Tutoriel MS Project Professionnal 2010 – 2013 – 2016 et 2019
Microsoft Project est l’outil de référence dans le domaine de pa planification de projets, raison pour laquelle ce chapitre entier lui est consacré. Project est un outil très complet et très largement personnalisable. La contrepartie de cette richesse est un une assez grande complexité. Ajoutons à cela que les commandes du logiciel sont souvent confuses et même quelquefois carrément incompréhensibles pour un novice. C’est dire qu’il est quasiment impossible d’aborder Project en autodidacte. Le cours et les exercices présentés dans cette page ont été conçus pour vous faire découvrir progressivement les très nombreuses fonctions de Project, des plus basiques aux plus sophistiquées.
Un détail technique qui peut vous être utile : Plusieurs abonnés ont eu des difficultés à télécharger les sujets et corrigés des exercices, toujours avec les navigateurs Safari ou Chrome. Si cela vous arrive, essayez de changer de navigateur.
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Les dernières évolutions figurent dans la partie gauche du tableau, ce sont les solutions cloud. La partie droite présente les trois solutions à installer en local. En vertical figurent les quatre grandes familles de fonctionnalitées attendues aujourd’hui d’un logiciel de gestion de projets. Du haut vers le bas du tableau : gérer des tâches, réaliser un véritable planning de projet, organiser la collaboration de toutes les parties prenantes du projet, et enfin gérer un portefeuille de projets. Voici une brève description des six solutions de la gamme :– Project Essentials (cloud) n’est pas à proprement parler une solution autonome mais juste un complément destiné aux clients qui disposent de Project Online Professionnel ou de Project Online Premium, pour que les contributeurs puissent aisément et à faible coût saisir les données concernant les tâches qui leur sont confiées et communiquer.
– Project Online Professionnel (cloud) est un véritable outil de planification de projet et de collaboration.
– Project Online Premium (cloud) ajoute la gestion de portefeuille de projets aux fonctions de Project Online Professional
– Project Standard (local) est une version dégradée de Project Professional, et donc plus économique. Certaines fonctions de la version Professional sont absentes de Standard, notamment le planificateur d’équipe et les rapports. Attention si vous achetez des licences Standard car elles sont incompatibles avec Project Server.
– Project Professional (local) est la solution historique de Microsoft, elle offre toutes les fonctionnalités pour la gestion des plannings, des ressources et des coûts. Sans être une vraie solution de gestion de portefeuille elle permet de travailler en multi-projets grâce notamment aux fonctions de partage des ressources. Toutes les vidéos et les captures d’écran de ce chapitre ont été réalisées avec Project Professional.
– Project Server (local) permet aux entreprises disposant de plusieurs licences Professional d’accéder au travail collaboratif et à la gestion de portefeuille de projets.
Ces informations sont issues de la page Tarifs MS Project
Le passé, le présent et les perspectives d’avenir
Je vous propose de visionner cette première vidéo dans laquelle Vincent Capitaine, Expert reconnu et membre de l’équipe française Microsoft décrit de façon claire et concise l’historique des solutions Microsoft de gestion de projets.
La solution Microsoft Project Online
L’équipe française de Microsoft a enregistré une vidéo d’une vingtaine de minutes qui présente les principales fonctionnalités de la solution. Vous pouvez visionner cette vidéo sur cette page ou sur le site d’origine Channel9.
Les sujets et corrigés des exercices peuvent être téléchargés. Les sujets sont au format PDF et les corrigés sont des fichiers Project compressés au format .zip. Vous pouvez faire les exercices en totale autonomie : tout est expliqué dans les énoncés et un récapitulatif des commandes du logiciel figure au bas de chaque page.– Le scénario de chaque exercice est conçu pour être le plus simple possible de façon à vous éviter des saisies fastidieuses et surtout pour vous permettre de bien observer le comportement du logiciel.
– Soyez très méthodique, certains exercices utilisent comme fichier de départ le résultat d’un exercice précédent. Faites les exercices dans l’ordre. Nommez correctement vos fichiers et sauvegardez-les tous dans le même dossier.
– Pour certains exercices vous constaterez l’absence de bouton de téléchargement du corrigé. C’est normal, ces exercices souvent très simples n’ont tout simplement pas de corrigé.
En tant que visiteur, vous avez accès aux 23 exercices de niveau découverte. Les 44 exercices de niveau avancé, signalés par des boutons de téléchargement gris, sont réservés aux membres PREMIUM. Pour avoir immédiatement accès à la totalité des exercices, il vous suffit de souscrire un abonnement PREMIUMBonne découverte et bon apprentissage.
Bonne découverte.
Première partie : Construire un diagramme de Gantt simple
Sommaire de la première partie
- Introduction
- Activer le mode automatique
- Créer les tâches
- Saisir les durées et créer les jalons
- Lier les tâches entre elles
- Afficher la récapitulative du projet
- Affecter les ressources
Introduction
Voyons l’usage que font la plupart des utilisateurs de MS Project : construire un diagramme de Gantt et affecter des ressources aux tâches.
Même si vous débutez, il ne vous faudra que quelques minutes pour réaliser un planning comme celui qui vous est présenté ci-dessous. Vous aller apprendre à… Créer les tâches et saisir les durées (1). Lier les tâches entre elles (2). Créer les jalons (3). Affecter les ressources aux tâches (4). Afficher la tâche récapitulative du projet (5).
Activer le mode automatique
Voici un piège dans lequel tombent tous les débutants depuis la version 2010 du logiciel : Avez-vous remarqué qu’en bas à gauche de votre écran se trouve un menu déroulant ? Non, car on ne s’attend pas à trouver une commande placée à cet endroit, première erreur d’ergonomie de la part de Microsoft. Cette liste sert à choisir le mode de fonctionnement du logiciel, entre le mode automatique qui est le mode de fonctionnement traditionnel depuis les premières versions de Project et le mode manuel qui est une nouveauté de 2010 et qui ne concerne que très peu d’utilisateurs. La deuxième erreur d’ergonomie est d’avoir choisi comme paramétrage par défaut le mode manuel.
Donc, avant de créer votre première tâche, basculez en mode automatique. On verra dans une autre leçon comment rendre définitif ce choix (mode automatique par défaut) pour tous vos futurs projets.
Créer des tâches
Rien de plus simple que de créer des tâches : il suffit de saisir leur nom, comme dans un tableur.
Saisir les durées et créer des jalons
Même chose pour saisir les durées. Dans Project, une tâche de durée nulle est un jalon. Saisissez 0 (zéro) comme valeur de durée d’une tâche, et la barre qui lui correspond prendra automatiquement la forme d’un losange, caractéristique des jalons.
Lier les tâches entre elles
Pour créer les liens d’antériorité, plusieurs façons. Vous pouvez tout simplement « tirer » les liens par un simple cliqué-glisser de la barre prédécesseur vers la barre successeur. Vous pouvez aussi utiliser la colonne « prédécesseurs » en y saisissant le numéro de la tache prédécesseur. Sachez que dans Project chaque manœuvre peut en général se faire de 5 façons différentes, mais n’anticipons pas.
Afficher la récapitulative du projet
Les planificateurs professionnels mettent systématiquement une tâche récapitulative en tâte de la liste des tâches. C’est devenu extrêmement facile avec Project 2010 : il suffit dans l’onglet « format » de cocher « Tâche récapitulative du projet ». La tâche récapitulative du projet est représentée par une barre gris clair qui englobe toutes les tâches du projet.
Affecter les ressources
Bien que cette méthode ne soit pas la plus professionnelle, vous pouvez créer les ressources directement dans le diagramme de Gantt, en saisissant les noms directement dans la colonne « nom ressources »
Lorsque plusieurs ressources sont affectées à une même tâche, comme Jean et Karim sur la tâche « creuser la tranchée » séparez les noms par un point-virgule.
Lorsque vous activez une cellule de la colonne, observez l’onglet qui apparaît à sa droite. En cliquant sur cet onglet vous déroulez la liste des ressources. Il vous suffit alors de cocher les ressources que vous affectez à la tâche.
Deuxième partie : Découvrir l’interface de Project
Sommaire de la deuxième partie
- L’affichage principal de Project 2010 / 2016
- Les info-bulles
- Le menu contextuel par clic droit
L’affichage principal de Project 2010
Voici l’affichage de Project tel qu’il apparaît au démarrage du logiciel. Il se compose de 6 zones :
La liste des tâches
La liste des tâches est l’élément central de toute planification. Le terme « WBS » qui figure sur le schéma est l’abrégé de « Work Breakdown Structure » que l’on peut traduire par « liste hiérarchisée des tâches »
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est la représentation de la position des tâches sur l’échelle de temps. il est équipé d’ascenseurs vertical et horizontal.
Le « ruban » de Project 2010
Le ruban est une nouveauté de Project 2010. Les utilisateurs de Word et Excel 2007 retrouveront leurs automatismes, les habitués des versions antérieures de Project vont devoir changer leurs automatismes.
La barre d’outils accès rapide
Par défaut, la barre d’outils accès rapide contient quelques boutons, notamment le bouton enregistrer. Sachez que vous pouvez enlever et surtout rajouter des boutons. Cet aspect sera traité dans la leçon « personnalisation de l’interface ». vous pouvez aussi déplacer la barre sous le ruban.
La Chronologie
La « Chronologie » est une représentation simplifiée de votre planning. Nous verrons dans la leçon « Planification par les durées » pourquoi et comment utiliser cet affichage.
La barre d’état
La barre d’état est présente sur beaucoup de logiciels. Elle comporte à droite un zoom qui permet de dilater et contracter l’échelle de temps du diagramme de Gantt. A l’extrémité gauche et contre toute attente, un menu déroulant qui permet de choisir le mode de planification : manuel ou automatique.
Les info-bulles descriptives
Prenez l’habitude d’utiliser les info-bulles : Vous immobilisez le pointeur sur une entité (icône, bouton, barre du Gantt…) et une information sur cette entité vous est fournie.
Les menus contextuels
Un clic droit sur une entité (une barre du Gantt, un groupe de cellules…) donne accès à la liste des commandes qui s’appliquent à cet élément.
L’intitulé de cette leçon « La planification par les durées » vous semble probablement énigmatique. Voici de quoi il s’agit : Que l’on travaille sur papier ou sur un logiciel de planification, le processus de planification du projet est immuable. Vous devez impérativement travailler en deux temps. D’abord construire votre planification sans vous préoccuper des personnes (ressources) qui seront affectées aux travaux. Dans cette phase vous déterminez la durée des tâches dans l’idéal, en faisant comme s’il suffisait, le moment venu, de claquer dans les doigts pour obtenir instantanément les ressources nécessaires à la réalisation du projet. La réalité (et les difficultés) de l’affectation des ressources ne sont prises en compte que dans un deuxième temps. Ce sera l’objet de la leçon « Planifier les ressources ».Sommaire de la leçon :
- Paramétrer le calendrier du projet
- Planifier dans le réseau logique
- Planifier dans le diagramme de Gantt
- Planifier en mode de tâche manuel
Paramétrer le calendrier du projet
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Introduction
Lorsque vous créez un nouveau projet, MS Project lui affecte un calendrier. Ce calendrier est appelé « calendrier standard ». Les paramétrages de ce calendrier (horaires de travail, jours fériés…) sont ceux par défaut. Il vous appartient de personnaliser ce calendrier en fonction des spécificités de votre projet.Vous pourrez ensuite créer dans le projet autant de calendriers que nécessaire. Vous constaterez que MS Project associe à chaque ressource son calendrier personnel, copie du calendrier standard.
Les rubriques qui suivent indiquent la marche à suivre pour personnaliser les calendriers dans Project 2010.
Paramétrer la semaine de travail
Attention : ne vous trompez pas de chemin, contrairement aux apparences le chemin Tache =>Diagramme de Gantt => calendrier ne vous donne pas accès au paramétrage des horaires et des jours fériés mais à l’une des trois représentations de votre planning (diagramme de Gantt, réseau logique et « calendrier »).On accède aux paramétrages du calendrier du projet par Projet => modifier le temps de travail.
Dans la boite de dialogue qui s’ouvre alors, un onglet est dédié au réglage de la semaine de travail.
En cliquant sur le bouton « détails » on accède au paramétrage des horaires de chaque jour de la semaine.
Astuce : vous pouvez (comme sur l’image ci-contre) sélectionner par cliqué-glissé plusieurs journées qui ont les mêmes horaires.
Définir les exceptions du calendrier
Les jours fériés se déclarent dans l’onglet « exceptions » ainsi que les journées dont l’horaire serait particulier.
Pour chaque « exception », on indique, après avoir cliqué sur le bouton « détails », le statut « chômé » ou l’horaire spécifique de la journée et la fréquence de répétition de l’évènement.La règle que l’on vient de définir sera valide sur la plage de périodicité, que l’on peut définir par le nombre d’occurrences (de répétitions) de l’évènement ou par la période de temps sur laquelle elle s’appliquera.
