et affecter des ressources aux tâches.
Même si vous débutez, il ne vous faudra que quelques minutes pour réaliser un planning comme celui qui vous est présenté ci-dessous. Vous aller apprendre à… Créer les tâches et saisir les durées (1). Lier les tâches entre elles (2). Créer les jalons (3). Affecter les ressources aux tâches (4). Afficher la tâche récapitulative du projet (5).

Activer le mode automatique

Le mode automatique de Project 2010Voici un piège dans lequel tombent tous les débutants depuis la version 2010 du logiciel : Avez-vous remarqué qu’en bas à gauche de votre écran se trouve un menu déroulant ? Non, car on ne s’attend pas à trouver une commande placée à cet endroit, première erreur d’ergonomie de la part de Microsoft. Cette liste sert à choisir le mode de fonctionnement du logiciel, entre le mode automatique qui est le mode de fonctionnement traditionnel depuis les premières versions de Project et le mode manuel qui est une nouveauté de 2010 et qui ne concerne que très peu d’utilisateurs. La deuxième erreur d’ergonomie est d’avoir choisi comme paramétrage par défaut le mode manuel.
Donc, avant de créer votre première tâche, basculez en mode automatique. On verra dans une autre leçon comment rendre définitif ce choix (mode automatique par défaut) pour tous vos futurs projets.

Créer des tâches

Rien de plus simple que de créer des tâches : il suffit de saisir leur nom, comme dans un tableur.

Saisir les durées et créer des jalons

Même chose pour saisir les durées. Dans Project, une tâche de durée nulle est un jalon. Saisissez 0 (zéro) comme valeur de durée d’une tâche, et la barre qui lui correspond prendra automatiquement la forme d’un losange, caractéristique des jalons.

Lier les tâches entre elles

Pour créer les liens d’antériorité, plusieurs façons. Vous pouvez tout simplement « tirer » les liens par un simple cliqué-glisser de la barre prédecesseur vers la barre successeur. Vous pouvez aussi utiliser la colonne « predecesseurs » en y saisissant le numéro de la tache prédécesseur. Sachez que dans Project chaque manœuvre peut en général se faire de 5 façons différentes, mais n’anticipons pas.

Afficher la récapitulative du projet

Afficher la tâche récapitulativeLes planificateurs professionnels mettent systématiquement une tâche récapitulative en tâte de la liste des tâches. C’est devenu extrèmement facile avec Project 2010 : il suffit dans l’onglet « format » de cocher « Tâche récapitulative du projet ». La tâche récapitulative du projet est représentée par une barre gris clair qui englobe toutes les tâches du projet.

Affecter les ressources

Affecter les ressourcesBien que cette méthode ne soit pas la plus professionnelle, vous pouvez créer les ressources directement dans le diagramme de Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne « nom ressources »
Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche, comme Jean et Karim sur la tâche « creuser la tranchée » séparez les noms par un point-virgule.
Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l’onglet qui apparaît à sa droite. En cliquant sur cet onglet vous déroulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous affectez à la tâche.

Deuxième partie : Découvrir l’interface de Project

Sommaire de la deuxième partie

  • L’affichage principal de Project 2010 / 2016
  • Les info-bulles
  • Le menu contextuel par clic droit
Voir la vidéo « Découvrir l’interface de Project » (durée 9 minutes)

L’affichage principal de Project 2010

Voici l’affichage de Project tel qu’il apparaît au démarrage du logiciel. Il se compose de 6 zones :

L'écran de microsoft Project 2010
La liste des tâches
La liste des tâches est l’élément central de toute planification. Le terme « WBS » qui figure sur le schéma est l’abrégé de « Work Breakdown Structure » que l’on peut traduire par « liste hiérarchisée des tâches »
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est la représentation de la position des tâches sur l’échelle de temps. il est équipé d’ascenceurs vertical et horizontal.
Le « ruban » de Project 2010
Le ruban est une nouveauté de Project 2010. Les utilisateurs de Word et Excel 2007 retrouveront leurs automatismes, les habitués des versions antérieures de Project vont devoir changer leurs automatismes.
La barre d’outils accès rapide
Par défaut, la barre d’outils accès rapide contient quelques boutons, notamment le bouton enregistrer. Sachez que vous pouvez enlever et surtout rajouter des boutons. Cet aspect sera traité dans la leçon « personnalisation de l’interface ». vous pouvez aussi déplacer la barre sous le ruban.
La Chronologie
La « Chronologie » est une représentation simplifiée de votre planning. Nous verrons dans la leçon « Planification par les durées » pourquoi et comment utiliser cet affichage.
La barre d’état
La barre d’état est présente sur beaucoup de logiciels. Elle comporte à droite un zoom qui permet de dilater et contracter l’échelle de temps du diagramme de Gantt. A l’extrémité gauche et contre toute attente, un menu déroulant qui permet de choisir le mode de planification : manuel ou automatique.

Les info-bulles descriptives

Prenez l’habitude d’utiliser les info-bulles : Vous immobilisez le pointeur sur une entité (icone, bouton, barre du gantt…) et une information sur cette entité vous est fournie.

Les menus contextuels

Un clic droit sur une entité (une barre du Gantt, un groupe de cellules…) donne accès à la liste des commandes qui s’appliquent à cet élément.

Planification par les durées (avec 4 vidéos et 27 exercices)
Planification par les duréesL’intitulé de cette leçon « La planification par les durées » vous semble probablement énigmatique. Voici de quoi il s’agit : Que l’on travaille sur papier ou sur un logiciel de planification, le processus de planification du projet est immuable. Vous devez impérativement travailler en deux temps. D’abord construire votre planification sans vous préoccuper des personnes (ressources) qui seront afectées aux travaux. Dans cette phase vous déterminez la durée des tâches dans l’idéal, en faisant comme s’il suffisait, le moment venu, de claquer dans les doigts pour obtenir instantannément les ressources nécessaires à la réalisation du projet. La réalité (et les difficultés) de l’affectation des ressources ne sont prises en compte que dans un deuxième temps. Ce sera l’objet de la leçon « Planifier les ressources ».
Sommaire de la leçon :

  • Paramétrer le calendrier du projet
  • Planifier dans le réseau logique
  • Planifier dans le diagramme de Gantt
  • Planifier en mode de tâche manuel

Paramétrer le calendrier du projet

Voir l’extrait de la vidéo « Paramétrer le calendrier » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (9 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Introduction

Lorsque vous créez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appelé « calendrier standard ». Les paramétrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fériés…) sont ceux par défaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spécificités de votre projet.
Vous pourrez ensuite créer dans le projet autant de calendriers que nécessaire. Vous constaterez que MS Project associe à chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.
Les rubriques qui suivent indiquent la marche à suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2010.

Paramétrer la semaine de travail

Attention : ne vous trompez pas de chemin, contrairement aux apparences le chemin Tache =>Diagramme de gantt => calendrier ne vous donne pas accès au paramétrage des horaires et des jours fériés mais à l’une des trois représentations de votre planning (diagramme de gantt, réseau logique et « calendrier »).
On accède aux paramétrages du calendrier du projet par Projet => modifier le temps de travail.
Dans la boite de dialogue qui s’ouvre alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.
Paramétrage du calendrier
Paramétrage des horaires de travailEn cliquant sur le bouton « détails » on accède au paramètrage des horaires de chaque jour de la semaine.

Astuce : vous pouvez (comme sur l’image ci-contre) sélectionner par cliqué-glissé plusieurs journées qui ont les mêmes horaires.

Définir les exceptions du calendrier

Les exceptions du calendrierLes jours fériés se déclarent dans l’onglet « exceptions » ainsi que les journées dont l’horaire serait particulier.

Définir une exception du calendrierPour chaque « exception », on indique, après avoir cliqué sur le bouton « détails », le statut « chomé » ou l’horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l’évènement.
La règle que l’on vient de définir sera valide sur la plage de périodicité, que l’on peut définir par le nombre d’occurences (de répétitions) de l’évènement ou par la période de temps sur laquelle elle s’appliquera.

En cadeau, le calendrier France 2016 à 2030

Calendrier MS Project

Calendrier 2016 à 2030 Pour télécharger le fichier MS Project contenant les jours fériés français jusqu’en 2030, c’est très simple : Cliquez sur l’icone ci-contre et décompressez l’archive. Il s’agit d’un simple fichier au format Microsoft Project 2013 (.mpp). Pour en faire votre calendrier par défaut, onglet fichier => Organisateur, puis dans la boite de dialogue, onglet calendriers. Deux menus déroulants sont présents au bas de la boite de dialogue. sélectionner à gauche Calendrier_2016-2030 (ce fichier), et à droite Global.MPT qui contient les paramètres par défaut du logiciel. Colonne de gauche (fichier Calendrier 2014_2030), sélectionner « standard » puis cliquer sur « Copier>> ». Confirmez que le nouveau calendrier remplace le précédent. C’est fait ! Ouvrez un nouveau projet et vérifiez que le calendrier standard comporte bien les jours fériés.

Fixer la durée standard du jour, de la semaine, du mois

Paramétrer les durées standardEncore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants. Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine standard, votre mois standard.
Ces valeurs sont à saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier => options => planification.

Attention : Si vous effectuez ce paramétrage après avoir créé des tâches, Project recalculera vos durées de tâche sans vous demander votre avis, vous n’aurez pas d’autre alternative que de re-saisir toutes les durées de tâche !

Planifier dans le réseau logique

Voir l’extrait de la vidéo « Planifier dans le réseau logique » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (17 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Pourquoi utiliser le réseau logique ?

Bien que l’utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le réseau logique en désuétude, il ne faut pas négliger l’intérêt de ce mode de représentation du projet, tant sur le plan pédagogique que de façon opérationnelle pour établir très rapidement le macro-planning du projet.

Présentation de l’affichage « réseau de tâches »

On accède au réseau logique par le chemin affichage => réseau de tâches. Tâches et liens se créent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l’écran.
Conformément à l’usage, dans MS Project le chemin critique est mis en évidence par la couleur rouge des tâches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tâches à marge nulle.
Voici ci-dessous un planning réalisé directement sur l’affichage « réseau de tâches »

Réseau logique

Personnaliser l’affichage réseau de tâches

Si vous utilisez l’affichage tel qu’il est paramétré par défaut, vous n’obtiendrez pas le résultat présenté ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s’alignent d’autorité par niveau. Vous pouvez autoriser le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases

Supprimer tâches et liens

Pour supprimer une tâche clic droit sur la case et choisir « supprimer » dans la liste des choix proposés. Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic sur le lien et bouton supprimer

Personnaliser les cases

Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-dessus, il faut donner l’apparence souhaitée aux cases par format => style des cases.

Le macro-planning du projet

L’affichage « réseau de tâches » utilisé tel que décrit ci-dessus est un excellent outil pour réaliser le macro-planning du projet. Le « macro-planning » est un planning à grosse maille, que l’on réalise en tout début de projet pour en vérifier la faisabilité.

Construire le macro-planning

Vous voulez étonner vos collègues ? Construisez le macro-planning en réunion, à partir d’une page blanche, au vidéo-projecteur.

Planifier dans le diagramme de Gantt

Voir l’extrait de la vidéo « Planifier dans le diagramme de Gantt » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (26 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Activer le mode de tâche automatique

Microsoft a introduit dans la version 2010 la notion de « mode de tâche » (1).  Le mode automatique correspond au fonctionnement des versions antérieures jusqu’à 2007. Le mode manuel est l’une des innovations majeures de la version 2010. Le fonctionnement manuel sera décrit plus loin. Les premiers paragraphes de ce tutoriel utiliseront uniquement le mode automatique.
Mode manuel de tâche
Lorsque vous ouvrez un nouveau projet, prenez soin d’activer le mode automatique pour ce projet.Pour cela, utilisez la liste déroulante située en bas à gauche de l’écran (2). Toutes les tâches que vous créerez désormais dans ce projet fonctionneront en mode automatique.
Options de planificationProbablement souhaiterez-vous ne pas avoir à renouveler cette manœuvre pour chaque nouveau projet. Dans ce cas voici la façon de faire Fichier => Options => Planification => Options de planification pour ce projet => sélectionnez « Tous les nouveaux projets » (1), puis Nouvelles tâches créées « planifié automatiquement » (2)

Définir la date de début de projet

Date de début de projetAussi étonnant que celà paraisse, beaucoup d’utilisateurs négligent de spécifier la date de début de projet. On accède au paramétrage de la date de début de projet par le chemin Projet => informations sur le projet. Attention : Par défaut, MS Project commence les journées à 9 heures du matin indépendamment des horaires de travail du calendrier. Pour avoir la maitrise de l’heure, utilisez, comme dans l’exemple ci-dessus, un format date et heure :  Fichier => options => Général => format de date

Les durées estimées

Durées estiméesLe point d’interrogation dans la colonne durée signifie que project a donné une durée par défaut (1 jour) et qu’il attend votre confirmation. Le point d’interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une valeur de durée.
Si vous avez saisi une valeur de durée dont vous n’êtes pas certain et que vous souhaitiez mettre en évidence cette inceritude, vous pouvez remettre le point d’interrogation comme ici sur la tâche 3. Double-clic sur la tâche pour ouvrir la boite de dialogue « information sur la tâche » et cochez « estimée

Créer, insérer, supprimer des tâches

Comme toujours dans Project il y a plusieurs façons de créer une tâche. Le plus simple est de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.
Créarion des tâchesAttention : Evitez les procédures qui conduisent MS Project à contraindre les tâches, par exemple ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de gantt. Dans l’exemple ci-dessus la deuxième tâche a été créée de cette façon. L’icone dans la colonne informations nous signale que la tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l’icone, une infobulle apparait avec l’indication de la nature de la contrainte.
C’est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu’une tâche est contrainte. La tâche contrainte doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.
D’une façon générale soyez attentif aux icones figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont là pour vous signaler une anomalie ou une spécificité de la tâche.

Créer des liens d’antériorité

Rien de plus facile que de créer un lien d’antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de gantt, soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne « prédécesseur », soit encore dans la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet prédécesseurs. Attention : N’utilisez pas les liens entre tâches pour régler les problèmes de sur-utilisation de ressources.

Modifier l’échelle de temps, zoomer

Zoomer dans le GanttDeux façons pour zoomer dans le gantt :
– Très basique, utiliser le curseur situé en bas de l’écran à droite de la barre de tâche.
– Pour avoir une bien maîtrise du zoom, clic droit sur l’échelle de temps et choix « zoom »
Et si vous voulez maîtriser parfaitement l’échelle et le libellé des périodes (comme sur l’image ci-dessus) clic droit sur l’échelle de temps et choix « Echelle de temps« . La boite de dialogue qui va s’ouvrir vous permet un contrôle parfait.

Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan)

Hierarchiser la WBSTout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hiérarchisation des taches est très facile à prendre en compte dans Project. Il suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l’aide des icone flèche verte.

Planifier en mode de tâche manuel

Voir l’extrait de la vidéo « Planifier en mode de tâche manuel » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (12 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

La planification descendante

Depuis les débuts de la planification par réseau de tâches, dans les années 1950, la norme était la « planification montante ». C’est la durée des tâches et la logique d’enchainement de ces mêmes tâches qui déterminait la durée du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brêche et la règle a tendance à s’inverser : les managers décident de la durée du projet et les techniciens effectuent les choix techniques dans le respect de l’objectif fixé.
Le mode manuel de tâche introduit dans la version 2010 de Project est une réponse à cette nouvelle donne.

Le phasage du projet

Le phasage du projetL’exemple ci-contre illustre la planification descendante : la durée du projet est fixée (110 jours) alors que les durées des tâches élémentaires ne sont pas renseignées.
Par contre les tâches ont été regroupées en 4 phases. Les récapitulatives de phase étant paramétrées en mode manuel, il est possible de leur donner une durée et ainsi de descendre d’un niveau dans le logique de planification descendante.

Le mode de tâche automatique

Le mode automatique correspond à la façon de fonctionner de toutes les versions antérieures de project. Il a vocation à continuer à exister et même à cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette coexistence est que le projet soit d’abord planifié en mode manuel et que les tâches basculent ensuite en mode automatique, chaque fois qu’une information fiable permet qu’il en soit ainsi. A l’exception toutefois des récapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique à les conserver en mode manuel.

Les taches élémentaires en mode manuel

Le mode de tâche manuelEn mode manuel, on saisit pour chaque tâche les informations connues pour cette tâche et pas plus. La forme prise par la date de tâche est l’illustration fidèle de ces informations.

Les tâches manuelles dans le planificateur d’équipe

Le planificateur d'équipeCe planning est le même que dans le diagramme de gant ci-dessus. Les tâches pour lesquelles la période de déroulement n’est pas connue (B, C et D) restent en réserve dans la colonne Tâches non planifiées. Si la période est connues elles sont planifiées mais la couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique et vert-bleu pour manuel

Les liens en mode manuel

En mode manuel, il est possible de lier les tâches, mais (est c’est logique) les tâches peuvent être déplacée comme si les liens n’existaient pas.

Les alertes visuelles

Les alertes visuellesLorsqu’il y a contradiction entre la position d’une tâche et les règles de planification, comme ici entre le lien de fin à début prototype => Qualification et la position de la tâche qualification, le logiciel nous alerte deux fois : par le sous-lignement des valeurs incohérentes du tableau et par la bordure en pointillé de la tâche suspecte.

Désactiver une tâche

Les tâches désactivéesIl est possible de désactiver une tâche, comme ici la tâche Fabrication outillages. Cette têche reste au planning avec une représentation sans ambiguité. Par contre les données de cette tâche ne sont pas prises en compte dans les calculs.

Les tampons de sécurité

Les tampons de sécuritéMême si vous continuez à planifier en mode automatique comme dans les versions antérieures de Project, il peut être intéressant pour vous de mettre les récapitulatives de phase (ou de lot) en mode manuel. Cela vous autorise à incorporer en fin de phase (ou de lot) un tampon de sécurité.
Notez que la barre des récapitulatives est double, la partie inférieure indique la plage occupée par les tâches du lot, et également que sa couleur change suivant que le tampon est consommé (rouge) ou non (bleu-gris).

Exercices NIVEAU DECOUVERTE, accessibles à tous

Planif-Manu
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Planification manuelleLe premier intérêt des logiciels de planification est d’automatiser le calcul des délais, ils ont même été créés pour celà ! La version 2010 de Microsoft Project a dérouté les utilisateurs historiques en introduisant un mode de tâche manuel dans lequel la plupart des calculs sont inactifs. Bon nombre d’utilisateurs (et de formateurs) ont boudé cette fonction dont ils n’ont pas compris l’intérêt.
Pire que cela : le mode manuel étant activé par défaut, cette nouveauté a rendu encore plus arride la prise en main du logiciel par les débutants et surtout les autodidactes.
Ne jetons pas le bébé avec l’eau du bain, acceptons la justification de Microsoft : « Ce mode de planification manuel doit être réservé aux tâches sur lesquelles le chef de projet n’a pas ou peu de visibilité au moment de la planification. »
Ce petit exercice va vous permettre de tester ce mode de tâche manuel et d’en mesurer l’intérêt.
 
Premiers-Pas
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Mode automatique ProjectLes paramétrages par défaut de project manquent souvent de logique et constituent de ce fait un véritable piège dans lequel tombent systématiquement les débutants. Vous allez dans cet exercice désamorcer quelques-uns de ces pièges et préparer l’interface pour les prochains exercices.
 
Découvrir
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Découvrir MS ProjectSi vous n’avez jamais utilisé de logiciel de planification de projet, ce petit exercice vous donnera une première idée du fonctionnement et des possibilités de ce type d’application. Vous allez créer quelques tâches qui constituent le début du projet qui servira de fil rouge tout au long de la série d’exercices.
 
Calen-Proj
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Calendrier MS ProjectLa façon dont Project calcule les date et heure de fin de tâche est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs, tout comme la nécesité de paramétrer les options de durée. Ce petit exercice va vous révéler une partie de cette énigme. Vous allez et déclarer les jours fériés et paramétrer les horaires de travail de l’équipe.
 
Marges
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Calcul des marges dans MS ProjectUn chef de projet est dans l’incapacité de réagir correctement aux aléas du projet, par exemple une tâche qui prend du retard, s’il n’a pas la connaissance des valeurs de marge. Or Project calcule ces marges, il suffit de lui demander de les afficher et c’est très simple.
 

Reseau-Taches
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Réseau de tâchesTous les élèves et étudiants des filières techniques connaissent le réseau logique (improprement appelé « PERT »). Il s’agit d’une représentation du planning sous la forme d’un réseau, très utile pour mettre en évidence la logique d’enchainement des tâches. Beaucoup d’utilisateurs de MS Project ignorent que le logiciel affiche en standard la vue réseau logique. Il est même possible de construire entièrement le planning dans cet affichage. Cet exercice ne comporte pas de corrigé, il consiste juste à visualiser le planning de l’exercice « Découvrir » sous la forme du réseau logique.
Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
 
Affich-Cal
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L'affichage calendrierParmi les affichages préconfigurés par microsoft figure l‘affichage « Calendrier ». Bien que très peu utilisé, cet affichage a ses partisans. Cette fiche n’a pas d’autre ambition que de vous le faire découvrir, cela ne vous prendra que quelques minutes. Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
 

Structur-WBS
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La structure WBSTrois sujets importants sont développés dans cet exercice : 1- La mise en place en tête de la liste des tâches une ligne récapitulative du projet. Même si à ce stade de votre apprentissage cela ne vous semble pas essentiel, cela deviendra indispensable lorsque vous voudrez connaître le coût du projet, le nombre d’heures travaillées ou toute autre valeur consolidée au niveau du projet. 2- Le Regroupement des tâches en en phases ou en lots, pour une meilleure lisibilité et une meilleure maîtrise du projet. 3- Le positionnement de jalons dans votre planification, que ces jalons soient des marqueurs de fin de phase, des jalons Go/nogo, des jalons directeur, des jalons contractuels ou encore des jalons d’entrée.
 