En cadeau, le calendrier France 2016 à 2030
Pour télécharger le fichier MS Project contenant les jours fériés français jusqu’en 2030, c’est très simple : Cliquez sur l’icône ci-contre et décompressez l’archive. Il s’agit d’un simple fichier au format Microsoft Project 2013 (.mpp). Pour en faire votre calendrier par défaut, onglet fichier => Organisateur, puis dans la boite de dialogue, onglet calendriers. Deux menus déroulants sont présents au bas de la boite de dialogue. sélectionner à gauche Calendrier_2016-2030 (ce fichier), et à droite Global.MPT qui contient les paramètres par défaut du logiciel. Colonne de gauche (fichier Calendrier 2014_2030), sélectionner « standard » puis cliquer sur « Copier>> ». Confirmez que le nouveau calendrier remplace le précédent. C’est fait ! Ouvrez un nouveau projet et vérifiez que le calendrier standard comporte bien les jours fériés.Fixer la durée standard du jour, de la semaine, du mois
Encore un paramétrage dont la logique échappe aux débutants. Lorsque vous saisissez des durées de tâche en jours, semaines ou mois, MS Project a besoin de savoir combien vaut, en heures, votre journée standard, votre semaine standard, votre mois standard.
Ces valeurs sont à saisir dans Projet => modifier le temps de travail, bouton options ou bien par Fichier => options => planification.
Planifier dans le réseau logique
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Pourquoi utiliser le réseau logique ?
Bien que l’utilisation des logiciels de planification ait fait tomber le réseau logique en désuétude, il ne faut pas négliger l’intérêt de ce mode de représentation du projet, tant sur le plan pédagogique que de façon opérationnelle pour établir très rapidement le macro-planning du projet.
Présentation de l’affichage « réseau de tâches »
On accède au réseau logique par le chemin affichage => réseau de tâches. Tâches et liens se créent par simple cliquer-glisser sur la plage blanche de l’écran.
Conformément à l’usage, dans MS Project le chemin critique est mis en évidence par la couleur rouge des tâches et des liens qui le composent. Faut-il rappeler que le chemin critique est la suite des tâches à marge nulle.
Voici ci-dessous un planning réalisé directement sur l’affichage « réseau de tâches »
Personnaliser l’affichage réseau de tâches
Si vous utilisez l’affichage tel qu’il est paramétré par défaut, vous n’obtiendrez pas le résultat présenté ci-dessus : Les cases sont de taille importante et s’alignent d’autorité par niveau. Vous pouvez autoriser le déplacement manuel des tâches par format => disposition => positionnement manuel des cases
Supprimer tâches et liens
Pour supprimer une tâche clic droit sur la case et choisir « supprimer » dans la liste des choix proposés. Pour supprimer un lien, le clic droit ne marche pas (ergonomie Microsoft !) il faut faire un double-clic sur le lien et bouton supprimer
Personnaliser les cases
Pour obtenir un aspect proche de celui présenté ci-dessus, il faut donner l’apparence souhaitée aux cases par format => style des cases.
Le macro-planning du projet
L’affichage « réseau de tâches » utilisé tel que décrit ci-dessus est un excellent outil pour réaliser le macro-planning du projet. Le « macro-planning » est un planning à grosse maille, que l’on réalise en tout début de projet pour en vérifier la faisabilité.
Construire le macro-planning
Vous voulez étonner vos collègues ? Construisez le macro-planning en réunion, à partir d’une page blanche, au vidéo-projecteur.
Planifier dans le diagramme de Gantt
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Activer le mode de tâche automatique
Microsoft a introduit dans la version 2010 la notion de « mode de tâche » (1). Le mode automatique correspond au fonctionnement des versions antérieures jusqu’à 2007. Le mode manuel est l’une des innovations majeures de la version 2010. Le fonctionnement manuel sera décrit plus loin. Les premiers paragraphes de ce tutoriel utiliseront uniquement le mode automatique.
Lorsque vous ouvrez un nouveau projet, prenez soin d’activer le mode automatique pour ce projet.Pour cela, utilisez la liste déroulante située en bas à gauche de l’écran (2). Toutes les tâches que vous créerez désormais dans ce projet fonctionneront en mode automatique.
Probablement souhaiterez-vous ne pas avoir à renouveler cette manœuvre pour chaque nouveau projet. Dans ce cas voici la façon de faire Fichier => Options => Planification => Options de planification pour ce projet => sélectionnez « Tous les nouveaux projets » (1), puis Nouvelles tâches créées « planifié automatiquement » (2)Définir la date de début de projet
Pour voir tous les paramétrages de cette boite de dialogue
Cliquez sur Informations sur le projet
Les durées estimées
Le point d’interrogation dans la colonne durée signifie que Project a donné une durée par défaut (1 jour) et qu’il attend votre confirmation. Le point d’interrogation disparaîtra dès que vous aurez saisi une valeur de durée.
Si vous avez saisi une valeur de durée dont vous n’êtes pas certain et que vous souhaitiez mettre en évidence cette incertitude, vous pouvez remettre le point d’interrogation comme ici sur la tâche 3. Double-clic sur la tâche pour ouvrir la boite de dialogue « information sur la tâche » et cochez « estimée«
Créer, insérer, supprimer des tâches
Comme toujours dans Project il y a plusieurs façons de créer une tâche. Le plus simple est de saisir une valeur quelconque sur une ligne du tableau et une tâche est créée.
Attention : Évitez les procédures qui conduisent MS Project à contraindre les tâches, par exemple ne créez pas vos tâches par cliquer-glisser dans le diagramme de Gantt. Dans l’exemple ci-dessus la deuxième tâche a été créée de cette façon. L’icône dans la colonne informations nous signale que la tâche est contrainte. En positionnant le pointeur au-dessus de l’icône, une infobulle apparait avec l’indication de la nature de la contrainte.
C’est vous seul et non pas le logiciel qui devez décider qu’une tâche est contrainte. La tâche contrainte doit rester une exception et correspondre à une réelle nécessité.
D’une façon générale soyez attentif aux icônes figurant dans la colonne de gauche du tableau, ils sont là pour vous signaler une anomalie ou une spécificité de la tâche.
Créer des liens d’antériorité
Rien de plus facile que de créer un lien d’antériorité : soit graphiquement dans le diagramme de Gantt, soit en indiquant le numéro de la tâche antécédent dans la colonne « prédécesseur », soit encore dans la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet prédécesseurs. Attention : N’utilisez pas les liens entre tâches pour régler les problèmes de sur-utilisation de ressources.
Modifier l’échelle de temps, zoomer
Deux façons pour zoomer dans le Gantt :
– Très basique, utiliser le curseur situé en bas de l’écran à droite de la barre de tâche.
– Pour avoir une bien maîtrise du zoom, clic droit sur l’échelle de temps et choix « zoom«
Et si vous voulez maîtriser parfaitement l’échelle et le libellé des périodes (comme sur l’image ci-dessus) clic droit sur l’échelle de temps et choix « Echelle de temps« . La boite de dialogue qui va s’ouvrir vous permet un contrôle parfait.
Hiérarchiser la WBS (travailler en mode plan)
Tout projet quelque peu important se décompose en phases successives et/ou en lots de travaux. Cette hiérarchisation des taches est très facile à prendre en compte dans Project. Il suffit de décaler (abaisser) les tâches sélectionnées à l’aide des icône flèche verte.
Planifier en mode de tâche manuel
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La planification descendante
Depuis les débuts de la planification par réseau de tâches, dans les années 1950, la norme était la « planification montante ». C’est la durée des tâches et la logique d’enchainement de ces mêmes tâches qui déterminait la durée du projet. Cette logique est de plus en plus battue en brèche et la règle a tendance à s’inverser : les managers décident de la durée du projet et les techniciens effectuent les choix techniques dans le respect de l’objectif fixé.
Le mode manuel de tâche introduit dans la version 2010 de Project est une réponse à cette nouvelle donne.
Le phasage du projet
L’exemple ci-contre illustre la planification descendante : la durée du projet est fixée (110 jours) alors que les durées des tâches élémentaires ne sont pas renseignées.
Par contre les tâches ont été regroupées en 4 phases. Les récapitulatives de phase étant paramétrées en mode manuel, il est possible de leur donner une durée et ainsi de descendre d’un niveau dans le logique de planification descendante.
Le mode de tâche automatique
Le mode automatique correspond à la façon de fonctionner de toutes les versions antérieures de Project. Il a vocation à continuer à exister et même à cohabiter avec le mode manuel. La logique de cette coexistence est que le projet soit d’abord planifié en mode manuel et que les tâches basculent ensuite en mode automatique, chaque fois qu’une information fiable permet qu’il en soit ainsi. A l’exception toutefois des récapitulatives pour lesquelles il y a, comme on le verra plus bas une logique à les conserver en mode manuel.
Les taches élémentaires en mode manuel
En mode manuel, on saisit pour chaque tâche les informations connues pour cette tâche et pas plus. La forme prise par la date de tâche est l’illustration fidèle de ces informations.
Les tâches manuelles dans le planificateur d’équipe
Ce planning est le même que dans le diagramme de Gantt ci-dessus. Les tâches pour lesquelles la période de déroulement n’est pas connue (B, C et D) restent en réserve dans la colonne Tâches non planifiées. Si la période est connues elles sont planifiées mais la couleur de la barre est significative du statut : bleu pour automatique et vert-bleu pour manuel
Les liens en mode manuel
En mode manuel, il est possible de lier les tâches, mais (est c’est logique) les tâches peuvent être déplacée comme si les liens n’existaient pas.
Les alertes visuelles
Lorsqu’il y a contradiction entre la position d’une tâche et les règles de planification, comme ici entre le lien de fin à début prototype => Qualification et la position de la tâche qualification, le logiciel nous alerte deux fois : par le soulignement des valeurs incohérentes du tableau et par la bordure en pointillé de la tâche suspecte.
Désactiver une tâche
Il est possible de désactiver une tâche, comme ici la tâche Fabrication outillages. Cette tâche reste au planning avec une représentation sans ambiguïté. Par contre les données de cette tâche ne sont pas prises en compte dans les calculs.
Les tampons de sécurité
Même si vous continuez à planifier en mode automatique comme dans les versions antérieures de Project, il peut être intéressant pour vous de mettre les récapitulatives de phase (ou de lot) en mode manuel. Cela vous autorise à incorporer en fin de phase (ou de lot) un tampon de sécurité.
Notez que la barre des récapitulatives est double, la partie inférieure indique la plage occupée par les tâches du lot, et également que sa couleur change suivant que le tampon est consommé (rouge) ou non (bleu-gris).
Exercices NIVEAU DÉCOUVERTE, accessibles à tous
Le premier intérêt des logiciels de planification est d’automatiser le calcul des délais, ils ont même été créés pour cela ! La version 2010 de Microsoft Project a dérouté les utilisateurs historiques en introduisant un mode de tâche manuel dans lequel la plupart des calculs sont inactifs. Bon nombre d’utilisateurs (et de formateurs) ont boudé cette fonction dont ils n’ont pas compris l’intérêt.Pire que cela : le mode manuel étant activé par défaut, cette nouveauté a rendu encore plus aride la prise en main du logiciel par les débutants et surtout les autodidactes.
Ne jetons pas le bébé avec l’eau du bain, acceptons la justification de Microsoft : « Ce mode de planification manuel doit être réservé aux tâches sur lesquelles le chef de projet n’a pas ou peu de visibilité au moment de la planification. »
Ce petit exercice va vous permettre de tester ce mode de tâche manuel et d’en mesurer l’intérêt.
Les paramétrages par défaut de project manquent souvent de logique et constituent de ce fait un véritable piège dans lequel tombent systématiquement les débutants. Vous allez dans cet exercice désamorcer quelques-uns de ces pièges et préparer l’interface pour les prochains exercices.
Si vous n’avez jamais utilisé de logiciel de planification de projet, ce petit exercice vous donnera une première idée du fonctionnement et des possibilités de ce type d’application. Vous allez créer quelques tâches qui constituent le début du projet qui servira de fil rouge tout au long de la série d’exercices.
La façon dont Project calcule les date et heure de fin de tâche est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs, tout comme la nécessité de paramétrer les options de durée. Ce petit exercice va vous révéler une partie de cette énigme. Vous allez et déclarer les jours fériés et paramétrer les horaires de travail de l’équipe.
Un chef de projet est dans l’incapacité de réagir correctement aux aléas du projet, par exemple une tâche qui prend du retard, s’il n’a pas la connaissance des valeurs de marge. Or Project calcule ces marges, il suffit de lui demander de les afficher et c’est très simple.
Tous les élèves et étudiants des filières techniques connaissent le réseau logique (improprement appelé « PERT »). Il s’agit d’une représentation du planning sous la forme d’un réseau, très utile pour mettre en évidence la logique d’enchainement des tâches. Beaucoup d’utilisateurs de MS Project ignorent que le logiciel affiche en standard la vue réseau logique. Il est même possible de construire entièrement le planning dans cet affichage. Cet exercice ne comporte pas de corrigé, il consiste juste à visualiser le planning de l’exercice « Découvrir » sous la forme du réseau logique.Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
Parmi les affichages pré-configurés par Microsoft figure l‘affichage « Calendrier ». Bien que très peu utilisé, cet affichage a ses partisans. Cette fiche n’a pas d’autre ambition que de vous le faire découvrir, cela ne vous prendra que quelques minutes. Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
Trois sujets importants sont développés dans cet exercice : 1- La mise en place en tête de la liste des tâches une ligne récapitulative du projet. Même si à ce stade de votre apprentissage cela ne vous semble pas essentiel, cela deviendra indispensable lorsque vous voudrez connaître le coût du projet, le nombre d’heures travaillées ou toute autre valeur consolidée au niveau du projet. 2- Le Regroupement des tâches en en phases ou en lots, pour une meilleure lisibilité et une meilleure maîtrise du projet. 3- Le positionnement de jalons dans votre planification, que ces jalons soient des marqueurs de fin de phase, des jalons Go/nogo, des jalons directeur, des jalons contractuels ou encore des jalons d’entrée.