Durees
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Les durées dans MS ProjectTrois problématiques sont abordées dans cet exercice 1- Project affiche par défaut les durées en jours, ce qui ne vous empèche pas de combiner dans le même projet différentes unités de temps : heures, jours, semaines ou mois. 2- Fonction souvent utile et pourtant inconnue d la plupart des utilisateurs, Project vous autorise à saisir des durées en temps calendaire. 3- La façon dont Project calcule les durées est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs, surpris de voir des dates et heures de fin de tâche apparemment aberrantes. Le calcul de Project est pourtant d’une grande logique comme vous allez pouvoir le vérifier.
 
Absur-Durees
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Les durées par l'absurdeBeaucoup d’utilisateurs de MS Project ont du mal à comprendre le mécanisme de calcul des dates et heure de fin de tâche, et partant de la longueur des barres du Gantt. La meilleure façon de comprendre un phénomène est souvent de le caricaturer, c’est ce que vous allez faire dans cet exercice. Voyez la capture d’écran ci-contre, n’est-elle pas surprenante ?
 
Type-Liens
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Les types de liens dans MS ProjectLe réseau PERT, introduit dans les années 1950, n’autorisait que le simple lien d’antériorité. Le progrès était pourtant énorme puisque le PERT rendait possible le calcul du planning, manuellement ou à l’aide des tout premiers ordinateurs. L’avènement de la micro-informatique a permis de mettre à la disposition du plus grand nombre des logiciels de planification de plus en plus performants. Aujourd’hui la plupart des logiciels de planification, dont MS Project offrent la possibilité de lier les tâches entre elles avec un réalisme accru. En toute logique il existe 4 types de liens  : Fin-début, Début-début, Fin-fin et Début-fin. Le lien de fin à début est le seul à mériter le nom de lien d’antériorité. Pour les trois autres types on parlera de liens de dépendance. A un lien peut être associé un décalage positif (retard) ou négatif (avance). La valeur du décalage s’exprime en temps ouvré, en temps calendaire ou en pourcentage de la durée de la tâche pilotante (antécédent).
 

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Visu-Marges
Visualisation des margesLa connaissance des valeurs numériques des marges est une bonne chose, mais c’est encore mieux de les visualiser dans le diagramme de Gantt. C’est ce que vous allez faire dans cet exercice. Ce sera l’occasion de découvrir les fonctions de personnalisation de l’affichage diagramme de Gantt.
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Rétro-Planning
Le rétro-planningLa planification de projet s’effectue traditionnellement en ordonnancement au plus tôt, d’ou les notions bien connues de chemin critique et de marges. Il n’empèche que de plus en plus d’entreprises imposent une logique inverse : les tâches sont systématiquement ordonnancées au plus tard. Les motivations de cette façon de procéder, appelée rétro-planification, sont nombreuses, à commencer par une amélioration mécanique de la trésorerie de l’entreprise.
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Contraintes
Les contraintes de tâcheL’idée qu’un planning se construit uniquement en reliant des tâches entre elles par des liens de dépendance est une vision un peu « hors sol ». Dans la réalité, aux contraintes de dépendance s’ajoutent des contraintes liées au calendrier. Citons par exemple la nécessité d’exécuter tel ou tel travail avant (ou après) la saison des pluies, ou en dehors des période de gel, l’obligation (en maintenance) de profiter d’une période du congés, la participation à un salon professionnel ou à une manifestation sportive ou culturelle…. Project offre huit type de contraintes. Cet exercice va vous permettre de les découvrir.
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Réunions
Les tâches périodiquesLa planification des revues de projet ou réunions de chantier est rendue très simple grace à l’utilisation des tâches périodiques. Le fonctionnement est assez proche de celui d’un agenda électronique.
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Macroplan
Réseau de tâches MS ProjectLe réseau logique était universellement connu et utilisé par les planificateurs jusqu’à l’arrivée des logiciels de planification. Injustement tombé en disgrâce, il reste le moyen le plus intuitif et le plus rapide pour réaliser, en phase exploratoire, le « macro-planning » du projet. Ce travail gagne à être effectué au vidéoprojecteur et bien entendu en groupe de travail. Sur le plan pédagogique, il permet de mettre en évidence les notions fondamentales de la planification : Règles d’antériorité, Chemin critique et marges.
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Hamac
Tâches Hamac dans MS ProjectDeux problématiques dans cet exercice : 1- Deux tâches ne peuvent être liées entre elles que par un seul lien. Or il arrive que l’on souhaite que deux tâches soient strictement synchrones : que leur début soit lié et que leur fin soit liée. L’une est « maître » et l’autre « esclave ». Le tâche « esclave » est appelée tâche « Hamac » 2- Autre besoin assez fréquent, interrompre une tâche et la reprendre ensuite. La fonction qui correspond à ce cas de figure est le « fractionnement » de tâche. Ces deux notions vont être mises en pratique dans ce court exercice.
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Durées-Plus
Durées plusCet exercice est destiné à vous faire progresser dans la compréhension des mécanismes de calcul des durées dans Project. Deux thèmes vont y être traités : Le mode de cacul des tâches récapitulatives et le recalcul des durées de tâche après leur fractionnement.
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Echéances
Echéances de tâchesUne échéance est tout simplement la date butoir qu’une tâche ne doit pas dépasser. Le terme anglais dead-line est particulièrement expressif.
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Désactiver
Tâche désactivée dans ProjectBien que cela constitue une entorse aux canons de la planification, il peut exister dans un projet des tâches optionnelles, ou plus exactement des tâches dont la nécessité se confirmera ou pas en cours de projet. Ce peut être le cas par exemple dans des projets pharmaceutiques pour des campagnes de test ou dans des projets d’innovation technologique. Project 2010 a apporté la fonction « désactiver », très simple d’utilisation et qui résoult élégamment ce problème.
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Multi-Chemins
Plusieurs chemins critiquesDeux problématiques sont traitées dans cet exercice :
1- L’idée d’un chemin critique reliant sans discontinuité le jalon de début du projet au jalon de fin est une vision utile mais très scolaire. Dans les plannings professionnels faits de groupes de tâches pouvant être relativement indépendants les uns des autres, le chemin critique tend à ne concerner que quelques tâches (sur quelquefois plusieurs centaines) et perd de ce fait tout intérêt. En cochant l’option « Afficher les chemins critiques multiples« , chaque sous-réseau indépendant dispose de son propre chemin critique.
2- Dans un projet qui dure plusieurs semaines, mois ou années, une tâche qui n’aurait que un ou deux jours de marge doit être surveillée avec autant de vigilance qu’une tâche critique. Or l’une apparait en rouge et l’autre pas. Problème facile à régler : vous poucez choisir le seuil de marge totale en dessous duquel une tâche apparaîtra en couleur rouge.
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Code-WBS
Code WBSLe code WBS est tout simplement le code hiérarchique attribué à une tâche. La logique de numérotation ressemble à ce que l’on fait classiquement pour les chapitres et paragraphes d’un texte. Deux points importants sur ce sujet : 1- Project génère automatiquement les codes hiérarchiques. 2- Cette gestion automatique n’est pas sans poser des problèmes, heureusement il y a des remèdes. C’est ce que l’on va voir dans cet exercice.
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Marquer-Commenter
Tache marquéeIl y a dans Project des nombreuses fonctionnalités inconnues des utilisateurs et qui sont pourtant à la fois très utiles et très faciles d’utilisation. En voici deux exemples : 1- Le « marquage » des tâches. 2- L’association de commentaires à une tâche.
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Tampons-Temps
Tampons de sécuritéC’est bien connu, il n’y a pas de projet sans aléas. Dans un planning à chemin critique, le délai ne peut être respecté que si un retard sur une tâche critique est compensé par une réduction de la durée d’un sucesseur critique de cette tâche. Plutôt difficile, et ce d’autant plus si la fin du projet est proche. Par ailleurs on connait l’effet de « domino » qui fait qu’un petit retard sur une tâche est souvent amplifié sur les tâches successeur. Beaucoup de planificateurs pallient ce problème en surestimant la durée des tâches, ce qui revient à cacher des marges de sécurité dans le planning. Cette façon de faire a deux défauts au moins : le manque de transparence, avec le risque qu’à la longue le stratagème ne soit découvert, et si les ressources sont planifiées, la surestimation du travail et en conséquence des coûts. Voici une solution qui fonctionne avec toutes les versions de Project, elle consiste à regrouper les tâches (en phases ou en lots) et a cloturer chaque regroupement par un jalon affecté d’une contrainte « doit commencer le »
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Tampons-Manu
Tampons de sécurité 2Si votre pratique consiste à insérer dans votre planning, en fin de phase ou en fin de lot, des tampons de sécurité, sachez que le mode de tâche manuel – tant critiqué par de nombreux utilisateurs – vous offre une nouvelle façon de procéder. Cet exercice va vous permettre de tester cette nouvelle procédure et d’en mesurer les avantages.
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Deplac-Projet
Déplacer le projetIl n’est pas rare que le client ou la hiérarchie décident, alors que le projet était planifié, d’en retarder la date de début. Vous pensez qu’il suffit de modifier la date de début de projet pour s’adapter à la nouvelle donne ? Pas si simple, mais Microsoft a pensé à tout…
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Chronologie
Affichage chronologie de ProjectL’affichage « Chronologie » est une nouveauté de la version 2010 de Project. Cet affichage correspond à un réel besoin des planificateurs en matière de reporting. Le principe est de disposer d’une ligne de temps (timeline) sur laquelle on peut reporter les jalons directeurs du projet. Accessoirement – et ce n’est pas un gadget – l’affichage chronologie dispose d’un curseur qui perment de manipuler la fenêtre du diagramme de gantt.
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Planification des ressources (avec 1 vidéo et 14 exercices)
Vous maitrisez la planification par les durées ? Il est temps d’apprendre à planifier les ressources. Le niveau de complexité va augmenter d’un cran mais vos plannings vont grandement gagner en réalisme. Soyez plus rigoureux que jamais dans votre apprentissage car si Project ne vous a pas encore fait de misères c’est ici que cela risque de commencer.

Comment planifier les ressources dans MS Project ?

Planifier les ressourcesVous avez planifié votre projet « par les durées ». Autrement dit, vous avez établi la liste des tâches, vous avez estimé la durée de chaque tâche, vous avez lié les tâches entre elles pour intégrer les contraintes d’antériorité. Project a calculé la durée de votre projet.
Voici venu le moment de planifier les ressources. C’est ici que l’utilisateur autodidacte de Project perd définitivement pied : Que signifient les termes « ressource générique », « ressource de type matériel », comment se comporte une tâche « pilotée par l’effort »…. Voici les réponses à ces questions et à bien d’autres !
Bon apprentissage et bon visionnage

Sommaire de la leçon :

  • Types de ressources
  • Déclarer les ressources
  • Affecter les ressources aux tâches
  • Les calendriers de ressources
  • Détecter les sur-utilisations
  • Niveller manuellement
  • Le nivellement assisté
Voir l’extrait de la vidéo « Planifier les ressources » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (16 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Types de ressources

Tableau des ressourcesTraditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet. Plus généralement est appelée ressource tout élément contribuant à la réalisation d’une tâche : une personne (Paul Durand), un groupe de personnes (Maçons), un matériel (Bétonnière), un matériau (béton). Project propose 5 types de ressources :

  • Les individus, ici Paul Durand.
  • Les groupes d’individus, ici une équipe de 5 maçons (capacité maximale =500%)
  • Les matériels, ici la bétonnière.
  • Les matériaux, ou consommables (appelés à tort « matériels ») ici le béton (type matériel)
  • Les ressources de type coût, une nouveauté de la version 2007

Attention : Project ne fait aucune différence entre les individus et les matériels. Si vous voulez afficher les charges de travail des tâches, ne planifiez pas les matériels !

Déclarer les ressources

Bien que l’on puisse créée les ressources de type travail directement depuis le diagramme de gantt, dans la colonne « nom ressources », on ne peut que déconseiller cette procédure aux débutants, qui risquent de créer des doublons. Prenez la bonne habitude de créer les ressources dans l’affichage Ressources => tableau des ressources, comme dans la capture d’écran du paragraphe précédent.

Affecter les ressources aux tâches

Colonne noms ressourcesMicrosoft a fait évoluer pour la version 2010 la présentation de la colonne « nom ressources ». Il est désormais possible de cocher les ressources de chaque tâche dans la liste déroulante.
Cette méthode trouve néanmoins très vite ses limites : impossible d’indiquer par exemple la quantité de béton consommée pour la tâche A !

Onglet ressourcesVoici une façon plus professionnelle de saisir les ressources : ouvrez la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet « ressources ».
Il est ici possible d’indiquer les quantités consommées, ici deux maçons et 3m3 de béton.
Affecter les ressourcesLa façon la plus rapide, la plus confortable et la plus professionnelle d’affecter les ressources consiste à utiliser la boite de dialogue Ressources => Affecter les ressources.
Particularité de cette boite de dialogue : elle peut rester ouverte lorsque vous passez d’une tâche du gantt à la suivante.
Attention : Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche, faites l’opération en une seule fois. Si vous quittez la boite de dialogue pour y revenir, MS Project interprète votre geste comme la volonté de modifier les affectation et il recalcule à votre insu la durée de tâche.
Utilisation des ressourcesIl est possible de saisir manuellement les quantités d’heures consacrées par les ressources à chaque têche. Pour cela, fractionner l’écran (Affichage => détails) et mettre en partie basse l’affichage « utilisation des ressources »

Les calendriers de ressources

Temps de travailLorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans projet => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d’absence ou les horaires particuliers de chaqu’un.

Détecter les sur-utilisations

sur-utilisation de ressourceUne ressource affectée pendant une période de temps au-dela de sa disponibilité est dite sur-utilisée. Cette sur-utilisation n’est pas acceptable et nécessite un traitement.
Observez le petit bonhomme rouge dans la colonne « informations ». Il nous signale une sur-utilisation sur les tâches A et E.

Ressources de type travailDans l’affichage => Tableau des ressources, les ressources en sur-utilisation apparaissent en rouge. La ressource en sur-utilisation dans le planning ci-dessus est Bob.
Pour faire un diagnostic précis des sur-utilisations, vous pouvez procéder comme suit : Fenêtre => fractionner, activer la fenêtre du bas, affichage => graphe des ressources, activer la fenêtre du haut, sélectionner une tâche. Les ressources affectées à la tâche sélectionnée apparaissent dans la fenêtre du bas. Les flèches de défilement permettent de faire défiler les différentes ressources affectées à la tâche.
Astuce : pour scruter en une seule opération la totalité des ressources du projet, sélectionner, dans la fenêtre du haut, la totalité des tâches.

Niveller manuellement

Voici une stratégie légèrement différente de celle décrite ci-dessus : Vous pouvez voir dans la capture ci-dessous que la fenêtre a été fractionnée, mais on a mis le graphe des ressources en partie haute. Pour la fenêtre du bas c’est l’affichage « audit du gantt » qui a été choisi. L’avantage de ce choix est double : Dans la fenêtre du haut on fait défiler les ressources une par une jusqu’à en trouver une qui se trouve sur-utilisée (ici, seul Bob est sur-utilisé). La fenêtre du bas affiche les seules tâches sur lesquelles Bob est affecté. L’intérêt de l’affichage « audit du gantt » est de nous montrer les marges libres (sous la forme d’une barre noire).
La décision est désormais facile à prendre : il faut retarder la tâche E de deux jours.

Graphe des ressources
Voici ci-dessous la situation après nivellement
Nivellement manuel

Le nivellement assisté

Audit des ressourcesUne des principales richesses de MS Project est son algorithme de résolution des sur-utilisations, que l’on commande par la fonction appelé « audit ». Les commandes d’audit se trouvent dans l’onglet « ressources »

Audit des ressourcesAvant de cliquer sur « auditer tout », je vous conseille de choisir « Options d’audit » pour paramétrer vos choix. Voici la boite de dialogue qui va s’ouvrir.
Attention : On pourrait penser que le bouton « OK » déclenche l’opération. Il n’en est rien ! Il faut cliquer sur « auditer maintenant ».
Attention : Si vous conservez le paramétrage par défaut « jour par jour », les plages de sur-utilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitée et la ressource continuera d’être signalée comme sur-utilisée.

Exercices NIVEAU DECOUVERTE, accessibles à tous

Pool-Ressources
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Tableau des ressourcesPlanifier les ressources, c’est d’abord en établir la liste. Cinq collaborateurs et une équipe de cinq stagiaires sont affectés au projet Seudre 2021. A vous de jouer.
 
Affect-Ressources
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Affectation des ressourcesComme souvent, Project offre plusieurs façons d’obtenir le même résultat. C’est particulièrement vrai pour l’affectation des ressources comme nous allons le vérifier dans cet exercice. Attention toutefois, parmi les quatres procédures possibles deux posent problème et sont donc à éviter.
 

Type-Tâche-1
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Type de taches dans Project
Vous avez probablement été surpris (ou irrité !) de voir que, lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche (ou que vous modifiez l’intensité d’affectation d’une ressource sur une tâche), il arrive que MS Project change la durée de tâche, apparemment sans vous demander votre avis. Contrairement aux apparences, ce fonctionnement n’est pas erratique. Lors de la première affectation de ressources à une tâche, MS Project ne recalcule pas les valeurs du durée ou de travail, considérant que vous avez déterminé ces valeurs en connaissance de cause. Lors de la modification des valeurs (ajout ou retrait de ressource ou modification d’intensité) MS Project ne sait pas s’il s’est écoulé quelques secondes ou quelques semaines entre vos deux saisies. Il recalcule donc les valeurs, considérant qu’il s’agit d’une réaffectation. Nous allons voir dans cet exercice que ce mode de fonctionnement n’est pas une fatalité.
Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
 

Sur-Utilisations
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Ressource sur-utiliséePlanifier les ressources présente deux intérêts majeurs : 1- Connaître les charges de travail par tâche, par lot et pour le projet dans son ensemble. 2- Connaitre la charge de travail de chaque ressource sur le projet. 3- Détecter (pour les supprimer) les éventuelles sur-utilisations des ressources et ainsi obtenir un planning aussi réaliste que possible. C’est cette troisième fonction que nous allons commencer à tester dans cet exercice.
 
Nivellement
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Nivellement du planningLa théorie indique que les sur-utilisations peuvent être résolues de deux façons : le nivellement qui consiste essentiellement à décaler l’une au moins des tâches en conflit et le lissage qui consiste à modifier les affectations. Le nivellement peut être effectué manuellement ou « sur ordre » comme on va le voir dans cet exercice, ou de façon complètement automatique (exercice suivant)
 

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Nivelauto
Nivellement automatiqueParmi les utilisateurs de Project qui planifient les ressources, les pratiques en matière de nivellement se répartissent en trois familles : 1- Certains ne font pas confiance à l’algorithme du logiciel et n’utilisent pas la fonction de nivellement, ils déplacent manuellement les tâches en conflit. 2- D’autres utilisent le nivellement « sur ordre » 3- D’autres enfin utilisent le nivellement automatique. C’est ce mode de fonctionnement que nous allons tester dans cet exercice.
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Plan-Charge
Plan de charge des ressourcesGérer un projet c’est souvent être responsable vis à vis de sa hiérarchie de l’utilisation des ressources. MS Project intègre des fonctions de visualisation du plan de charges des ressources, individuellement ou en cumul. C’est ce que nous allons expérimenter dans cet exercice.
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Heures-Sup
Heures supplémentaires dans ProjectLorsqu’une tâche prend (ou risque de prendre) du retard, il est fréquent de demander aux ressources d’effectuer des heures supplémentaires pour rétablir la situation. Ce cas de figure peut être géré dans MS Project. Attention toutefois, c’est le logiciel et non vous qui répartit les heures supplémentaires sur les unités de temps.
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Dispo-Ress
Période de disponibilitéIl arrive fréquemment qu’un salarié de l’entreprise soit affecté à un projet pour une période limitée. On pourrait gérer cette situation en paramétrant le calendrier de cette ressource, mais ce serait fastidieux et pas très logique. Project nous propose une manière rapide et élégante de traiter ce cas de figure.
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Profil-Variable
Ressource générique à effectif variableLorsqu’un effectif important doit être mobilisé sur une même tâche, il est souvent nécessaire d’engager progressivement cet effectif, et inversement de le désengager « en sifflet ». C’est ce que l’on appelle un profil de charge « en plateau ». Non seulement Project automatise ce type d’affectation, mais le logiciel propose pas moins de 8 profils d’affectation. Cet exercice est juste destiné à vous faire découvrir cette fonction, à vous de savoir si elle sera utile dans votre pratique de planification.
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Effectif-Var
Ressource générique à effectif variableDans le cas de planification d’une ressource générique multiple (par exemple une équipe de développeurs ou de jardiniers). Il est fréquent que l’effectif disponible ne soit pas uniforme. Ce cas de figure se traite très facilement dans Project.
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Ress-Reunion
Ressources de la tâche périodiqueLa fonction tache périodique est le plus souvent utilisée pour planifier les réunions de projet. En toute logique il y a présence de ressources lors de ces réunions et le planificateur est naturellement porté à affecter ces ressources à la tâche périodique. Le but de cet exercice est de vous alerter sur les problèmes que peut poser cette opération.
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Planif-Charges
Planification des chargesLe principe ancestral (et scolaire) veut que la durée d’une tâche soit une donnée d’entrée et le travail de cette même tâche une donnée de sortie. Ce principe est de plus en plus battue en brèche : De nos jours, durée et travail sont souvent des données d’entrée, la variable d’ajustement étant l’effectif affecté à la tâche. MS Project d’adapte sans problème à cette logique.
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Nivell-Ajust
NivellementCertains utilisateurs renoncent à confier le nivellement au logiciel, faute de savoir manipuler les paramètres de nivellement. Nous n’allons pas dans cet exercice tester les nombreuses possibilités, mais seulement traiter le cas ou vous voulez interdire au logiciel de dissocier une équipe d’intervenants.
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Utiliser le planificateur d'équipe (avec 1 vidéo)

ATTENTION : Le planificateur d’équipe n’existe pas dans la version « Standard » de Project

Sommaire de la leçon :

  • Créer la liste des ressources
  • Créer la liste des tâches
  • Présentation du planificateur d’équipes
  • Affecter les tâches aux ressources
  • Suivre l’avancement
  • Personnaliser l’affichage
  • Les liens dans le planificateur d’équipe
Voir l’extrait de la vidéo « Utiliser le planificateur d’équipe » (durée 5 minutes)
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Introduction

Dans une logique de planification de projets, il n’est pas certain que le planificateur d’équipe apporte un avantage considérable.
Il en est différemment pour la gestion d’activités métier dans lesquelles on a à gérer un flux important de demandes de travaux sans lien entre elles et souvent confiées à un seul intervenant ou à un binôme. C’est notamment le cas dans les activités quotidiennes de la maintenance et dans beaucoup d’activités de service.