Trois problématiques sont abordées dans cet exercice 1- Project affiche par défaut les durées en jours, ce qui ne vous empêche pas de combiner dans le même projet différentes unités de temps : heures, jours, semaines ou mois. 2- Fonction souvent utile et pourtant inconnue d la plupart des utilisateurs, Project vous autorise à saisir des durées en temps calendaire. 3- La façon dont Project calcule les durées est une énigme pour beaucoup d’utilisateurs, surpris de voir des dates et heures de fin de tâche apparemment aberrantes. Le calcul de Project est pourtant d’une grande logique comme vous allez pouvoir le vérifier.
Beaucoup d’utilisateurs de MS Project ont du mal à comprendre le mécanisme de calcul des dates et heure de fin de tâche, et partant de la longueur des barres du Gantt. La meilleure façon de comprendre un phénomène est souvent de le caricaturer, c’est ce que vous allez faire dans cet exercice. Voyez la capture d’écran ci-contre, n’est-elle pas surprenante ?
Le réseau PERT, introduit dans les années 1950, n’autorisait que le simple lien d’antériorité. Le progrès était pourtant énorme puisque le PERT rendait possible le calcul du planning, manuellement ou à l’aide des tout premiers ordinateurs. L’avènement de la micro-informatique a permis de mettre à la disposition du plus grand nombre des logiciels de planification de plus en plus performants. Aujourd’hui la plupart des logiciels de planification, dont MS Project offrent la possibilité de lier les tâches entre elles avec un réalisme accru. En toute logique il existe 4 types de liens : Fin-début, Début-début, Fin-fin et Début-fin. Le lien de fin à début est le seul à mériter le nom de lien d’antériorité. Pour les trois autres types on parlera de liens de dépendance. A un lien peut être associé un décalage positif (retard) ou négatif (avance). La valeur du décalage s’exprime en temps ouvré, en temps calendaire ou en pourcentage de la durée de la tâche pilotante (antécédent).Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
La connaissance des valeurs numériques des marges est une bonne chose, mais c’est encore mieux de les visualiser dans le diagramme de Gantt. C’est ce que vous allez faire dans cet exercice. Ce sera l’occasion de découvrir les fonctions de personnalisation de l’affichage diagramme de Gantt.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La planification de projet s’effectue traditionnellement en ordonnancement au plus tôt, d’où les notions bien connues de chemin critique et de marges. Il n’empêche que de plus en plus d’entreprises imposent une logique inverse : les tâches sont systématiquement ordonnancées au plus tard. Les motivations de cette façon de procéder, appelée rétro-planification, sont nombreuses, à commencer par une amélioration mécanique de la trésorerie de l’entreprise.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
L’idée qu’un planning se construit uniquement en reliant des tâches entre elles par des liens de dépendance est une vision un peu « hors sol ». Dans la réalité, aux contraintes de dépendance s’ajoutent des contraintes liées au calendrier. Citons par exemple la nécessité d’exécuter tel ou tel travail avant (ou après) la saison des pluies, ou en dehors des période de gel, l’obligation (en maintenance) de profiter d’une période du congés, la participation à un salon professionnel ou à une manifestation sportive ou culturelle…. Project offre huit type de contraintes. Cet exercice va vous permettre de les découvrir.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La planification des revues de projet ou réunions de chantier est rendue très simple grâce à l’utilisation des tâches périodiques. Le fonctionnement est assez proche de celui d’un agenda électronique.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Le réseau logique était universellement connu et utilisé par les planificateurs jusqu’à l’arrivée des logiciels de planification. Injustement tombé en disgrâce, il reste le moyen le plus intuitif et le plus rapide pour réaliser, en phase exploratoire, le « macro-planning » du projet. Ce travail gagne à être effectué au vidéoprojecteur et bien entendu en groupe de travail. Sur le plan pédagogique, il permet de mettre en évidence les notions fondamentales de la planification : Règles d’antériorité, Chemin critique et marges.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Deux problématiques dans cet exercice : 1- Deux tâches ne peuvent être liées entre elles que par un seul lien. Or il arrive que l’on souhaite que deux tâches soient strictement synchrones : que leur début soit lié et que leur fin soit liée. L’une est « maître » et l’autre « esclave ». Le tâche « esclave » est appelée tâche « Hamac » 2- Autre besoin assez fréquent, interrompre une tâche et la reprendre ensuite. La fonction qui correspond à ce cas de figure est le « fractionnement » de tâche. Ces deux notions vont être mises en pratique dans ce court exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Cet exercice est destiné à vous faire progresser dans la compréhension des mécanismes de calcul des durées dans Project. Deux thèmes vont y être traités : Le mode de cacul des tâches récapitulatives et le recalcul des durées de tâche après leur fractionnement.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Une échéance est tout simplement la date butoir qu’une tâche ne doit pas dépasser. Le terme anglais dead-line est particulièrement expressif.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Bien que cela constitue une entorse aux canons de la planification, il peut exister dans un projet des tâches optionnelles, ou plus exactement des tâches dont la nécessité se confirmera ou pas en cours de projet. Ce peut être le cas par exemple dans des projets pharmaceutiques pour des campagnes de test ou dans des projets d’innovation technologique. Project 2010 a apporté la fonction « désactiver », très simple d’utilisation et qui résoult élégamment ce problème.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Deux problématiques sont traitées dans cet exercice :1- L’idée d’un chemin critique reliant sans discontinuité le jalon de début du projet au jalon de fin est une vision utile mais très scolaire. Dans les plannings professionnels faits de groupes de tâches pouvant être relativement indépendants les uns des autres, le chemin critique tend à ne concerner que quelques tâches (sur quelquefois plusieurs centaines) et perd de ce fait tout intérêt. En cochant l’option « Afficher les chemins critiques multiples« , chaque sous-réseau indépendant dispose de son propre chemin critique.
2- Dans un projet qui dure plusieurs semaines, mois ou années, une tâche qui n’aurait que un ou deux jours de marge doit être surveillée avec autant de vigilance qu’une tâche critique. Or l’une apparait en rouge et l’autre pas. Problème facile à régler : vous poucez choisir le seuil de marge totale en dessous duquel une tâche apparaîtra en couleur rouge.
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Le code WBS est tout simplement le code hiérarchique attribué à une tâche. La logique de numérotation ressemble à ce que l’on fait classiquement pour les chapitres et paragraphes d’un texte. Deux points importants sur ce sujet : 1- Project génère automatiquement les codes hiérarchiques. 2- Cette gestion automatique n’est pas sans poser des problèmes, heureusement il y a des remèdes. C’est ce que l’on va voir dans cet exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Il y a dans Project des nombreuses fonctionnalités inconnues des utilisateurs et qui sont pourtant à la fois très utiles et très faciles d’utilisation. En voici deux exemples : 1- Le « marquage » des tâches. 2- L’association de commentaires à une tâche.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
C’est bien connu, il n’y a pas de projet sans aléas. Dans un planning à chemin critique, le délai ne peut être respecté que si un retard sur une tâche critique est compensé par une réduction de la durée d’un sucesseur critique de cette tâche. Plutôt difficile, et ce d’autant plus si la fin du projet est proche. Par ailleurs on connait l’effet de « domino » qui fait qu’un petit retard sur une tâche est souvent amplifié sur les tâches successeur. Beaucoup de planificateurs pallient ce problème en surestimant la durée des tâches, ce qui revient à cacher des marges de sécurité dans le planning. Cette façon de faire a deux défauts au moins : le manque de transparence, avec le risque qu’à la longue le stratagème ne soit découvert, et si les ressources sont planifiées, la surestimation du travail et en conséquence des coûts. Voici une solution qui fonctionne avec toutes les versions de Project, elle consiste à regrouper les tâches (en phases ou en lots) et a cloturer chaque regroupement par un jalon affecté d’une contrainte « doit commencer le »Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Si votre pratique consiste à insérer dans votre planning, en fin de phase ou en fin de lot, des tampons de sécurité, sachez que le mode de tâche manuel – tant critiqué par de nombreux utilisateurs – vous offre une nouvelle façon de procéder. Cet exercice va vous permettre de tester cette nouvelle procédure et d’en mesurer les avantages.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Il n’est pas rare que le client ou la hiérarchie décident, alors que le projet était planifié, d’en retarder la date de début. Vous pensez qu’il suffit de modifier la date de début de projet pour s’adapter à la nouvelle donne ? Pas si simple, mais Microsoft a pensé à tout…Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
L’affichage « Chronologie » est une nouveauté de la version 2010 de Project. Cet affichage correspond à un réel besoin des planificateurs en matière de reporting. Le principe est de disposer d’une ligne de temps (timeline) sur laquelle on peut reporter les jalons directeurs du projet. Accessoirement – et ce n’est pas un gadget – l’affichage chronologie dispose d’un curseur qui perment de manipuler la fenêtre du diagramme de Gantt.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Comment planifier les ressources dans MS Project ?
Vous avez planifié votre projet « par les durées ». Autrement dit, vous avez établi la liste des tâches, vous avez estimé la durée de chaque tâche, vous avez lié les tâches entre elles pour intégrer les contraintes d’antériorité. Project a calculé la durée de votre projet.
Voici venu le moment de planifier les ressources. C’est ici que l’utilisateur autodidacte de Project perd définitivement pied : Que signifient les termes « ressource générique », « ressource de type matériel », comment se comporte une tâche « pilotée par l’effort »…. Voici les réponses à ces questions et à bien d’autres !
Bon apprentissage et bon visionnage
Sommaire de la leçon :
- Types de ressources
- Déclarer les ressources
- Affecter les ressources aux tâches
- Les calendriers de ressources
- Détecter les sur-utilisations
- Niveler manuellement
- Le nivellement assisté
Pour accéder à la vidéo en version intégrale (16 minutes) Je m’abonne. ou Je me connecte
Types de ressources
Traditionnellement on appelle ressources les individus engagés dans le projet. Plus généralement est appelée ressource tout élément contribuant à la réalisation d’une tâche : une personne (Paul Durand), un groupe de personnes (Maçons), un matériel (Bétonnière), un matériau (béton). Project propose 5 types de ressources :
- Les individus, ici Paul Durand.
- Les groupes d’individus, ici une équipe de 5 maçons (capacité maximale =500%)
- Les matériels, ici la bétonnière.
- Les matériaux, ou consommables (appelés à tort « matériels ») ici le béton (type matériel)
- Les ressources de type coût, une nouveauté de la version 2007
Attention : Project ne fait aucune différence entre les individus et les matériels. Si vous voulez afficher les charges de travail des tâches, ne planifiez pas les matériels !
Déclarer les ressources
Bien que l’on puisse créée les ressources de type travail directement depuis le diagramme de Gantt, dans la colonne « nom ressources », on ne peut que déconseiller cette procédure aux débutants, qui risquent de créer des doublons. Prenez la bonne habitude de créer les ressources dans l’affichage Ressources => tableau des ressources, comme dans la capture d’écran du paragraphe précédent.
Affecter les ressources aux tâches
Microsoft a fait évoluer pour la version 2010 la présentation de la colonne « nom ressources ». Il est désormais possible de cocher les ressources de chaque tâche dans la liste déroulante.
Cette méthode trouve néanmoins très vite ses limites : impossible d’indiquer par exemple la quantité de béton consommée pour la tâche A !
Voici une façon plus professionnelle de saisir les ressources : ouvrez la boite de dialogue « information sur la tâche » onglet « ressources ».Il est ici possible d’indiquer les quantités consommées, ici deux maçons et 3m3 de béton.
La façon la plus rapide, la plus confortable et la plus professionnelle d’affecter les ressources consiste à utiliser la boite de dialogue Ressources => Affecter les ressources.Particularité de cette boite de dialogue : elle peut rester ouverte lorsque vous passez d’une tâche du Gantt à la suivante.
Attention : Lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche, faites l’opération en une seule fois. Si vous quittez la boite de dialogue pour y revenir, MS Project interprète votre geste comme la volonté de modifier les affectation et il recalcule à votre insu la durée de tâche.
Il est possible de saisir manuellement les quantités d’heures consacrées par les ressources à chaque tâche. Pour cela, fractionner l’écran (Affichage => détails) et mettre en partie basse l’affichage « utilisation des ressources »Les calendriers de ressources
Lorsque vous créez des ressources, MS Project leur associe systématiquement un calendrier. Ce calendrier est une copie du calendrier standard du projet. Revenez dans projet => modifier le temps de travail. Vous trouvez désormais dans la liste déroulante les calendriers de vos ressources. Vous pouvez prendre en compte les périodes de congé, d’absence ou les horaires particuliers de chacun.
Détecter les sur-utilisations
Une ressource affectée pendant une période de temps au-delà de sa disponibilité est dite sur-utilisée. Cette sur-utilisation n’est pas acceptable et nécessite un traitement.
Observez le petit bonhomme rouge dans la colonne « informations ». Il nous signale une sur-utilisation sur les tâches A et E.