Créer la liste des ressources

Inutile de tenter de créer les ressources dans le planificateur d’équipe, c’est impossible. Allez tout simplement dans le tableau des ressources pour créer la liste, puis revenez dans le planificateur d’équipe ou vous retrouverez vos ressources.

Créer la liste des tâches

Utiliser le planificateur d’équipe est aussi une bonne occasion de comprendre l’utilité du mode de tache manuel, autre innovation de la version 2010.
Vous pouvez créer les tâches directement dans le planificateur d’équipe, par la commande onglet tâche zone insérer icône insérer une tâche. Vous devez ensuite faire un clic droit ou un double-clic sur la tâche pour ouvrir la très habituelle boite de dialogue « information sur la tâche » et pouvoir ainsi la nommer et indiquer sa durée. Vous pouvez également créer les tâches très classiquement dans le diagramme de Gantt.

Présentation du planificateur d’équipes

Le planificateur d'équipeL’affichage « planificateur d’équipe » est divisé en quatre quadrants. Les tâches sont soit affectées et non planifiées (1), soit affectées et planifiées (2), soit non affectées et planifiées (3), soit enfin non affectées et non planifiées (4).

Affecter les tâches aux ressources

Le grand confort du planificateur d’équipe est de permettre de déplacer les tâches d’un quadrant à l’autre par simple cliquer-glissé (drag and drop).

Suivre l’avancement

Planificateur d'équipe 2Le suivi de l’avancement ne pose aucun problème : double-clic sur une tâche pour indiquer son pourcentage d’avancement et sa durée réactualisée et c’est fait ! La part réalisée de la tâche apparaît en gris (1). Il ne reste plus qu’à recaler la suite du planning pour maintenir optimale la charge des ressources.

Personnaliser l’affichage

Les possibilités de personnalisation sont limitées au choix de la couleur des barres de tâche. Dans la capture d’écran ci-dessus l’une des tâches (2) est colorée en jaune pour signaler qu’elle est affectée à deux ressources.

Les liens dans le planificateur d’équipe

La principale limite du planificateur d’équipe est de ne pas visualiser les liens, ce qui est peu pénalisant dans une utilisation du type ‘travaux divers ». Si toutefois certaines tâches sont liées entre elles, deux solutions sont possibles et complémentaires : Basculer la ou les tâches successeur en mode automatique (3) et fractionner l’écran (affichage => détail et pour la fenêtre du bas choix « schéma des dépendances »)

Personnalisation de l'interface (4 exercices)
La plus grande qualité de Project est l’immensité des possibilités de personnalisation. C’est toujours une joie de faire découvrir à des utilisateurs pourtant expérimentés que ce dont ils n’osaient pas réver est réalisable en quelques minutes. Ces quatre exercices vous donner une petite idée de ce que vous pouvez obtenir de Project.

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Cre-Affich
Nouvel affichageLes utilisateurs de Project connaissent en général les possibilités de personnalisation de l’interface, mais les maîtrisent très mal et sont loin d’imaginer l’étendue des possibilités offertes par le logiciel dans ce domaine. Cet exercice est la toute première étape du processus de personnalisation.
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Pers-Affich
Personnalisation de l'affichageProject offre de larges possibilités de paramétrage de l’interface graphique. Que vous utilisiez le logiciel pour votre travail personnel ou comme outil de communication, vous gagnerez en efficacité en personnalisant l’affichage. Ne soyez pas effrayé, c’est très facile !
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Pers-Outils
Personnaliser la barre d'outilsVous constaterez vite qu’il existe quelques commandes que vous utilisez très souvent. Vous gagnerez en ergonomie et en productivité en disposant ces commandes dans la barre d’outils accès rapide et en personnalisant le ruban à votre convenance. Deux opérations très faciles à réaliser.
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Organiseur
Organiser le modèle globalLa principale qualité de Project est l’étendue des possibilités de personnalisation. Lorsque vous aurez paramétré le logiciel et notamment optimisé les différents affichages il deviendra indispensable pour vous d’enregistrer tous ces paramétrages pour ne pas avoir à tout recommencer à chaque création d’un nouveau projet. Il peut également être utile, ponctuellement de récupérer dans un nouveau fichier les personnalisations effectuées dans un projet plus ancien.
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Planification des coûts (avec 1 vidéo et 3 exercices)
Planifier les coutsSi vous avez correctement construit votre planning et affecté les ressources, Vous allez pouvoir très facilement obtenir grace à Project le budget de votre projet.
Ensuite, une fois enregistré le planning de référence, le contrôle et donc la maitrise des dépenses ne sera plus pour vous qu’un jeu d’enfant. Project intègre également les fonctions utiles au reporting du projet, jusques, pour les plus exigeants, au tracé des courbes en « S » et au calcul des indicateurs de performance du projet.
Sommaire de la leçon :

  • Typologie des coûts
  • Déclarer les ressources
  • Affecter les ressources aux tâches
  • Saisir les coûts fixes de tâches
  • La mise à jour automatique des coûts
  • La consolidation des coûts
  • Changer de devise
Voir l’extrait de la vidéo « Planifier les couts » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (15 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Typologie des coûts

Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.
Il y a deux grandes familles de coûts :

  • Les coûts de ressources
  • Le coût fixe de tâche
Les sources de cout dans project
La famille coûts de ressources comprend :

  • Les ressources de type travail, qui ne doivent comprendre que les individus et groupes d’individus dont les charges de travail sont comptabilisées par le chef de projet et qui seront valorisées au taux horaire déclaré pour la ressource.
  • Les ressources de type « matériel » qui regroupent deux types très différents : les matériels (engins de chantier, outillages….) et les marchandises consommées (ciment, câble électrique…)
  • Les ressources de type coût qui sont une nouveauté de la version 2007 de Project. Elles permettent d’affecter librement à chaque tâche des coûts correspondant à des rubriques comptables génériques comme par exemple des frais de déplacement, des petites fournitures…

Le coût fixe correspond à un coût forfaitaire associé à une tâche. Par exemple le montant d’une activité sous-traitée.

Déclarer les ressources

Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.

Ressources travail, matériel et couts
Dès que vous aurez saisi le taux horaire des ressources de type travail (les individus), le logiciel calculera pour chaque tâche son coût de ressource.
Pour les matériels (ici la tronçonneuse) la somme que vous saisissez dans la colonne taux standard correspond au cout de cette ressource (par exemple un coût de location) par unité de temps.
Pour les consommables (le bois) vous déclarez dans la colonne étiquette matériel l’unité de consommation (mètres de câble, litres de produit chimique…). La valeur du taux standard correspond au coût d’une unité de consommation.
Pour les ressources de type coût, seul compte ici le nom de la ressource correspondant à la rubrique comptable, les montants seront déclarés dans le Gantt.

Affecter les ressources aux tâches

L’affectation des ressources aux tâches ne pose pas de problème particulier, elle peut se faire soit dans la boite de dialogue « informations sur la tâche » soit dans la boite « affecter les ressources ».
Pour les ressources de type coût il suffit d’indiquer la valeur à imputer sur la tâche.
Ci-dessous capture d’écran de la boite de dialogue « affecter les ressources ».
Cout des ressources

Saisir les coûts fixes de tâches

Il est fréquent qu’un coût forfaitaire soit affecté à une tâche. Par exemple un achat ponctuel, le montant du devis du sous-traitant, etc… Vous pouvez saisir ces coûts directement dans l’affichage diagramme de gantt en insérant une colonne coût fixe.
Les coûts fixes ne sont pas consolidés au niveau des tâches récapitulatives, c’est voulu car cela autorise le planificateur à saisir une valeur forfaitaire sur une tâche récapitulative.

La mise à jour automatique des coûts

L’intérêt d’un travail rigoureux de définition des ressources et du type à leur affecter est l’automatisation du recalcul des coûts en cas de changement du scénario : Si une tâche de durée 5 jours, correctement paramétrée, est réestimée pour une durée de 10 jours, le coût des ressources humaines et des matériels va doubler, par contre le coût des consommables, des ressources de typa coût et bien entendu des frais fixes de tâche ne changera.

La consolidation des coûts

Consolidation des couts
Il suffit de hiérarchiser son planning en insérant des tâches récapitulatives de lots et la tâche récapitulative du projet pour que les valeurs récapitulatives de travail et de coût apparaîssent.

Changer de devise

Options de devises
0053 Options de devises 534 123
Les licences MS Project en langue française sont paramétrées avec l’euro comme unité monaitaire. Changer ce paramètre ne pose aucun problème : Fichier => options => affichage => options de devise.

Si vous avez fait tous les exercices qui précèdent, ce chapitre va être pour vous une promenade de santé tant la gestion des coûts est facile dans Project.

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Planif-Couts
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Planification des coutsCette capture d’écran vous impressionne ? Détrompez-vous, il ne vous faudra probablement que quelques minutes pour faire cet exercice.
 

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Couts-Plus
Planification des couts 2MS Project est riche de possibilités, il permet au chef de projet de prendre en compte la plupart des réalités de terrain. C’est notamment le cas pour la question des coûts : Le taux horaire de telle ressource va changer à telle date, pas de problème. Monsieur Untel est compétent comme développeur informatique et aussi comme peintre en bâtiment. Vous allez l’utiliser pour ces deux talents mais vous voudriez appliquer un taux horaire différent pour ne pas « plomber » votre budget (80€ de l’heure et 40€ de l’heure), pas de problème non plus. Voyons comment cela se passe.
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Planif-Mat
Planification des matérielsMicrosoft Project a la réputation de ne pas savoir gérer les matériels. Le choix proposé pour une ressource se limité en effêt à trois possibilités : Les ressources humaines (de type « Travail ») Les matériaux (de type « Consommable ») et les frais (type « coût ») par exemple frais de déplacement ou des petites fournitures. Pour un matériel (par exemple un fourgon ou un compresseur d’air) aucun de ces trois types ne fonctionne : type travail, les heures du fourgon seront ajoutées à la charge de travail des humains. Type consommable la sur-utilisation du camion ne sera pas gérée ni même détectée. Type coût vous devrez saisir manuellement la valeur de coût dûe au camion tâche par tâche. Cet exercice va vous faire découvrir une façon originale et très peu connue de prendre en charge les matériels dans MS Project.
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Pilotage par les durées (avec 1 vidéo et 7 exercices)
Les leçons précédentes de ce chapitre sur MS Project portaient sur la réalisation du planning. A partir d’ici on considère que le panning a été validé par les instances de décision. Les outils que nous allons aborder dans la présente leçon concernent le pilotage (on dit aussi le suivi) de la phase de réalisation. Ces outils ont tous pour objectif de contrôler que ce qui se passe réellement sur le terrain est conforme aux prévisions. Lorsque ce n’est pas le cas ces outils vous aident à trouver les meilleures solutions aux problèmes rencontrés et si besoin à replanifier la suite.