Dans l’affichage => Tableau des ressources, les ressources en sur-utilisation apparaissent en rouge. La ressource en sur-utilisation dans le planning ci-dessus est Bob.Pour faire un diagnostic précis des sur-utilisations, vous pouvez procéder comme suit : Fenêtre => fractionner, activer la fenêtre du bas, affichage => graphe des ressources, activer la fenêtre du haut, sélectionner une tâche. Les ressources affectées à la tâche sélectionnée apparaissent dans la fenêtre du bas. Les flèches de défilement permettent de faire défiler les différentes ressources affectées à la tâche.
Astuce : pour scruter en une seule opération la totalité des ressources du projet, sélectionner, dans la fenêtre du haut, la totalité des tâches.
Niveler manuellement
Voici une stratégie légèrement différente de celle décrite ci-dessus : Vous pouvez voir dans la capture ci-dessous que la fenêtre a été fractionnée, mais on a mis le graphe des ressources en partie haute. Pour la fenêtre du bas c’est l’affichage « audit du Gantt » qui a été choisi. L’avantage de ce choix est double : Dans la fenêtre du haut on fait défiler les ressources une par une jusqu’à en trouver une qui se trouve sur-utilisée (ici, seul Bob est sur-utilisé). La fenêtre du bas affiche les seules tâches sur lesquelles Bob est affecté. L’intérêt de l’affichage « audit du Gantt » est de nous montrer les marges libres (sous la forme d’une barre noire).
La décision est désormais facile à prendre : il faut retarder la tâche E de deux jours.
Voici ci-dessous la situation après nivellement
Le nivellement assisté
Une des principales richesses de MS Project est son algorithme de résolution des sur-utilisations, que l’on commande par la fonction appelé « audit ». Les commandes d’audit se trouvent dans l’onglet « ressources »
Avant de cliquer sur « auditer tout », je vous conseille de choisir « Options d’audit » pour paramétrer vos choix. Voici la boite de dialogue qui va s’ouvrir.Attention : On pourrait penser que le bouton « OK » déclenche l’opération. Il n’en est rien ! Il faut cliquer sur « auditer maintenant ».
Attention : Si vous conservez le paramétrage par défaut « jour par jour », les plages de sur-utilisation de durée inférieure à une journée ne seront pas traitée et la ressource continuera d’être signalée comme sur-utilisée.
Exercices NIVEAU DÉCOUVERTE, accessibles à tous
Planifier les ressources, c’est d’abord en établir la liste. Cinq collaborateurs et une équipe de cinq stagiaires sont affectés au projet Seudre 2021. A vous de jouer.
Comme souvent, Project offre plusieurs façons d’obtenir le même résultat. C’est particulièrement vrai pour l’affectation des ressources comme nous allons le vérifier dans cet exercice. Attention toutefois, parmi les quatre procédures possibles deux posent problème et sont donc à éviter.
Vous avez probablement été surpris (ou irrité !) de voir que, lorsque vous affectez plusieurs ressources à une même tâche (ou que vous modifiez l’intensité d’affectation d’une ressource sur une tâche), il arrive que MS Project change la durée de tâche, apparemment sans vous demander votre avis. Contrairement aux apparences, ce fonctionnement n’est pas erratique. Lors de la première affectation de ressources à une tâche, MS Project ne recalcule pas les valeurs du durée ou de travail, considérant que vous avez déterminé ces valeurs en connaissance de cause. Lors de la modification des valeurs (ajout ou retrait de ressource ou modification d’intensité) MS Project ne sait pas s’il s’est écoulé quelques secondes ou quelques semaines entre vos deux saisies. Il recalcule donc les valeurs, considérant qu’il s’agit d’une réaffectation. Nous allons voir dans cet exercice que ce mode de fonctionnement n’est pas une fatalité.
Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
Planifier les ressources présente deux intérêts majeurs : 1- Connaître les charges de travail par tâche, par lot et pour le projet dans son ensemble. 2- Connaitre la charge de travail de chaque ressource sur le projet. 3- Détecter (pour les supprimer) les éventuelles sur-utilisations des ressources et ainsi obtenir un planning aussi réaliste que possible. C’est cette troisième fonction que nous allons commencer à tester dans cet exercice.
La théorie indique que les sur-utilisations peuvent être résolues de deux façons : le nivellement qui consiste essentiellement à décaler l’une au moins des tâches en conflit et le lissage qui consiste à modifier les affectations. Le nivellement peut être effectué manuellement ou « sur ordre » comme on va le voir dans cet exercice, ou de façon complètement automatique (exercice suivant)Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
Parmi les utilisateurs de Project qui planifient les ressources, les pratiques en matière de nivellement se répartissent en trois familles : 1- Certains ne font pas confiance à l’algorithme du logiciel et n’utilisent pas la fonction de nivellement, ils déplacent manuellement les tâches en conflit. 2- D’autres utilisent le nivellement « sur ordre » 3- D’autres enfin utilisent le nivellement automatique. C’est ce mode de fonctionnement que nous allons tester dans cet exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Gérer un projet c’est souvent être responsable vis à vis de sa hiérarchie de l’utilisation des ressources. MS Project intègre des fonctions de visualisation du plan de charges des ressources, individuellement ou en cumul. C’est ce que nous allons expérimenter dans cet exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Lorsqu’une tâche prend (ou risque de prendre) du retard, il est fréquent de demander aux ressources d’effectuer des heures supplémentaires pour rétablir la situation. Ce cas de figure peut être géré dans MS Project. Attention toutefois, c’est le logiciel et non vous qui répartit les heures supplémentaires sur les unités de temps.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Il arrive fréquemment qu’un salarié de l’entreprise soit affecté à un projet pour une période limitée. On pourrait gérer cette situation en paramétrant le calendrier de cette ressource, mais ce serait fastidieux et pas très logique. Project nous propose une manière rapide et élégante de traiter ce cas de figure.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Lorsqu’un effectif important doit être mobilisé sur une même tâche, il est souvent nécessaire d’engager progressivement cet effectif, et inversement de le désengager « en sifflet ». C’est ce que l’on appelle un profil de charge « en plateau ». Non seulement Project automatise ce type d’affectation, mais le logiciel propose pas moins de 8 profils d’affectation. Cet exercice est juste destiné à vous faire découvrir cette fonction, à vous de savoir si elle sera utile dans votre pratique de planification.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Dans le cas de planification d’une ressource générique multiple (par exemple une équipe de développeurs ou de jardiniers). Il est fréquent que l’effectif disponible ne soit pas uniforme. Ce cas de figure se traite très facilement dans Project.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La fonction tache périodique est le plus souvent utilisée pour planifier les réunions de projet. En toute logique il y a présence de ressources lors de ces réunions et le planificateur est naturellement porté à affecter ces ressources à la tâche périodique. Le but de cet exercice est de vous alerter sur les problèmes que peut poser cette opération.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Le principe ancestral (et scolaire) veut que la durée d’une tâche soit une donnée d’entrée et le travail de cette même tâche une donnée de sortie. Ce principe est de plus en plus battue en brèche : De nos jours, durée et travail sont souvent des données d’entrée, la variable d’ajustement étant l’effectif affecté à la tâche. MS Project d’adapte sans problème à cette logique.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Certains utilisateurs renoncent à confier le nivellement au logiciel, faute de savoir manipuler les paramètres de nivellement. Nous n’allons pas dans cet exercice tester les nombreuses possibilités, mais seulement traiter le cas ou vous voulez interdire au logiciel de dissocier une équipe d’intervenants.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
ATTENTION : Le planificateur d’équipe n’existe pas dans la version « Standard » de Project
- Créer la liste des ressources
- Créer la liste des tâches
- Présentation du planificateur d’équipes
- Affecter les tâches aux ressources
- Suivre l’avancement
- Personnaliser l’affichage
- Les liens dans le planificateur d’équipe
Pour accéder à la vidéo en version intégrale (14 minutes) Je m’abonne. ou Je me connecte
Introduction
Dans une logique de planification de projets, il n’est pas certain que le planificateur d’équipe apporte un avantage considérable.
Il en est différemment pour la gestion d’activités métier dans lesquelles on a à gérer un flux important de demandes de travaux sans lien entre elles et souvent confiées à un seul intervenant ou à un binôme. C’est notamment le cas dans les activités quotidiennes de la maintenance et dans beaucoup d’activités de service.
Créer la liste des ressources
Inutile de tenter de créer les ressources dans le planificateur d’équipe, c’est impossible. Allez tout simplement dans le tableau des ressources pour créer la liste, puis revenez dans le planificateur d’équipe ou vous retrouverez vos ressources.
Créer la liste des tâches
Utiliser le planificateur d’équipe est aussi une bonne occasion de comprendre l’utilité du mode de tache manuel, autre innovation de la version 2010.
Vous pouvez créer les tâches directement dans le planificateur d’équipe, par la commande onglet tâche zone insérer icône insérer une tâche. Vous devez ensuite faire un clic droit ou un double-clic sur la tâche pour ouvrir la très habituelle boite de dialogue « information sur la tâche » et pouvoir ainsi la nommer et indiquer sa durée. Vous pouvez également créer les tâches très classiquement dans le diagramme de Gantt.
Présentation du planificateur d’équipes
L’affichage « planificateur d’équipe » est divisé en quatre quadrants. Les tâches sont soit affectées et non planifiées (1), soit affectées et planifiées (2), soit non affectées et planifiées (3), soit enfin non affectées et non planifiées (4).
Affecter les tâches aux ressources
Le grand confort du planificateur d’équipe est de permettre de déplacer les tâches d’un quadrant à l’autre par simple cliquer-glissé (drag and drop).
Suivre l’avancement
Le suivi de l’avancement ne pose aucun problème : double-clic sur une tâche pour indiquer son pourcentage d’avancement et sa durée réactualisée et c’est fait ! La part réalisée de la tâche apparaît en gris (1). Il ne reste plus qu’à recaler la suite du planning pour maintenir optimale la charge des ressources.
Personnaliser l’affichage
Les possibilités de personnalisation sont limitées au choix de la couleur des barres de tâche. Dans la capture d’écran ci-dessus l’une des tâches (2) est colorée en jaune pour signaler qu’elle est affectée à deux ressources.
Les liens dans le planificateur d’équipe
La principale limite du planificateur d’équipe est de ne pas visualiser les liens, ce qui est peu pénalisant dans une utilisation du type ‘travaux divers ». Si toutefois certaines tâches sont liées entre elles, deux solutions sont possibles et complémentaires : Basculer la ou les tâches successeur en mode automatique (3) et fractionner l’écran (affichage => détail et pour la fenêtre du bas choix « schéma des dépendances »)
Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
Les utilisateurs de Project connaissent en général les possibilités de personnalisation de l’interface, mais les maîtrisent très mal et sont loin d’imaginer l’étendue des possibilités offertes par le logiciel dans ce domaine. Cet exercice est la toute première étape du processus de personnalisation.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Project offre de larges possibilités de paramétrage de l’interface graphique. Que vous utilisiez le logiciel pour votre travail personnel ou comme outil de communication, vous gagnerez en efficacité en personnalisant l’affichage. Ne soyez pas effrayé, c’est très facile !Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Vous constaterez vite qu’il existe quelques commandes que vous utilisez très souvent. Vous gagnerez en ergonomie et en productivité en disposant ces commandes dans la barre d’outils accès rapide et en personnalisant le ruban à votre convenance. Deux opérations très faciles à réaliser.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La principale qualité de Project est l’étendue des possibilités de personnalisation. Lorsque vous aurez paramétré le logiciel et notamment optimisé les différents affichages il deviendra indispensable pour vous d’enregistrer tous ces paramétrages pour ne pas avoir à tout recommencer à chaque création d’un nouveau projet. Il peut également être utile, ponctuellement de récupérer dans un nouveau fichier les personnalisations effectuées dans un projet plus ancien.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Si vous avez correctement construit votre planning et affecté les ressources, Vous allez pouvoir très facilement obtenir grâce à Project le budget de votre projet.Ensuite, une fois enregistré le planning de référence, le contrôle et donc la maitrise des dépenses ne sera plus pour vous qu’un jeu d’enfant. Project intègre également les fonctions utiles au reporting du projet, jusques, pour les plus exigeants, au tracé des courbes en « S » et au calcul des indicateurs de performance du projet.
Sommaire de la leçon :
- Typologie des coûts
- Déclarer les ressources
- Affecter les ressources aux tâches
- Saisir les coûts fixes de tâches
- La mise à jour automatique des coûts
- La consolidation des coûts
- Changer de devise
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Typologie des coûts
Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.
Il y a deux grandes familles de coûts :
- Les coûts de ressources
- Le coût fixe de tâche
La famille coûts de ressources comprend :
- Les ressources de type travail, qui ne doivent comprendre que les individus et groupes d’individus dont les charges de travail sont comptabilisées par le chef de projet et qui seront valorisées au taux horaire déclaré pour la ressource.
- Les ressources de type « matériel » qui regroupent deux types très différents : les matériels (engins de chantier, outillages….) et les marchandises consommées (ciment, câble électrique…)
- Les ressources de type coût qui sont une nouveauté de la version 2007 de Project. Elles permettent d’affecter librement à chaque tâche des coûts correspondant à des rubriques comptables génériques comme par exemple des frais de déplacement, des petites fournitures…
Le coût fixe correspond à un coût forfaitaire associé à une tâche. Par exemple le montant d’une activité sous-traitée.
Déclarer les ressources
Le schéma ci-dessous décrit la structure des coûts dans Microsoft Project 2010.
Dès que vous aurez saisi le taux horaire des ressources de type travail (les individus), le logiciel calculera pour chaque tâche son coût de ressource.
Pour les matériels (ici la tronçonneuse) la somme que vous saisissez dans la colonne taux standard correspond au cout de cette ressource (par exemple un coût de location) par unité de temps.
Pour les consommables (le bois) vous déclarez dans la colonne étiquette matériel l’unité de consommation (mètres de câble, litres de produit chimique…). La valeur du taux standard correspond au coût d’une unité de consommation.
Pour les ressources de type coût, seul compte ici le nom de la ressource correspondant à la rubrique comptable, les montants seront déclarés dans le Gantt.
Affecter les ressources aux tâches
L’affectation des ressources aux tâches ne pose pas de problème particulier, elle peut se faire soit dans la boite de dialogue « informations sur la tâche » soit dans la boite « affecter les ressources ».Pour les ressources de type coût il suffit d’indiquer la valeur à imputer sur la tâche.
Ci-dessous capture d’écran de la boite de dialogue « affecter les ressources ».
Saisir les coûts fixes de tâches
Il est fréquent qu’un coût forfaitaire soit affecté à une tâche. Par exemple un achat ponctuel, le montant du devis du sous-traitant, etc… Vous pouvez saisir ces coûts directement dans l’affichage diagramme de Gantt en insérant une colonne coût fixe.
Les coûts fixes ne sont pas consolidés au niveau des tâches récapitulatives, c’est voulu car cela autorise le planificateur à saisir une valeur forfaitaire sur une tâche récapitulative.
La mise à jour automatique des coûts
L’intérêt d’un travail rigoureux de définition des ressources et du type à leur affecter est l’automatisation du recalcul des coûts en cas de changement du scénario : Si une tâche de durée 5 jours, correctement paramétrée, est ré-estimée pour une durée de 10 jours, le coût des ressources humaines et des matériels va doubler, par contre le coût des consommables, des ressources de typa coût et bien entendu des frais fixes de tâche ne changera.
La consolidation des coûts
Il suffit de hiérarchiser son planning en insérant des tâches récapitulatives de lots et la tâche récapitulative du projet pour que les valeurs récapitulatives de travail et de coût apparaissent.
Changer de devise
0053 Options de devises 534 123
Les licences MS Project en langue française sont paramétrées avec l’euro comme unité monétaire. Changer ce paramètre ne pose aucun problème : Fichier => options => affichage => options de devise.
Exercice NIVEAU DÉCOUVERTE, accessibles à tous
Cette capture d’écran vous impressionne ? Détrompez-vous, il ne vous faudra probablement que quelques minutes pour faire cet exercice.Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
MS Project est riche de possibilités, il permet au chef de projet de prendre en compte la plupart des réalités de terrain. C’est notamment le cas pour la question des coûts : Le taux horaire de telle ressource va changer à telle date, pas de problème. Monsieur Untel est compétent comme développeur informatique et aussi comme peintre en bâtiment. Vous allez l’utiliser pour ces deux talents mais vous voudriez appliquer un taux horaire différent pour ne pas « plomber » votre budget (80€ de l’heure et 40€ de l’heure), pas de problème non plus. Voyons comment cela se passe.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Microsoft Project a la réputation de ne pas savoir gérer les matériels. Le choix proposé pour une ressource se limité en effet à trois possibilités : Les ressources humaines (de type « Travail ») Les matériaux (de type « Consommable ») et les frais (type « coût ») par exemple frais de déplacement ou des petites fournitures. Pour un matériel (par exemple un fourgon ou un compresseur d’air) aucun de ces trois types ne fonctionne : type travail, les heures du fourgon seront ajoutées à la charge de travail des humains. Type consommable la sur-utilisation du camion ne sera pas gérée ni même détectée. Type coût vous devrez saisir manuellement la valeur de coût due au camion tâche par tâche. Cet exercice va vous faire découvrir une façon originale et très peu connue de prendre en charge les matériels dans MS Project.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Sommaire de la leçon :
- Suivre l’avancement dans le réseau logique
- Renseigner la date d’état
- Le pourcentage d’avancement en temps
- Mettre à jour les tâches
- Les lignes isochrones
- Enregistrer la planification initiale
- Piloter avec le suivi-Gantt
- Enregistrer une planification intermédiaire
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Suivre l’avancement dans le réseau logique
Si cous avez planifié votre projet dans l’affichage « réseau de tâches », vous disposez de fait d’un outil de pilotage très simple bien que très rustique.
Il vous suffit de déclarer pour une tâche une valeur d’avancement ( boite de dialogue « information sur la tâche » => onglet « général » ) pour que la case correspondant à cette tâche apparaisse marquée.
- Avancement zéro % => tâche non marquée
- Avancement entre zéro et 99% => tâche barrée d’une diagonale
- Avancement 100 % => tâche barrée en diagonales
Renseigner la date d’état
Pour voir tous les paramétrages de cette boite de dialogue
Cliquez sur Informations sur le projet
Le pourcentage d’avancement en temps
Il y a trois façons de mesurer l’avancement des tâches du projet :
- Par rapport aux durées écoulée et restante
- Par rapport aux unités d’œuvre acquises et restantes (m2, tonnes, pages d’un rapport…)
- Par rapport au travail humain (journées-homme)
Si vous n’avez planifié ni les ressources ni les coûts, la seule valeur d’avancement que vous pouvez pratiquer est l’avancement en temps (% achevé dans Project)
Mettre à jour les tâches
Pour saisir les valeurs d’avancement des tâches vous pouvez saisir les valeurs numériques dans la colonne % achevé ou utiliser les icônes de l’onglet tâches
Les lignes isochrones
MS Project propose parmi les outils de contrôle de l’avancement les lignes isochrones, reproduction numérique du « fil de laine » des pionniers de la planification.
Ce mode de suivi fonctionne en planification par les durées c’est à dire qu’il n’y a pas besoin d’avoir affecté des ressources aux tâches.
Attention !! Avant de saisir les valeurs d’avancement vous devez aller dans Fichier => Options => Options avancées => Options de calcul => puis cocher la case » Répartir les modifications du % …….. » Sinon, la courbe ne pointera pas (vers la droite) les tâches en avance. Encore un de ces pièges dont MS Project est truffé !
Pour obtenir les lignes isochrones, onglet format => quadrillage => courbes d’avancement puis déclarer l’avancement de chaque tâche par information sur la tâche onglet général
Le seul reproche que l’on puisse faire à cet outil de suivi est que les conséquences du retard d’une tâche n’apparaissent pas : les tâches successeurs de celle en retard restent à leur date du planning de référence.
Microsoft Project permet de tracer plusieurs dizaines de lignes isochrones successives (deux dans l’exemple ci-dessus)
Enregistrer la planification initiale
La planification initiale correspond au planning de référence, auquel on se réfèrera tout au long du projet pour maîtriser les écarts.
La commande Projet => définir la planification initiale permet de mettre en mémoire les données du planning (tâches, durées, dates, ressources, coûts…)
Pour visualiser le résultat de cette action, le mieux est d’ouvrir l’affichage suivi-Gantt.
Voici le résultat dans l’affichage suivi-Gantt de l’enregistrement de la planification initiale.
Les barres de couleur sont doublées de barres grises représentant la position des tâches au moment de l’enregistrement.
Piloter avec le suivi-Gantt
L’affichage « suivi-Gantt » ressemble alors à la vue ci-dessous.
Enregistrer une planification intermédiaire
Project vous permet d’enregistrer jusqu’à 10 planifications intermédiaires, ce qui vous permet de conserver la mémoire (la photographie) du projet à 10 temps choisis.
Pour faire apparaître instantanément à l’écran les barres grises correspondant à l’une des planifications intermédiaires enregistrées, onglet Format => planification
Exercice NIVEAU DÉCOUVERTE, accessibles à tous
Dans un projet bien conduit le planning prévisionnel, une fois validé par l’instance de décision, ne doit plus être modifié. Il devient le document de référence, la « feuille de route » à laquelle se réfèrent tous les acteurs. Il appartient au chef de projet de veiller à ce que les choses se passent comme prévu et, si ce n’est pas le cas il enregistre les écarts et bien entendu prend ou propose des mesures correctives. Dans Project, enregistrer le planning de référence ne prend que quelques secondes.
Aux temps d’avant l’informatique, le diagramme de Gantt occupait généralement un mur du bureau des méthodes. Il était constitué de gouttières horizontales dans lesquelles glissaient des languettes de carton de couleur figurant les tâches. La progression des travaux était visualisée par des fils de laine tendus verticalement et déviés par les clous. Microsoft Project propose un « fil de laine » virtuel appelé « courbe d’avancement ». Cet outil reste la façon la plus simple de visualiser l’avancement.Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
Lorsque l’avancement constaté d’une ou plusieurs tâches est inférieur à ce qu’il devrait être à la date d’état, Project offre la possibilité de re-planifier le reste à faire de cette (ou ces) tâche(s) en aval de la date d’état. Bien entendu c’est toute la suite du projet qui est recalculée. C’est cette façon extrêmement rapide d’effectuer la mise à jour du projet que vous allez découvrir dans cet exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Si vous avez choisi comme outil de suivi (ou de reporting) la courbe d’avancement, vous souhaiterez probablement faire le point à échéance régulière et conserver la trace des courbes d’avancement précédentes. Pas de problème, Project vous permet de conserver plusieurs dizaines de lignes isochrones successives.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Microsoft Project autorise l’enregistrement de 10 planifications successives. Dans les versions de Project jusqu’à 2007 la comparaison de la situation actuelle avec l’une ou l’autre des situations précédentes nécessitaient un travail important de personnalisation de l’affichage. Le millésime 2010 a apporté un progrès important : le menu comporte désormais deux listes déroulantes permettant, dans l’affichage principal, de faire apparaitre l’un ou l’autre des plannings enregistrés.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
L’anayse basée sur le « fil de laine » donne une vision aux dates d’état succes- sives, sans fournir de détails sur la cause des écarts (les tâches ont-elles commencé et fini aux dates prévues, les ressouces prévues ont-elles été allouées comme prévu, leur efficacité était-elle au nominal ou pas). Pour peu que l’on ait planifié les ressources il devient possible de répondre à ces questions.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La notion de pourcentage d’avancement de tâche est facile à comprendre : 20 % d’avancement signifie qu’un cinquième du travail de la tâche est fait, tout simplement. Oui, mais le calcul n’est pas si simple : Il y a trois façons de calculer l’avancement d’une tâche et, comme nous allons le voir dans cet exercice, les trois valeurs d’avancement d’une même tâche peuvent être différentes !Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
L’ordre des tâches dans la WBS est dicté par la logique de décomposition des travaux. Lorsque vous animez une réunion cet ordre initial n’est pas toujours pertinent pour soutenir votre propos. Suivant le thème abordé il peut être plus utile de réorganiser la liste d’une tout autre façon. Pour peu que vous ayez bien préparé la réunion (et cela ne prend que quelques minutes) le changement de présentation sera instantané.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Le nombre de tâches d’un planning atteint très vitre des dizaines voire des centaines de tâches. Difficile pour le chef de projet d’y voir clair. Plus difficile encore de présenter un tel planning lors d’une réunion. Les fonctions de filtre et la possibilité de surligner les tâches filtrées apportent un confort considérable pour qui a appris à les utiliser.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
MS Project dispose de fonctions d’impression suffisantes pour réaliser un document de qualité. Le paramétrage de la mise en page ne déroutera pas les utilisateurs des outils de bureautique de Microsoft. Cet exercice va vous permettre de manipuler ces paramétrages et d’imprimer votre planning.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Beaucoup de responsables ont l’habitude d’illustrer leurs rapports à partir de captures d’écran. Ils utilisent pour cela l’outil capture installé sur leur PC. Microsoft Project offre un outil de capture plus évolué et plus adapté à la capture d’un planning. Cet outil permet de choisir les lignes à imprimer (même si celles-ci ne sont pas contiguës) et de faire le choix des dates (période de temps).Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
La méthode de la valeur acquise et les célèbres « courbes en « S » constituent la Rolls des outils de reporting de projet. Nous allons expérimenter cette méthode sur un petit exemple. Cet exercice sera également pour vous l’occasion de découvrir le contenu de l’onglet « rapports »Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Si vous avez eu à ajouter des colonnes dans le tableau des tâches (WBS), vous avez du être surpris par la quantité de champs disponibles dans la liste déroulante. Vous avez certainement remarqué que certains de ces champs portent le même nom affecté d’un numéro d’ordre. La plupart sont laissés à votre libre disposition, ce sont les « champs personnalisés » (on devrait dire personnalisables). Les champs personnalisés ouvrent un éventail extraordinaire de possibilités de personnalisation. Ne passez pas à coté de cette richesse.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Les possibilités de personnali- sation de project sont vraiment considérables. Nous allons voir dans cet exercice comment créer facilement un indicateur visuel de dépassement du délai. Ce n’est qu’un tout petit aperçu de ce qu’il est possible de faire lorsqu’on a compris le fonctionnement des champs personnalisés de Project.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
La première étape du processus de constitution du portefeuille de projets est la création du « master planning » (en français : planning maître). C’est ce que nous allons faire dans cet exercice.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Le principal avantage du travail en multi-projets est de pouvoir partager un pool de ressources communes, mises à la disposition des différents projets. La fonction de « partage des ressources est faite pour cela, encore faut-il appliquer la bonne procédure.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
Exercices NIVEAU DÉCOUVERTE, accessibles à tous
Cette fiche constitue plus un aide-mémoire qu’un véritable exercice. Elle récapitule les indications et alertes visuelles fournies par Project.Accessoirement nous allons voir comment exporter aux formats Excel ou XML ou encore enregistrer sous une version précédente.