Sommaire de la leçon :

  • Suivre l’avancement dans le réseau logique
  • Renseigner la date d’état
  • Le pourcentage d’avancement en temps
  • Mettre à jour les tâches
  • Les lignes isochrones
  • Enregistrer la planification initiale
  • Piloter avec le suivi-gantt
  • Enregistrer une planification intermédiaire
Voir l’extrait de la vidéo « Piloter par les durées » (durée 5 minutes)
 Pour accéder à la vidéo en version intégrale (17 minutes)  Je m’abonne. ou Je me connecte

Suivre l’avancement dans le réseau logique

Réseau logique
Si cous avez planifié votre projet dans l’affichage « réseau de tâches », vous disposez de fait d’un outil de pilotage très simple bien que très rustique.
Il vous suffit de déclarer pour une tâche une valeur d’avancement ( boite de dialogue « information sur la tâche  » => onglet « général » ) pour que la case correspondant à cette tâche apparaîsse marquée.

  • Avancement zéro % => tâche non marquée
  • Avancement entre zéro et 99% => tâche barrée d’une diagonale
  • Avancement 100 % => tâche barrée en diagonales

Renseigner la date d’état

Date d'état
La notion de date d’état est mystérieuse pour beaucoup d’utilisateurs de Project. C’est pourtant très simple : Si l’on vous a communiqué les valeurs d’avancement des tâches au vendredi soir 19 août et que, par manque de temps vous effectuez la mise à jour du planning le mardi 23 août, les valeurs à déclarer dans project sont celles présentées ici (dans la boite de dialogue « informations sur le projet »)

Le pourcentage d’avancement en temps

Avancement
Il y a trois façons de mesurer l’avancement des tâches du projet :

  • Par rapport aux durées écoulée et restante
  • Par rapport aux unités d’œuvre acquises et restantes (m2, tonnes, pages d’un rapport…)
  • Par rapport au travail humain (journées-homme)

Si vous n’avez planifié ni les ressources ni les coûts, la seule valeur d’avancement que vous pouvez pratiquer est l’avancement en temps (% achevé dans Project)

Mettre à jour les tâches

Pourcentage d'avancement
Pour saisir les valeurs d’avancement des tâches vous pouvez saisir les valeurs numériques dans la colonne % achevé ou utiliser les icones de l’onglet tâches

Les lignes isochrones

MS Project propose parmi les outils de contrôle de l’avancement les lignes isochrones, reproduction numérique du « fil de laine » des pionniers de la planification.
Ce mode de suivi fonctionne en planification par les durées c’est à dire qu’il n’y a pas besoin d’avoir affecté des ressources aux tâches.
Attention !! Avant de saisir les valeurs d’avancement vous devez aller dans Fichier => Options => Options avancées => Options de calcul => puis cocher la case  » Répartir les modifications du % ……..  » Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les tâches en avance. Encore un de ces pièges dont MS Project est truffé !
Pour obtenir les lignes isochrones, onglet format => quadrillage => courbes d’avancement puis déclarer l’avancement de chaque tâche par information sur la tâche onglet général
Le seul reproche que l’on puisse faire à cet outil de suivi est que les conséquences du retard d’une tâche n’apparaissent pas : les tâches successeurs de celle en retard restent à leur date du planning de référence.
Ligne d'avancement
Microsoft Project permet de tracer plusieurs dizaines de lignes isochrones successives (deux dans l’exemple ci-dessus)

Enregistrer la planification initiale

Planification initiale

La planification initiale correspond au planning de référence,  auquel on se réfèrera tout au long du projet pour maîtriser les écarts.

La commande Projet => définir la planification initiale permet de mettre en mémoire les données du planning (tâches, durées, dates, ressources, coûts…)

Pour visualiser le résultat de cette action, le mieux est d’ouvrir l’affichage suivi-gantt.

Suivi Gantt

Voici le résultat dans l’affichage suivi-gantt de l’enregistrement de la planification initiale.

Les barres de couleur sont doublées de barres grises représentant la position des tâches au moment de l’enregistrement.

Piloter avec le suivi-gantt

Suivi Gantt 2

Une fois la planification initiale enregistrée, le planificateur saisit les dates réelles de début et de fin de tâche, ainsi que leur avancement.
L’affichage « suivi-gantt » ressemble alors à la vue ci-dessous.

Enregistrer une planification intermédiaire

Planification intermédiaire

Project vous permet d’enregistrer jusqu’à 10 planifications intermédiaires, ce qui vous permet de conserver la mémoire (la photographie) du projet à 10 temps choisis.

Pour faire apparaître instantannément à l’écran les barres grises correspondant à l’une des planifications intermédiaires enregistrées, onglet Format => planification

Exercice NIVEAU DECOUVERTE, accessibles à tous

Referentiel
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Planning de référenceDans un projet bien conduit le planning prévisionnel, une fois validé par l’instance de décision, ne doit plus être modifié. Il devient le document de référence, la « feuille de route » à laquelle se réfèrent tous les acteurs. Il appartient au chef de projet de veiller à ce que les choses se passent comme prévu et, si ce n’est pas le cas il enregistre les écarts et bien entendu prend ou propose des mesures correctives. Dans Project, enregistrer le planning de référence ne prend que quelques secondes.
 
Fil-de-Laine
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Courbes d'avancementAux temps d’avant l’informatique, le diagramme de gantt occupait généralement un mur du bureau des méthodes. Il était constitué de gouttières horizontales dans lesquelles glissaient des languettes de carton de couleur figurant les tâches. La progression des travaux était visualisée par des fils de laine tendus verticalement et déviés par les clous. Microsoft Project propose un « fil de laine » virtuel appelé « courbe d’avancement ». Cet outil reste la façon la plus simple de visualiser l’avancement.
 

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Mise-a-Jour
Mise à jour du planningLorsque l’avancement constaté d’une ou plusieurs tâches est inférieur à ce qu’il devrait être à la date d’état, Project offre la possibilité de re-planifier le reste à faire de cette (ou ces) tâche(s) en aval de la date d’état. Bien entendu c’est toute la suite du projet qui est recalculée. C’est cette façon extrèmement rapide d’effectuer la mise à jour du projet que vous allez découvrir dans cet exercice.
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Multi-Fils
Multi fil de laineSi vous avez choisi comme outil de suivi (ou de reporting) la courbe d’avancement, vous souhaiterez probablement faire le point à échéance régulière et conserver la trace des courbes d’avancement précédentes. Pas de problème, Project vous permet de conserver plusieurs dizaines de lignes isochrones successives.
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Glissement
Glissement de tâcheMicrosoft Project autorise l’enregistrement de 10 planifications successives. Dans les versions de Project jusqu’à 2007 la comparaison de la situation actuelle avec l’une ou l’autre des situations précédentes nécessitaient un travail important de personnalisation de l’affichage. Le millésime 2010 a apporté un progrès important : le menu comporte désormais deux listes déroulantes permettant, dans l’affichage principal, de faire apparaitre l’un ou l’autre des plannings enregistrés.
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Travail-Reel
Saisie du travail réelL’anayse basée sur le « fil de laine » donne une vision aux dates d’état succes- sives, sans fournir de détails sur la cause des écarts (les tâches ont-elles commencé et fini aux dates prévues, les ressouces prévues ont-elles été allouées comme prévu, leur efficacité était-elle au nominal ou pas). Pour peu que l’on ait planifié les ressources il devient possible de répondre à ces questions.
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Avance-Tache
Avancement de tâcheLa notion de pourcentage d’avancement de tâche est facile à comprendre : 20 % d’avancement signifie qu’un cinquième du travail de la tâche est fait, tout simplement. Oui, mais le calcul n’est pas si simple : Il y a trois façons de calculer l’avancement d’une tâche et, comme nous allons le voir dans cet exercice, les trois valeurs d’avancement d’une même tâche peuvent être différentes !
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Communication et reporting (7 exercices)
La plupart des utilisateurs ignorent ou sous-estiment très largement les immenses possibilités de project lorsqu’il est question de communiquer avec le client, la hiérarchie, l’équipe de projet ou les entreprises exécutantes. Les quelques exercices de ce chapitre devraient vous donner des pistes pour améliorer à la fois votre communication et votre productivité.

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Groupe-Taches
Grouper les tachesL’ordre des tâches dans la WBS est dicté par la logique de décomposition des travaux. Lorsque vous animez une réunion cet ordre initial n’est pas toujours pertinent pour soutenir votre propos. Suivant le thème abordé il peut être plus utile de réorganiser la liste d’une tout autre façon. Pour peu que vous ayez bien préparé la réunion (et cela ne prend que quelques minutes) le changement de présentation sera instantané.
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Filtre-Taches
Filtrer les tachesLe nombre de tâches d’un planning atteint très vitre des dizaines voire des centaines de tâches. Difficile pour le chef de projet d’y voir clair. Plus difficile encore de présenter un tel planning lors d’une réunion. Les fonctions de filtre et la possibilité de surligner les tâches filtrées apportent un confort considérable pour qui a appris à les utiliser.
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Imprimer
Fonctions d'impressionMS Project dispose de fonctions d’impression suffisantes pour réaliser un document de qualité. Le paramétrage de la mise en page ne déroutera pas les utilisateurs des outils de bureautique de Microsoft. Cet exercice va vous permettre de manipuler ces paramétrages et d’imprimer votre planning.
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Capture
Capture intelligenteBeaucoup de responsables ont l’habitude d’illustrer leurs rapports à partir de captures d’écran. Ils utilisent pour cela l’outil capture installé sur leur PC. Microsoft Project offre un outil de capture plus évolué et plus adapté à la capture d’un planning. Cet outil permet de choisir les lignes à imprimer (même si celles-ci ne sont pas contiguës) et de faire le choix des dates (période de temps).
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Valeur-Acquise
Courbes en SLa méthode de la valeur acquise et les célèbres « courbes en « S » constituent la Rolls des outils de reporting de projet. Nous allons expérimenter cette méthode sur un petit exemple. Cet exercice sera également pour vous l’occasion de découvrir le contenu de l’onglet « rapports »
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Champs-Perso
Champs personnalisésSi vous avez eu à ajouter des colonnes dans le tableau des tâches (WBS), vous avez du être surpris par la quantité de champs disponibles dans la liste déroulante. Vous avez certainement remarqué que certains de ces champs portent le même nom affecté d’un numéro d’ordre. La plupart sont laissés à votre libre disposition, ce sont les « champs personnalisés » (on devrait dire personnalisables). Les champs personnalisés ouvrent un éventail extraordinaire de possibilités de personnalisation. Ne passez pas à coté de cette richesse.
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Reporting
Indicateurs visuelsLes possibilités de personnali- sation de project sont vraiment considérables. Nous allons voir dans cet exercice comment créer facilement un indicateur visuel de dépassement du délai. Ce n’est qu’un tout petit aperçu de ce qu’il est possible de faire lorsqu’on a compris le fonctionnement des champs personnalisés de Project.
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Multi-projets et gestion de portefeuille (2 exercices)
La gestion du « portefeuille de projets » d’une grande entreprise nécessite l’utilisation d’une solution informatique lourde. Les solutions de ce type ne sont pas à la portée et seraient surdimensionnées pour une petite entreprise. Fort heureusement Project Professional intègre des fonctions qui permettent la coordination et la gestion de ressources communes, ceci pour un portefeuille de quelques projets.

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Multi-Planning
Multi-projetsLa première étape du processus de constitution du portefeuille de projets est la création du « master planning » (en français : planning maître). C’est ce que nous allons faire dans cet exercice.
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Multi-Ressources
Ressources en multi-projetsLe principal avantage du travail en multi-projets est de pouvoir partager un pool de ressources communes, mises à la disposition des différents projets. La fonction de « partage des ressources est faite pour cela, encore faut-il appliquer la bonne procédure.
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Ergonomie et productivité (6 exercices)
Vous détestez les tâches fastidieuses, vous voulez gagner en productivité. Ces quelques exercices vont vous faire découvrir quelques astuces pout travailler plus simplement et plus vite.

Exercices NIVEAU DECOUVERTE, accessibles à tous

Creer-Taches
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Dans project, chaque action peur être effectuée de plusieurs façons possibles, le plus souvent sans que le résultat soit différent. Il est bon de connaître ces différentes procédures : Chacune est adaptée à une situation différente. Si la plupart sont utiles, certaines sont carrément déconseillées car sources d’erreurs. Cet exercice est consacré à la création des tâches. Accessoirement nous verrons comment déplacer des tâches dans la liste
 
Creer-Liens
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La planification de projets est basée sur la notion de règles d’antériorité. Les tâches sont naturellement liées entre elles par des liens de dépendance. Project vous propose pas moins de quatre façons de lier les tâches entre elles.
 
Alertes-Visuelles
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Alertes visuellesCette fiche constitue plus un aide-mémoire qu’un véritable exercice. Elle récapitule les indications et alertes visuelles fournies par Project.
 
Modele-Projet
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Beaucoup de planificateurs ont à gérer successivement des projets plus ou moins ressemblants. Ceci est vrai dans l’ingénierie, dans les sevices, pour des travaux de maintenance et dans bien d’autres activités encore. Dans toutes ces situations il est intéressant de créer des « modèles de projet ». C’est une excellente façon de gagner du temps et d’éviter des oublis lors de l’ouverture d’un nouveau projet.
Accessoirement nous allons voir comment exporter aux formats Excel ou XML ou encore enregistrer sous une version précédente.
 

Chemin de tâche
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Chemin de tâcheBeaucoup de plannings comportent des centaines, voire des milliers de tâches reliées entre elles par des liens de dépendances. Dans ces conditions, il est difficile en phase de planification de vérifier la logique et la complétude des liaisons, et en phase de réalisation d’anticiper le retard éventuel d’une tâche. Project nous fournit deux façons de résoudre cette difficulté, nous allons les tester dans cet exercice.
Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
 

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Macro-VBA
Macro VBA ProjectLes macro-instructions, appelées familièrement « macros » permettent d’automatiser les opérations courantes. Dans MS Project comme dans d’autres produits Microsoft, les macros sont écrites en VBA (Visual Basic for Applications). Ne vous laissez pas impressionner, la création des macro est d’une grande simplicité. Elles vous faciliteront la vie et vous feront gagner un temps précieux.
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Si vous utilisez Project, voici quelques ressources complémentaires

Cet article comporte 48 commentaires
  1. Bonjour
    Je souhaite utiliser cette fonction que j’ai déjà utilisé sur un autre ordinateur,
    malheureusement je ne trouve pas l’affichage « planificateur d’équipe »
    j’ai Microsoft Project 2010

    1. Bonjour Yannick
      Voyez la première ligne de la leçon N°2 : Le planificateur d’équipe n’existe pas sur Project Standard, seulement sur Project Professional. Vous avez probablement Standard.
      Cordialement

  2. Bonjour Monsieur Estève,

    Ma question concerne les Exercices MS Project. Je trouve que le contenus semble très complet et très intéressant et j’aimerais éventuellement m’abonner afin de faire la totalité des exercices Toutefois, je n’arrive pas à ouvrir les corrigés.. Les exercices en PDF ça va par contre.

    Pouvez-vous m’aider?

    Merci d’avance.

    1. Bonjour William
      Les corrigés MS Project s’ouvrent sans problème avec les versions 2010, 2013 et 2016 du logiciel.
      Avez-vous décompressé l’archive ? (Clic droit et “extraire tout” sur Windows)
      Merci de me tenir au courant

  3. Bonjour,

    je suis gérant d’une société de construction de batiment.
    Je cherche un outil permettant de planifier les chantiers en prenant en compte ces éléments:
    – affecter les ressources et déterminer les durées en fonction des couts de main d’oeuvre.
    – déterminer un prix de vente de chaque tâche et sortir un prévisionnel de vente
    – définir un plan de charge afin d’identifier les manque de ressources ou le sur effectif,…

    Pourriez vous m’aider là dessus?
    Merci d’avance;

    1. Bonjour
      Je vois beaucoup d’entreprises du secteur bâtiment utiliser MS Project. Il fait a peu près tout ce que vous souhaitez. Pour le prévisionnel de ventes il faut créer un affichage spécialisé, ce qui ne pose guère de problème avec les très larges possibilités de personnalisations de Project. Sinon, regardez du coté de PlanningBTP http://www.prodival.com/planning/ Comme leur nom l’indique ils sont spécialisés BTP et français ! Sinon, faites une recherche sur la page https://methodo-projet.fr/comment-choisir-un-logiciel-de-gestion-de-projet/ de ce site.
      Cordialement

  4. Bonjour,

    J’ai un petit souci pour l’affectation des ressources, dès que j’affecte plusieurs ressources (type 5 maçon –> 500%) à une même tâche MS projet ne prend pas en considération les 5 personne pour le calcul des coût! je sais pas comment faire.

    Merci d’avance

    1. Bonjour Jaouad
      Je suppose que vous avez créé dans le tableau des ressources une ressource « Maçons » à 500%. Lorsque vous affectez cette ressource à une tâche, ne le faites pas dans la colonne « Nom ressources » mais par exemple dans la boite de dialogue « Informations sur la tâche », onglet « ressources ». Pensez bien à mettre 500% (ou une autre valeur) dans la colonne « Unités ». Ça devrait fonctionner.
      ordialement

  5. Bonjour

    Félicitations pour votre site qui est très clair et répond parfaitement à mes attentes.
    J’ai un problème avec deux vidéos que je ne peux ni lire, ni enregistrer sur mon Mac, elles semblent être dans un format différent de toutes les autres. Ces deux vidéos sont dans l’onglet MS Project :
    – Planifier les ressources, leçon 2 : utiliser le planificateur d’équipe
    – découvrir MS Project, leçon 2 : découvrir l’interface de projet
    Auriez-vous un lien vers un format identique aux autres vidéos.
    Merci d’avance

    1. Bonjour Jean-Michel

      C’est la première fois que l’on me signale ce problème. Les vidéos sont toutes au même format et stockées chez le même prestataire (screencast.com). Je peux vous fournir les vidéos qui posent problème au format MP4, vous les lirez hors connexion. Je vous propose que l’on communique en privé sur ce sujet, je vous envoie un message tout de suite.
      Cordialement

  6. Bonjour Monsieur ESTEVE,

    Je me présente Je suis Moussa Kanté, Ingénieur Agronome. Je suis consultant, basé dans mon pays, le Sénégal. J’interviens dans les projets et programmes de développement. Merci pour le partage des ressources dans votre site.

    Je veux maîtriser Ms Project 2013 et aussi les autres outils de planification de projet. Je voudrais savoir si juste un abonnement Premium suffit à cet effet. Et aussi comment faire pour payer par western union?
    Merci.
    Cordialement,

    Moussa

    1. Bonjour Moussa

      En devenant membre PREMIUM vous avez accès aux corrigés des exercices de la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ et aux vidéos en version intégrale. Il n’en reste pas moins que l’on apprend plus vite si on on peut travailler quelques heures avec un formateur. Raison pour laquelle je propose à la page http://methodo-projet.fr/bons-plans/formation-a-distance/ une offre d’accompagnement à distance.
      Pour la question du paiement par Western Union c’est possible mais un peu compliqué. Je vous joins par messagerie privée pour parler de cette question.
      Cordialement

  7. Bonsoir,
    Je suis assez nouveau dans project mais j’apprend vite.
    Là je souhaite gagner en temps et de ce fait voici ma préoccupation.
    J’ai créer plusieurs champs personnalisés. Ensuite j’ai créer un autre champ qui utilise les données rentrées dans 2 cellules distinctes pour calculer un pourcentage
    1) Comment je fait pour que les valeurs calculées prennent le signe %
    2) J’ai ajouté le champ %achevé, je souhaite savoir comment je peux lier ce champ à celui précédent qui permettait le calcul du pourcentage pour que ce champ %achevé me renvoie les mêmes valeurs que le champ précédent.
    3) Si 2 n’est pas possible, comment puis je créer un champ personnalisé et faire en sorte que project le considère comme champ de %achevé?
    4) Je recherche un modele ou un exemple de suivi de projet où il s’agirait d’etre le maitre d’ouvrage d’un projet ayant plusieurs prestataires qui produisent un meme produit. Il s’agit de planifier les jours de livraison de ces produits en fonction des prestataires et de la disponibilité de mes ressources.
    MERCI DE BIEN VOULOIR ME DONNER UN COUP DE POUCE
    « la navigation à vue est à la gestion de projet ce que l’intuition est à la recherche scientifique » KB

    1. Bonjour Kevin
      Voici quelques éléments de réponse :
      Question 1 : Supposons que le résultat calculé soit « Numéro1 » prenez un champ de texte par exemple « Texte1″ et affectez-lui la formule : [Numéro1] &  » % »
      Questions 2 et 3 : Vous ne pouvez pas modifier les formules de calcul des champs de Project (sauf bien entendu les champs personnalisés). Autrement dit Project ne prendra jamais en compte des résultats de vos propres calculs.
      Question 4 : Je doute que vous trouviez un modèle tout prêt. Créez ce dont vous avez besoin en utilisant les champs personnalisés et les très riches possibilités de personnalisation de Project.
      Cordialement

  8. bonjour esteve
    comment introduire les heures supplémentaires et de façon à retrouver en cout cela? meme en mettant les taux heures supplémentaires, je n’arrive pas a toruver le secret ?
    merci

    1. Bonjour Djamel

      La façon dont MS Project gère les heures supplémentaires est très particulière. Il y a un exercice sur ce sujet à la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ L’exercice s’appelle « Heures-Sup ». Il est dans la leçon « Planifier les ressources ». Tout y est expliqué.
      Cela dit, est-il bien utile d’aller à ce niveau de détail ? La gestion de projet n’est pas de la comptabilité !
      Cordialement.