Beaucoup de plannings comportent des centaines, voire des milliers de tâches reliées entre elles par des liens de dépendances. Dans ces conditions, il est difficile en phase de planification de vérifier la logique et la complétude des liaisons, et en phase de réalisation d’anticiper le retard éventuel d’une tâche. Project nous fournit deux façons de résoudre cette difficulté, nous allons les tester dans cet exercice.Nota : Cet exercice ne comporte pas de corrigé.
Exercices NIVEAU EXPERT réservés aux membres PREMIUM
Les macro-instructions, appelées familièrement « macros » permettent d’automatiser les opérations courantes. Dans MS Project comme dans d’autres produits Microsoft, les macros sont écrites en VBA (Visual Basic for Applications). Ne vous laissez pas impressionner, la création des macro est d’une grande simplicité. Elles vous faciliteront la vie et vous feront gagner un temps précieux.Cet exercice est réservé aux abonnés PREMIUM. Je m’abonne. ou Je me connecte
– Données sur le projet
– Planification par les durées
– Planification des ressources et des coûts
– Personnalisation de l’interface, options générales
– Personnalisation de l’interface, affichages
– Personnalisation de l’interface, affichage diagramme de Gantt
– Personnalisation de l’interface, affichage réseau de tâches
– Fonctions de pilotage
– Communication et reporting
– Multi-projets
– Gestion des fichiers, organisation et impression
– Options avancées de MS Project
Données sur le projet
Boite de dialogue « Propriétés du projet »
Cette boite de dialogue correspond à ce que proposent tous les logiciels de la gamme Microsoft Office, il s’agit plus de paramétrer les propriétés du fichier que les propriétés du projet lui-même.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Propriétés du projet
Boite de dialogue « Informations sur le projet »
Cette boite de dialogue vous donne accès aux principaux paramétrages du projet, comme sa date de début ou le type d’ordonnancement des tâches (au plus tôt ou au plus tard). Elle vous servira aussi en mode multiprojet pour choisir les priorités de nivellement.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur le projet
Boite de dialogue « Statistiques du projet »
Cette boite de dialogue vous fournit d’accéder sans aucun effort de votre part à un tableau de bord synthétique du projet. Le mot « statistiques » est inapproprié puisqu’il s’agit de données factuelles concernant ce projet et lui seul.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Statistiques du projet
Boite de dialogue « Déplacer le projet »
Ne pensez pas que vous pouvez déplacer un projet en changeant simplement sa date de début ! Si vous procédez ainsi, les tâches ou les jalons dont vous avez contraint la date de réalisation ne seront pas déplacées, ni les échéances. Conclusion : utilisez la fonction « déplacer le projet », elle a été créée pour cela.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Déplacer le projet
Boite de dialogue « Comparer des versions de projets »
Project propose deux façons de suivre l’évolution d’un projet, tout dépend de votre façon de travailler.
– Soit vous souhaitez qu’un fichier unique contienne tous les éléments historiques, dans ce cas vous enregistrez des planifications intermédiaires.
– Soit vous archivez régulièrement le fichier de projet (indicés et/ou datés) et vous utilisez la fonction « Comparer les versions de projet ». Lorsque vous utilisez cette fonction Project crée un fichier de comparaison, que vous pouvez éventuellement conserver.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Comparer des versions de projets
Planification par les durées
Boite de dialogue « Informations sur la tâche », Onglet « Général »
Cette boite de dialogue vous donne accès aux paramétrages de la tâche. Si avant d’ouvrir la boite de dialogue vous avez sélectionné plusieurs tâches, les paramétrages concerneront toutes les tâches sélectionnées.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche
Boite de dialogue « Informations sur la tâche », Onglet « Avancées »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche
Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail »
Cette boite de dialogue vous donne accès au paramétrage du calendrier du projet, essentiellement les horaires de travail et les jours fériés.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail
Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « exceptions »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail
Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « exceptions », « détails de l’exception »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail
Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « semaine de travail »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail
Boite de dialogue « Modifier les horaires de travail », onglet « semaine de travail », « détail de la semaine »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modifier les horaires de travail
Boite de dialogue « Informations sur la tâche périodique »
Cette boite de dialogue vous donne accès aux paramétrages des tâches périodiques, principalement utilisées pour planifier une série de réunions de travail (ou revues de projet)
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la tâche périodique
Boite de dialogue « Définition du code WBS »
WBS est l’abréviation de l’anglais « Work Breakdown Structure » que l’on peut traduire par « structure de décomposition des travaux ». Le code WBS correspond à la numérotation des tâches dans la liste hiérarchique.
Cette boite de dialogue vous permet de créer un code WBS personnalisé. Par défaut ce code n’est pas affiché dans le diagramme de Gantt mais il est facile de le rajouter.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définition du code WBS
Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 1/3
Cette boite de dialogue est d’une importance capitale : Si, comme la plupart des planificateurs, vous spécifiez les durées de tâche en jours (ou en semaines, ou en mois) Vous devez impérativement indiquer au logiciel la durée standard d’une journée (et éventuellement d’une semaines, d’un mois). De nombreux autres paramétrages importants sont accessibles ici.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier
Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 2/3
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Boite de dialogue « Options d’échéancier », vue 3/3
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’échéancier
Planification des ressources et des coûts
Boite de dialogue « Informations sur la ressource », Onglet « Général »
Cette boite de dialogue vous permet de définir tous les attributs d’une ressource : ses horaires de travail, les périodes auxquelles elle est disponible pour le projet, son tarif horaire, et bien d’autres. Si la ressource est de type consommable ou de type coût les champs non pertinents pour ces types de ressource sont grisés.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la ressource
Boite de dialogue « Informations sur la ressource », Onglet « Coûts »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur la ressource
Boite de dialogue « Affecter les ressources »
Il existe plusieurs façons d’affecter les ressources aux tâches. La plus efficace consiste à utiliser cette boite de dialogue, qui a l’avantage de rester ouverte lorsque vous passez d’une tâche à une autre
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Affecter les ressources
Boite de dialogue « Informations sur l’affectation », Onglet « Général »
Cette boite de dialogue vous donne accès au paramétrage de l’affectation d’une ressource sur une tâche. L’onglet « Général » concerne les données prévisionnelles, l’onglet « Suivi » concerne les données réelles constatées en phase de réalisation.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur l’affectation
Boite de dialogue « Informations sur l’affectation », Onglet « Suivi »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur l’affectation
Boite de dialogue « Nivellement des ressources »
Lorsque vous affectez des ressources aux tâches il est fréquent et normal que des sur-utilisations apparaissent, signalées par un bonhomme rouge dans la colonne « Indicateurs ». Pas de problème, Project intègre un algorithme de « nivellement » capable de résoudre ces sur-utilisations.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Nivellement des ressources
Boite de dialogue « Niveler les ressources »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Niveler les ressources
Personnalisation de l’interface, options générales
Boite de dialogue « Options générales d’utilisation »
Cette boite de dialogue donne accès à la presque totalité des choix sur le lieu et le mode d’enregistrement des fichiers de projet.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options générales d’utilisation
Boite de dialogue « Options d’affichage »
Encore une boite de dialogue qui mélange des paramétrages fonctionnels comme le choix du calendrier (grégorien, musulman…) et des paramétrages qui correspondent mieux à l’intitulé « Options d’affichage »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’affichage
Personnalisation de l’interface, affichages
Boite de dialogue « Plus d’affichages »
L’une des grandes qualités de MS Project est d’être très largement personnalisable. Vous pouvez notamment créer des affichages correspondant parfaitement à une utilisation très particulière comme animer des réunions de chantier, faire un plan de trésurerie à 5 ans, et bien plus. La boite de dialogue « Plus d’affiches » vous donne accès à ces immenses possibilités.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Plus d’affichages
Personnalisation de l’interface, affichage diagramme de Gantt
Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglets « Niveaux »
Cette boite de dialogue vous permet
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps
Boite de dialogue « Echelle de temps », Onglet « Périodes chomées »
Dans les affichage proposant un diiagramme de Gantt, il est possible de dilater ou contracter l’échelle de temps. Vous pouvez pour cela utiliser le zoom mais dans ce cas c’est le logiciel qui choisit les échelles de temps. Si vous voulez contrôler parfaitement le nombre d’échelles et leur graduation, utilisez cette boite de dialogue.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Echelle de temps
Boite de dialogue « Disposition » (Diagramme de Gantt)
Vous pouvez, grâce à cette boite de dialogue, modifier la physionomie des liens ou même les cacher. Vous pouvez aussi changer la hauteur des barres de tâche et autres choix.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Diagramme de Gantt)
Boite de dialogue « Quadrillage » (Diagramme de Gantt)
Dans les affichages à base de diagramme de Gantt, vous pouvez modifier le quadrillage de fond et faire apparaître des verticales de couleur correspondant aux dates singulières comme la date du jour ou la date d’état. Par contre ne cherchez pas à augmenter l’épaisseur de trait pour plus de visibilité, ce n’est pas possible !
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Quadrillage (Diagramme de Gantt)
Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Forme de la barre »
Cette boite de dialogue vous permet Cette boite de dialogue vous permet de personnaliser l’apparence d’une ou plusieurs barres de tâche. Attention toutefois, vous avez aussi la possibilité d’appliquer le même type de personnalisation mais de façon automatique, ce qui est infiniment plus confortable. Dans ce cas la procédure est du=ifférente, il faut utiliser la boite de dialogue
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt)
Boite de dialogue « Mise en forme de la barre » (Diagramme de Gantt), Onglet « Texte de la barre »
Cette boite de dialogue vous permet de disposer le texte de votre chois autour des barres du Gantt
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la barre (Diagramme de Gantt)
Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt)
Cette boite de dialogue vous permet de choisir l’apparence des barres du Gantt ainsi que les textes qui y sont associés. Une fois les paramétrages effectués le fonctionnement est automatique : toute nouvelle tâche créée, toute tâche changeant de statut prendra immédiatement l’apparence qui correspond à ses attributs.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt)
Boite de dialogue « Style des barres » (Diagramme de Gantt), Attribut « Représente les tâches »
La création de nouveaux styles de barre déroute souvent les débutants. La colonne « Représente les tâches », notamment représente pour eux une vraie énigme. Voici un guide complet pour s’y retrouver.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des barres (Diagramme de Gantt)
Personnalisation de l’interface, affichage réseau de tâches
Boite de dialogue « Disposition » (Réseau de tâches)
Cette boite de dialogue vous permet de faire les principaux choix de présentation du réseau de tâches, à l’exclusion du style des cases qui se paramètre, en toute logique, en utilisant la boite de dialogue
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Disposition (Réseau de tâches)
Boite de dialogue « Style des cases » (Réseau de tâches)
Si vous décidez d’utiliser l’affichage « Réseau de tâches » Il est fort probable que la configuration par défaut des cases vous déplaise (trop grandes, trop d’informations inutiles dans ce contexte). Prenez le temps de créer le modèle de case qui vous convient.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Style des cases (Réseau de tâches)
Boite de dialogue « Modèles de données » (Réseau de tâches)
Chaque « modèle de données » correspond à une configuration de case. Vous pouvez créer autant de modèles que vous souhaitez.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Modèles de données (Réseau de tâches)
Boite de dialogue « Définition du modèle de données » (Réseau de tâches)
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définition du modèle de données (Réseau de tâches)
Boite de dialogue « Mise en forme de la cellule » (Réseau de tâches)
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en forme de la cellule (Réseau de tâches)
Fonctions de pilotage
Boite de dialogue « Définir le planning de référence »
Beaucoup de chefs de orojet utilisent MS Project pour faire des plannings prévisionnels et rien de plus. Le chef de projet fait approuver son prévisionnel par la hiérarchie et par le client puis n’y touche plus. Pourtant Project offre de nombreuses fonctions de pilotage qui permettrent, en phase de réalisation, de détecter les écarts en vue bien sur d’en mesurer l’impact en termes de coût et de délai et d’apporter des correctifs. Pour passer de la phase prévisionnelle à la phase de pilotage c’est tout simple : il suffit d’enregistrer (de définir) le planning de référence.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence
Boite de dialogue « Effacer le planning de référence »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Définir le planning de référence
Boite de dialogue « Mettre à jour le projet »
Cette fonction peut vous faire gagner du temps : Plutôt que de déclarer l’avancement tâche par tâche elle vous permet de travailler sur un groupe de tâches ou même sur toutes les tâches du projet. Elle offre deux modes de fonctionnement:
1- Vous déclarez les tâches comme ayant un avancement conforme, puis vous gérez manuellement les exceptions : tâches en retard ou tâches en avance.