  9. Bonjour,

    J’ai une question sur la planification de tâches avec des ressources de disponibilités variables.
    Exemple:
    Je souhaite planifier 1 tâche de type « Travail fixe » avec 320h de travail et qui doit se terminer au plus tôt.
    Toutes les ressources ont une capacité de 40h par semaine.
    La Ressource 1 est disponible tout le temps. La Ressource 2 prend 2 semaines de congés en plein milieu de la tâche (congés gérés dans le calendrier).
    Je souhaite que MS Project optimise les ressources pour une durée optimale (25 jours dans ce cas). Or j’obtiens 30 jours car:
    – MS Project réparti égalitairement les heures de travail entre les 2 ressources: 160h chacune
    – La Ressource 1 fini donc son travail au bout de 20 jours puis arrête de travailler
    – La Ressource 2 revient après 2 semaines de congés et fini son travail 10 jours après Ressource 1. Donc la durée de la tâche est 30 jours

    Je souhaiterais que MS Project affecte 200 h à la Ressource 1 et 120h à la Ressource 2 afin que la tâche ne dure que 25 jours.

    Est ce possible de faire ça automatiquement ?
    Merci d’avance pour votre aide

    1. Bonjour
      A ma connaissance on ne peut pas obtenir ce résultat de façon entièrement automatique. Vous pouvez juste afficher les affectations (fractionner l’affichage et mettre « utilisation des tâches » en bas). Si vous mettez 200h.h pour R1 et 120h.h pour R2, la tâche passe bien à 25 jours. Mais ce n’est pas automatique.
      Pour des questions très techniques comme celle-ci je vous recommande le forum http://www.gestiondeprojet.com/forums/list.php?5 . Les réponses sont toujours rapides et pertinentes.
      Cordialement

      1. Merci pour votre réponse. J’avais réussi à le faire à la main. Dommage que ce ne soit pas une Option de configuration qui permettent d’automatiser.

  10. Bonjour,

    J’ai 2 questions sur l’application de contraintes sur les ressources:

    1- Je peux mettre jusqu’à 2 ressources sur une tâche, MAIS je sais que dans une journée il ne faut pas plus de 1.5 ressource sur la tâche. Peut-on mettre une contrainte de ce type?

    2- J’ai mes ressources qui sont réparties sur plusieurs tâches, peut-on imposer que mes ressources soient exploitées au maximum de leurs capacités chaque jours?

    Merci d’avance,

    Lionel

    1. Bonjour Lionel
      Pour la question 1 je ne suis pas certain d’avoir bien compris votre question. Il n’est pas possible de limiter le nombre de ressources affectées à une tâche. Les seules contraintes de tâche sont des contraintes temporelles (8 en tout) mais rien pour les ressources.
      Pour la question 2 : Les logiciels de planification sont conçus pour optimiser la durée du projet, pas l’utilisation des ressources qui est considérée comme une préoccupation secondaire. Pour les ressources le logiciel se contente d’éviter la sur-utilisation (ressource utilisée au-delà de sa capacité) c’est le rôle des fonctions de détection des sur-utilisations (bonhomme rouge) et de nivellement. Pour l’optimisation de la charge de travail des ressources il faut le faire manuellement. Un conseil : déclarez de préférence sous forme générique que nominatives ( plutôt deux développeurs que Jean et Paul) Le résultat du nivellement sera plus proche de l’idéal.
      Michel

      1. Bonjour Michel,
        Vous avez bien compris mes questions. Effectivement je cherche à optimiser mes ressources. Par exemple j’ai des tâches où passer 3h ou 7h dans la journée ne changera rien, donc autant n’y allouer que 3h. Et j’ai des ressources qui peuvent être à 50% sur 2 tâches puis quand la première est terminée passer à 100% sur la seconde (qui est plus longue).
        D’où ma volonté de contraindre les ressources ET le taux de ressources utilisables sur un projet quitte à ce que le projet dure plus ou moins longtemps.
        Je dois dire qu’avec MS Project (ou d’autres logiciels libres testés), je n’ai pas trouvé de solution idéale. Je trouve cela bizarre car je pense que je ne dois pas être le seul à avoir cette préoccupation.
        Merci pour vos réponse,
        Lionel

      2. Bonsoir Lionel
        Avez-vous testé Open Workbench ? C’est un logiciel libre assez ancien, qui jouit d’une excellence réputation pour la gestion des ressources. Un de mes collègues l’utilisait en gestion de production et en était très satisfait. En gestion de production la question de l’optimisation de l’utilisation des ressources est plus importante qu’en gestion de projet.
        Tenez-moi au courant.
        Cordialement

      3. Bonjour Michel,
        Oui, j’ai installé OpenWorkbench hier. Je l’ai testé 4-5 minutes mais j’ai eu du mal à l’utiliser. Finalement je l’ai désinstallé.
        Merci pour vos commentaires,
        Lionel

      4. Bonjour

        Il existe aussi VisualProjet, qui permet de planifier par exemple une tâche avec des ressources affectées à des taux variables, et éventuellement définis pour des périodes
        exemple : tache1, affectée à IBU à 100% jusqu’au 01/06 puis à 50% du 02/06 au 15/06, puis à 100% à partir du 16/06
        bien à vous

  11. Bonjour Monsieur. Acceptez encore mes remerviement pour votre livre sur planification que vous m’avez envoyer. Je suis pret a acher votre guide ou cours sur Ms project 2010, 2013 ou 2016 s’il m’est possible de payer par virement western union. J’attends la suite imppatiemment car je maitrise Ms project 2007 et voudrais actualiser mes acquis dans ms project 2013 ou 2016 dont j’ai deja les logiciels. Merci d’avance.

    1. Bonjour Assifa

      Je ne diffuse pas de livre sur MS Project car il en existe d’excellents dans le commerce et que pour l’apprentissage de logiciels je ne pense pas qu’un livre soit la bonne solution. Je vous conseille plutôt d’aller à la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ et de faire les exercices en libre accès. Si cela vous tente vous pourrez souscrire un abonnement PREMIUM et faire les exercices de niveau avancé. Vous pouvez effectivement payer par Western Union.
      Cordialement

  12. Bonjour Michel,

    Je cherche à établir un planning pour mes équipes intervenantes sur différents chantiers cependant je ne trouve rien sur la méthode à employer pour influencer la durée de la tâche en fonction du nombre d’employé sur la tâche; auriez-vous une idée de la méthode à employer ?

    Merci d’avance

    1. Bonjour Clément
      Je suppose que vous utilisez Microsoft Project. Dans ce cas tout se joue sur le paramétrage du type de tâche : travail fixe, capacité fixe ou durée fixe (Boite de dialogue « informations sur la tâche » onglet « Avancées »). Dans votre cas c’est probablement « travail fixe ».
      Cordialement

  13. Je suis débutant en microsoft Project 2010. Pouvez-vous me conseiller quel livre ou DVD acheter pour un apprentissage rapide. Merci de m’indiquer auprès de quel shop je peux acheter rapidement et plus sûr.

    1. Bonjour Léopold

      Pour les livres sur MS Project, je vous conseille les ouvrages de mon collègue Alexandre Faulx-Briolle, expert reconnu de Project, ou alors Project 2010 pour les nuls. Vous trouverez sans problème ces livres sur internet avec la possibilité de commander en ligne.
      Pour comprendre les fondamentaux de la planification vous pouvez lire mon livre « Comprendre la planification de projet », à commander sur ce site.
      Il y a eu dans le passé des tutoriels sur CDROM et en français, mais à ma connaissance ils ne sont plus distribués.
      Il y a de nombreuses vidéos sur internet, soit gratuites soit sur abonnement, notamment celles de Vincent ISOZ.
      Pour ma part je vais mettre en ligne dans une quinzaine de jours une nouvelle page avec une soixantaine d’exercices sur MS Project.

  14. comment insérer le coût budgétaire ou planifié et comment le faire enregistrer avant de faire un suivi de projet, càd avant d’insérer les ressources de chaque tàche.
    Merci

  15. Bonjour Michel et merci beaucoup pour tout ce que vous faites.

    Je voulais juste vous signaler que la video est en double, dans la Leçon1 et la Leçon 2, on ne retrouve donc pas la vidéo « Découvrir l’interface ».

    Cordialement,

    1. Bonjour Mounir.

      Merci de m’avoir alerté. L’erreur est corrigée, je vous invite à vérifier que tout est désormais en bonne place.
      Bon visionnage et bon apprentissage.

      Cordialement.

  16. Bonjour Michel
    Merci pour ces informations
    Le planificateur d’équipe n’existe pas sur project 2010 standard
    Existe t-il sur project 2013 standard?

    Peut t-on installé project professional sans avoir project server?

    1. Bonjour Roch

      Le Planificateur d’équipe n’existe pas non plus dans 2013 standard. C’est un choix de Microsoft qui justifie ainsi la différence de prix entre la version standard et la version Pro.
      Vous pouvez utiliser Project Pro sans Project Server. C’est la cas de la plupart des utilisateurs que je connais. Il s’installe exactement comme Project Standard.
      La version 2013 apporte quelques progrès notables, notamment des rapports améliorés et une vraie nouveauté : le chemin de tâche.

  17. Nous sommes une entreprise de maçonnerie. Nous avons besoin de confectionner des plannings très régulièrement pour des suivis de chantier. Nous devons y intégrer, régulièrement, les personnes affectées aux différentes tâches et prendre en compte les fermetures pour congés et les jours fériés. Nous n’avons pas besoin de notion de coûts. Quels chapitres devons-nous choisir et quel serait le coût? Je suis comptable et informaticienne et utilise très régulièrement Word, excel, …
    merci d’avance

    1. Bonjour
      Microsoft Project est parfaitement adapté (et très utilisé) dans votre métier. Les fonctionnalités sur lesquelles il faut vous former sont : La planification par les durées (horaires de travail, calendriers, jours fériés…) et la planification des ressources. Il faut voir si vous avez besoin du multi-projet et des fonctions de personnalisation.
      Je vous envoie un message sur votre boite mail pour vous fournir plus d’éléments
      Merci pour cette prise de contact.

    1. Le logiciel Microsoft Project peut être commandé chez votre revendeur informatique. Vous pouvez aussi le commander en ligne chez Microsoft ( http://www.microsoftstore.com ). Je vous déconseille la version standard ( 769 € ) car elle n’est pas complète et surtout si votre entreprise souhaite passer plus tard à project server il faudra racheter toutes les licences. Choisissez plutôt la version Professional ( 1369 € ) . Attention aussi au choix de la langue car il n’est pas facile de changer ensuite.

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