2- Vous déclarez manuellement l’avancement des tâches puis vous demandez au logiciel, pour les tâches en retard, de replanifier le travail non achevé pour qu’il commence à la date d’état
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour le projet
Boite de dialogue « Mettre à jour les tâches »
Cette boite de dialogue vous permet, en phase de pilotege, de saisir les valeurs constatées que sont les dates de début réel, d’avancement puis de fin réelle de chaque tâche du projet.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mettre à jour les tâches
Boite de dialogue « Courbes d’avancement »
Le diagramme de Gantt existe depuis environ un siècle. Nos lointains prédecesseurs planifiaient sur de grands panneaux mureaux. Ils avaient imaginé, pour mettre en évidence les écarts d’avancement, une méthode toute simple : Un fil de laine était tendu verticalement à la date d’état, il suffisait de dévier le fil vers la gauche sur les tâches en retard et inversement. A l’ère de l’informatique Microsoft et ses homologue ont reproduit la méthode de nos anciens. Les coubes d’avancement sont des « fils de laine » virtuels.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Courbes d’avancement
Boite de dialogue « Courbes d’avancement »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Courbes d’avancement
Communication et reporting
Boite de dialogue « Champs personnalisés »
L’expression « Champs personnalisables » serait plus juste que « Champs personnalisés » puisque ces champs, vides, sont à disposition de l’utilisateur pour lui permettre de créer des listes déroulantes, des indicateurs numériques ou graphiques et bien d’autres choses. Les champs personanisés démultiplient les possibilités de personnalisation de Project.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Champs personnalisés
Boite de dialogue « Indicateurs graphiques »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Indicateurs graphiques
Boite de dialogue « Plus de filtres »
Lorsque vous travaillerez sur des projets de plusieurs centaines de tâches la fonction de filtre deviendra pour vous incontournable. De même, et même pour des projets de dimensions plus modestes si vous animez des revues de projet ou des réunions de chantier.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Filtres
Boite de dialogue « Définition d’un filtre »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Filtres
Boite de dialogue « Groupes »
Cette boite de dialogue vous permet
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Groupes
Boite de dialogue « Groupes »
La fonction « Groupe » vous permet de réorganiser instantannément l’organisation de la liste des tâches pour l’adapter à votre objectif du moment.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Groupes
Multi-projets
Boite de dialogue « Insérer un projet »
Les versions Standard et Professionnel de MS Project permettent le fonctionnement en multi-projets. Le principe consiste à créer un fichier (souvent appelé « Projet maitre ») dans lequel on insère tous les fichiers de projet. Ceci permet d’avoir une vision générale soit du portefeuille de projets d’une entreprise, soit des sous-projets d’un projet de grande ampleur (quelquefois appelé « Programme)
La boite de dialogue « Insérer un projet » permet de créer ce « Projet maître » en quelques secondes
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Insérer un projet
Boite de dialogue « Informations sur le projet inséré »
Lorsque vous travaillez en multi-projets, il est conseillé de consolider le portefeuille de projets dans un « Projet maître », simple fichier Project dans lequel on a inséré les projets du portefeuille. Dans ce contexte la boite de dialogue « Informations sur le projet inséré » permet de visualiser et de modifier les paramètres des projets insérés.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur le projet inséré
Boite de dialogue « Informations sur le projet inséré »
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Informations sur le projet inséré
Boite de dialogue « Liaisons inter-projets »
Travailler en multi-projets c’est essentiellement deux choses : Partager un pool de ressources et lier entre elles des tâches de projets différents. Dans ce deuxième cas, la boite de dialogue « Liaisons inter-projets » permet, depuis un projet, de faire le constat des dépendances amont et aval des tâches de ce projet.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Liaisons inter-projets
Boite de dialogue « Partage des ressources », fichier emprunteur
MS Project, en version Standard et en version Professional, permet le travail en multi-projets. Cela signifie notamment qu’il est possible d’utiliser un pool de ressources communes que l’on affecte aux différents projets. Bien entendu Project effectue le nivellement des ressources ainsi partagées
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Partage des ressources
Boite de dialogue « Partage des ressources », fichier préteur
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Partage des ressources
Gestion des fichiers, organisation et impression
Boite de dialogue « Options d’enregistrement »
On l’ignore souvent, mais Project autorise la protection des fichiers de projet par mot de passe. Il est vrai que la fonction est bien cachée. On ignore aussi que le logiciel peut créer automatiquement un fichier de sauvegarde lors de chaque enregistrement. Il est curieux que la case à cocher correspondant à cette fonction (qui impacte non pas le seul fichier actif mais tous les enregistrements à venir sur tous les fichiers) se trouve ici et non dans les options générales d’enregistrement.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’enregistrement
Boite de dialogue « Organiser »
Dès que vous aurez goûté aux fonctions de personnalisation de MS Project, créé les affichages qui vous conviennent, paramétré les calendriers, l’idée vous viendra de faire de de vos choix le standard pour vos futurs projets, et peut-être pour l’ensemble des projets de votre structure. La boite de dialogue « Organiser » a justement pour but de vous permettre ce travail de généralisation de vos choix. Vous allez, très facilement, alimenter le fichier Global.MPT qui contient, précisement, vos préférence.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Organiser
Boite de dialogue « Rechercher »
Comme la plupart des logiciels MS Project propose une fonction de recherche. Celle-ci est adaptée au contexte puisque vous pouvez choisir le champ de la base de données dans lequel doit s’effectuer la recherche.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Rechercher
Boite de dialogue « Mise en page »
A entendre les utilisateurs, l’impression d’un planning n’est pas toujours une partie de plaisir. Voici des explications qui vous permettront de mieux comprendre la logique de Project en la matière.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Mise en page
Boite de dialogue « Enregistrer comme modèle »
Dans la plupart des organisations, il existe des familles de projets. A l’intérieur d’une même famille les projets diffèrent par leur taille et par quelques variantes, mais la structure générale reste la même. Dans ce contexte il est préférable d’enregistrer pour chaque famille de projets un « modèle de projet » qui servira de base de départ pour construire les nouveaux projets. Cela fait gagner du temps et cela permet d’éviter des oublis.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Enregistrer comme modèle
Boite de dialogue « Options d’enregistrement » (du fichier)
On l’ignore souvent, mais Project autorise la protection des fichiers de projet par mot de passe. Il est vrai que la fonction est bien cachée. On ignore aussi que le logiciel peut créer automatiquement un fichier de sauvegarde lors de chaque enregistrement. Il est curieux que la case à cocher correspondant à cette fonction (qui impacte non pas le seul fichier actif mais tous les enregistrements à venir sur tous les fichiers) se trouve ici et non dans les options générales d’enregistrement.
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options d’enregistrement (du fichier)
Options avancées de MS Project
Boite de dialogue « Options avancées » 1/4
Comme son nom l’indique cette boite de dialogue donne accès à des paramétrages destinés aux utilisateurs experts
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options avancées
Boite de dialogue « Options avancées » 2/4
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options avancées
Boite de dialogue « Options avancées » 3/4
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options avancées
Boite de dialogue « Options avancées » 4/4
Accéder au guide d’utilisation de la boite de dialogue Options avancées
Si vous utilisez Project, voici quelques ressources complémentaires
- Vous butez sur un point précis, allez sur le forum francophone sur MS Project animé par mon excellent confrère Alexandre Faulx-Briole, expert en management de projets et auteur d’un ouvrage sur MS Project.
- Pour les utilisateurs exigeants insatisfaits des rapports visuels de Project, Alexandre Faulx-Briole recommande le logiciel Visual Reports de Sparrow Technologies, beaucoup plus complet et facile à utiliser
Bonjour monsieur,
Merci pour tout votre travail de vulgarisation autour de la gestion de projet.
J’utilise la version MS project Professional 2019 et cherche à automatiser l’heure de démarrage de début d’une tâche à une heure précise.
Concrètement, j’ai deux tâches liées (Fin Début) avec une planification automatique. La seconde tâche à une durée fixe d’un jour. Je souhaite qu’elle commence toujours à 9 h afin qu’elle ne s’étale pas sur deux journées. Je suis dans l’obligation de saisir dans la fenêtre « Formulaire Tâches » Ressource et prédécesseurs un démarrage à 9h. Le modèle que j’utilise est sans doute à refaire et explique sans doute ce décalage.
Avez-vous une solution ?
Merci d’avance.
Bonjour Cyrille
J’ai déplacé votre commentaire à la page « Tutoriel MS Project » plus adaptée
Voici plusieurs éléments de réponse :
– Il n’est pas possible dans Project de contraindre les tâches à commencer absolument en début de journée.
– Il existe une astuce : créer un calendrier avec une minute de travail le matin, affecter ce calendrier à une tâche que vous intercalerez dans votre planification. La tâche successeur de celle-ci commencera donc toujours une minute après le début de journée. Je n’aime pas cette astuce très artificielle.
– Si vos options de calendrier (par exemple 8 heures par jour) sont cohérentes avec les horaires de travail (par exemple 8h à midi et 14h à 18 heures). Vos tâches commenceront toujours en début de journée sans que vous n’ayez rien de spécial à faire.
Un conseil : choisissez un format de date long (date et heure) et vérifiez que l’heure de début de projet est elle aussi cohérente.
Bon tavail
Bonjour,
J’utilise Microsoft Project 2010 pour la gestion des chantiers pour 4 équipes.
Chaque équipe correspond à une ressource à laquelle y sont affectés les tâches à venir (chantiers).
J’aimerais savoir si il est possible d’être alerté via mail ou notification avant le début d’ une tache, ceci afin que je puisse gérer mes commandes avant le début des chantiers.
Merci d’avance.
Bonjour
MS Project professionnel est un (bon) logiciel de planification, mais pas vraiment un outil collaboratif. Clairement si vous voulez gérer les « work-flow » et les notifications il faut passer à des outils comme Project Server ou Project Cloud (pour rester dans la gamme Microsoft Project). Quant à votre préoccupation de gérer les approvisionnements de chantier, il est possible de personnaliser un affichage de Project pour faire apparaitre des alertes, mais ces alertes n’apparaitront qu’à l’ouverture du fichier (par exemple dans une colonne « alerte appro ». Cela ne me semble pas rédhibitoire : lorsqu’on gère un projet, on a pratiquement tous les jours le planning sous les yeux.
J’ai déjà fait ce type de personnalisation pour des PME du secteur BTP ça prend une heure si on maitrise les champs personnalisés de Project.
Cordialement
Bonjour,
Je travaille actuellement sur un projet sur MS Project 2013, et je n’ai pas trouvé de solutions sur internet alors je me tourne vers vous.
J’aimerais réaliser un planning qui évolue en fonction de données d’entrées. Par exemple, j’aimerais qu’une boite de dialogue s’ouvre, et que l’utilisateur coche les éléments à prendre en compte dans son GANTT. Seuls les éléments cochés apparaîtront dans le planning final. Une fois coché, d’autres paramètres apparaissent, où c’est à l’utilisateur de compléter manuellement les données (ex : le nombre de connecteur, si l’utilisateur entre « 2 », alors le temps sera doublé)
J’ai des bases en VBA mais je ne les ai pas encore utilisées sur MS Project. Pouvez-vous me dire si ce que je demande est réalisable et si oui, comment y parvenir ?
Merci de votre aide
Bonjour
Votre besoin est vraiment très particulier. Je ne pense pas que vous trouverez une solution « sur étagère » qui fasse ce que vous souhaitez. Certains utilisateurs de MS Project développent des macros VBA pour obtenir ce qu’ils veulent. Personnellement quand je voulais une application « à ma main » je la créais à partir d’une base de données relationnelle, mais ça prend un temps fou !
Bref, je ne crois pas pouvoir vous aider…
Cordialement
Bonjour,
J’ai un problème sur MS Project que je n’arrive pas à résoudre :
J’ai trois tâches A, B et C. A et B seront des prédécesseurs de la tache C.
C correspond à une rue / voirie, A et B correspondent à des îlots. J’ai besoin que la rue (C) soit finie dès que le premier îlot est fini (A ou B).
Je souhaite que dès que le premier îlot arrive à échéance (A ou B), cela enclenche la rue (C). Or, C s’enclenche seulement quand les deux tâches sont finies. Il faudrait que je puisse mettre les deux conditions suivante:
Si la date de fin de A B, alors B enclenche la tâche C.
Auriez-vous une solution à m’apporter ?
Cordialement
Marie T
Bonjour Marie
Non, je n’ai pas de solution. Les logiciels de planification ne connaissent que la fonction « ET ». La tâche successeur ne peut commencer que lorsque tous ses prédécesseurs sont achevés.
Désolé
Bonjour
J ai recuper un planning existant project
Je veux ajouter des tâches .Mais pas possible le groupe insérer est grisée
Donc même un clic droit sur une tâche existante
Pas possible la aussi insérer est grisée .
Merci
Bonjour Jean-Luc
Il semble que votre licence logiciel ne soit pas activée, cela se traduit par des fonctions désactivées (grisées). Le problème persiste-t-il si vous ouvrez un nouveau projet ?
Cordialement
Bonjour,
Je suis entrain de planifier un projet avec une équipe (que j’ai donc entré dans les ressources), mais je souhaite que le travail ne soit pas guidé par la durée mais plutôt par tache. Je m’explique, admettons que j’ai la personne A qui doit laver 10 assiettes par jour avec une première tache de 50 assiettes chez Dédé, puis une 2eme de 30 assiettes chez Robert.
Est-il possible de parramétrer MS Project pour ne plus avoir des taches en heures ou en jours, mais en nombre d’assiettes ? (et de pouvoir modifier le nombre d’assiettes faites a un jour J, ce qui décalera la fin de la tache Dédé, et avancera la tache Robert en conséquence)
De ce que j’ai vu dans votre cours (qui est très complet, félicitation), il est possible de modifier le nombre d’heures par jour. Je me dis que je pourrai toujours parramétrer MS.P en 10h/j et me dire que ce ne sont pas des heures mais des assiettes, mais ça me paraît assez moyen comme bidouille…
QU’en pensez-vous ?
Bonjour Frédéric
Ce que vous demandez n’est pas prévu en standard dans MS Project, ni à ma connaissance dans aucun autre logiciel de planification de projet (ça ressemble plus à de la gestion de production, un ERP fait ça très bien).
La solution que vous évoquez est effectivement une « bidouille » qui vous poserait plus de problèmes qu’elle n’en résout.
Vous pourriez aussi utiliser les champs personnalisés et les styles de barre, mais vous ne pourriez plus lier les tâches entre elles.
Reste la solution qu’utilisent les planificateurs qui ont le même besoin que vous. Vous paramétrez les tâches en « travail fixe ». Vous insérez dans le tableau la colonne « travail ». Au besoin vous masquez la colonne « durée » pour éviter la tentation d’y saisir des valeurs. Vous affectez vos ressources. Puis c’est en saisissant la valeur de travail que vous planifiez, et le logiciel calcule la durée de la tâche. Bien entendu c’est à vous de connaitre le travail nécessaire pour laver N assiettes. Tous les professionnels ont en tête les temps standards de leur métier : le nombre d’heures requis pour peindre 1 m2 de mur, carreler 1m2 de sol, poser 1 mètre de bordure de trottoir, etc…
Cordialement
Bonjour,
Mon projet se déroule en 8×8 Week end y compris.
J’ai beaucoup de difficultés a comprendre comment affecter des ressources. J’ai créé les calendrier autant que ce qu’il y a d’équipe:
equipe matin du lundi au vendredi de 6h à 14h et chome le Samedi et le dimanche
équipe apres midi du Lundi au Vendredi de 14 à 22 chome le WE.
équipe de nuit
équipes du we.
Si j’ai une tache qui commence à 21h et qui se termine à 23h. C’est une heure de rtavail pour l’équipe de l’apres midi et 2 heure pour l’équipe de nuit.
MS Project ne se comporte pas ainsi.
PS: mon calendrier standard est en 24h.
Pourriez vous me donner un exemple de planification avec des équipe en 3X8?
d’avance 1000 mercis.
Bonjour
Votre problème est assez basique, MS Project devrait se comporter comme vous le souhaitez.
Voyez si vous avez bien paramétré le type de tache. Je vous recommande de télécharger la fiche explicative :
https://methodo-projet.fr/wp-content/uploads/2016/03/Type-de-Tache.pdf
Cordialement
Bonjour
Je souhaite utiliser cette fonction que j’ai déjà utilisé sur un autre ordinateur,
malheureusement je ne trouve pas l’affichage « planificateur d’équipe »
j’ai Microsoft Project 2010
Et bien sur Merci d’avance 🙂
Bonjour Yannick
Voyez la première ligne de la leçon N°2 : Le planificateur d’équipe n’existe pas sur Project Standard, seulement sur Project Professional. Vous avez probablement Standard.
Cordialement
Bonjour Monsieur Estève,
Ma question concerne les Exercices MS Project. Je trouve que le contenus semble très complet et très intéressant et j’aimerais éventuellement m’abonner afin de faire la totalité des exercices Toutefois, je n’arrive pas à ouvrir les corrigés.. Les exercices en PDF ça va par contre.
Pouvez-vous m’aider?
Merci d’avance.
Bonjour William
Les corrigés MS Project s’ouvrent sans problème avec les versions 2010, 2013 et 2016 du logiciel.
Avez-vous décompressé l’archive ? (Clic droit et “extraire tout” sur Windows)
Merci de me tenir au courant
Merci ! Tout fonctionne.
Bonjour,
je suis gérant d’une société de construction de batiment.
Je cherche un outil permettant de planifier les chantiers en prenant en compte ces éléments:
– affecter les ressources et déterminer les durées en fonction des couts de main d’oeuvre.
– déterminer un prix de vente de chaque tâche et sortir un prévisionnel de vente
– définir un plan de charge afin d’identifier les manque de ressources ou le sur effectif,…
Pourriez vous m’aider là dessus?
Merci d’avance;
Bonjour
Je vois beaucoup d’entreprises du secteur bâtiment utiliser MS Project. Il fait a peu près tout ce que vous souhaitez. Pour le prévisionnel de ventes il faut créer un affichage spécialisé, ce qui ne pose guère de problème avec les très larges possibilités de personnalisations de Project. Sinon, regardez du coté de PlanningBTP http://www.prodival.com/planning/ Comme leur nom l’indique ils sont spécialisés BTP et français ! Sinon, faites une recherche sur la page https://methodo-projet.fr/comment-choisir-un-logiciel-de-gestion-de-projet/ de ce site.
Cordialement
Bonjour,
J’ai un petit souci pour l’affectation des ressources, dès que j’affecte plusieurs ressources (type 5 maçon –> 500%) à une même tâche MS projet ne prend pas en considération les 5 personne pour le calcul des coût! je sais pas comment faire.
Merci d’avance
Bonjour Jaouad
Je suppose que vous avez créé dans le tableau des ressources une ressource « Maçons » à 500%. Lorsque vous affectez cette ressource à une tâche, ne le faites pas dans la colonne « Nom ressources » mais par exemple dans la boite de dialogue « Informations sur la tâche », onglet « ressources ». Pensez bien à mettre 500% (ou une autre valeur) dans la colonne « Unités ». Ça devrait fonctionner.
ordialement
Bonjour
Félicitations pour votre site qui est très clair et répond parfaitement à mes attentes.
J’ai un problème avec deux vidéos que je ne peux ni lire, ni enregistrer sur mon Mac, elles semblent être dans un format différent de toutes les autres. Ces deux vidéos sont dans l’onglet MS Project :
– Planifier les ressources, leçon 2 : utiliser le planificateur d’équipe
– découvrir MS Project, leçon 2 : découvrir l’interface de projet
Auriez-vous un lien vers un format identique aux autres vidéos.
Merci d’avance
Bonjour Jean-Michel
C’est la première fois que l’on me signale ce problème. Les vidéos sont toutes au même format et stockées chez le même prestataire (screencast.com). Je peux vous fournir les vidéos qui posent problème au format MP4, vous les lirez hors connexion. Je vous propose que l’on communique en privé sur ce sujet, je vous envoie un message tout de suite.
Cordialement
Bonjour Monsieur ESTEVE,
Je me présente Je suis Moussa Kanté, Ingénieur Agronome. Je suis consultant, basé dans mon pays, le Sénégal. J’interviens dans les projets et programmes de développement. Merci pour le partage des ressources dans votre site.
Je veux maîtriser Ms Project 2013 et aussi les autres outils de planification de projet. Je voudrais savoir si juste un abonnement Premium suffit à cet effet. Et aussi comment faire pour payer par western union?
Merci.
Cordialement,
Moussa
Bonjour Moussa
En devenant membre PREMIUM vous avez accès aux corrigés des exercices de la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ et aux vidéos en version intégrale. Il n’en reste pas moins que l’on apprend plus vite si on on peut travailler quelques heures avec un formateur. Raison pour laquelle je propose à la page http://methodo-projet.fr/bons-plans/formation-a-distance/ une offre d’accompagnement à distance.
Pour la question du paiement par Western Union c’est possible mais un peu compliqué. Je vous joins par messagerie privée pour parler de cette question.
Cordialement
Bonjour M.Moussa,
Je peut faire une communication avec vous.
Merci
Bonsoir,
Je suis assez nouveau dans project mais j’apprend vite.
Là je souhaite gagner en temps et de ce fait voici ma préoccupation.
J’ai créer plusieurs champs personnalisés. Ensuite j’ai créer un autre champ qui utilise les données rentrées dans 2 cellules distinctes pour calculer un pourcentage
1) Comment je fait pour que les valeurs calculées prennent le signe %
2) J’ai ajouté le champ %achevé, je souhaite savoir comment je peux lier ce champ à celui précédent qui permettait le calcul du pourcentage pour que ce champ %achevé me renvoie les mêmes valeurs que le champ précédent.
3) Si 2 n’est pas possible, comment puis je créer un champ personnalisé et faire en sorte que project le considère comme champ de %achevé?
4) Je recherche un modele ou un exemple de suivi de projet où il s’agirait d’etre le maitre d’ouvrage d’un projet ayant plusieurs prestataires qui produisent un meme produit. Il s’agit de planifier les jours de livraison de ces produits en fonction des prestataires et de la disponibilité de mes ressources.
MERCI DE BIEN VOULOIR ME DONNER UN COUP DE POUCE
« la navigation à vue est à la gestion de projet ce que l’intuition est à la recherche scientifique » KB
Bonjour Kevin
Voici quelques éléments de réponse :
Question 1 : Supposons que le résultat calculé soit « Numéro1 » prenez un champ de texte par exemple « Texte1″ et affectez-lui la formule : [Numéro1] & » % »
Questions 2 et 3 : Vous ne pouvez pas modifier les formules de calcul des champs de Project (sauf bien entendu les champs personnalisés). Autrement dit Project ne prendra jamais en compte des résultats de vos propres calculs.
Question 4 : Je doute que vous trouviez un modèle tout prêt. Créez ce dont vous avez besoin en utilisant les champs personnalisés et les très riches possibilités de personnalisation de Project.
Cordialement
Merci, c’est du beau boulot. Ce site ma bien aidé.
bonjour esteve
comment introduire les heures supplémentaires et de façon à retrouver en cout cela? meme en mettant les taux heures supplémentaires, je n’arrive pas a toruver le secret ?
merci
Bonjour Djamel
La façon dont MS Project gère les heures supplémentaires est très particulière. Il y a un exercice sur ce sujet à la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ L’exercice s’appelle « Heures-Sup ». Il est dans la leçon « Planifier les ressources ». Tout y est expliqué.
Cela dit, est-il bien utile d’aller à ce niveau de détail ? La gestion de projet n’est pas de la comptabilité !
Cordialement.
Bonjour,
J’ai une question sur la planification de tâches avec des ressources de disponibilités variables.
Exemple:
Je souhaite planifier 1 tâche de type « Travail fixe » avec 320h de travail et qui doit se terminer au plus tôt.
Toutes les ressources ont une capacité de 40h par semaine.
La Ressource 1 est disponible tout le temps. La Ressource 2 prend 2 semaines de congés en plein milieu de la tâche (congés gérés dans le calendrier).
Je souhaite que MS Project optimise les ressources pour une durée optimale (25 jours dans ce cas). Or j’obtiens 30 jours car:
– MS Project réparti égalitairement les heures de travail entre les 2 ressources: 160h chacune
– La Ressource 1 fini donc son travail au bout de 20 jours puis arrête de travailler
– La Ressource 2 revient après 2 semaines de congés et fini son travail 10 jours après Ressource 1. Donc la durée de la tâche est 30 jours
Je souhaiterais que MS Project affecte 200 h à la Ressource 1 et 120h à la Ressource 2 afin que la tâche ne dure que 25 jours.
Est ce possible de faire ça automatiquement ?
Merci d’avance pour votre aide
Bonjour
A ma connaissance on ne peut pas obtenir ce résultat de façon entièrement automatique. Vous pouvez juste afficher les affectations (fractionner l’affichage et mettre « utilisation des tâches » en bas). Si vous mettez 200h.h pour R1 et 120h.h pour R2, la tâche passe bien à 25 jours. Mais ce n’est pas automatique.
Pour des questions très techniques comme celle-ci je vous recommande le forum http://www.gestiondeprojet.com/forums/list.php?5 . Les réponses sont toujours rapides et pertinentes.
Cordialement
Merci pour votre réponse. J’avais réussi à le faire à la main. Dommage que ce ne soit pas une Option de configuration qui permettent d’automatiser.
Bonjour,
J’ai 2 questions sur l’application de contraintes sur les ressources:
1- Je peux mettre jusqu’à 2 ressources sur une tâche, MAIS je sais que dans une journée il ne faut pas plus de 1.5 ressource sur la tâche. Peut-on mettre une contrainte de ce type?
2- J’ai mes ressources qui sont réparties sur plusieurs tâches, peut-on imposer que mes ressources soient exploitées au maximum de leurs capacités chaque jours?
Merci d’avance,
Lionel
Bonjour Lionel
Pour la question 1 je ne suis pas certain d’avoir bien compris votre question. Il n’est pas possible de limiter le nombre de ressources affectées à une tâche. Les seules contraintes de tâche sont des contraintes temporelles (8 en tout) mais rien pour les ressources.
Pour la question 2 : Les logiciels de planification sont conçus pour optimiser la durée du projet, pas l’utilisation des ressources qui est considérée comme une préoccupation secondaire. Pour les ressources le logiciel se contente d’éviter la sur-utilisation (ressource utilisée au-delà de sa capacité) c’est le rôle des fonctions de détection des sur-utilisations (bonhomme rouge) et de nivellement. Pour l’optimisation de la charge de travail des ressources il faut le faire manuellement. Un conseil : déclarez de préférence sous forme générique que nominatives ( plutôt deux développeurs que Jean et Paul) Le résultat du nivellement sera plus proche de l’idéal.
Michel
Bonjour Michel,
Vous avez bien compris mes questions. Effectivement je cherche à optimiser mes ressources. Par exemple j’ai des tâches où passer 3h ou 7h dans la journée ne changera rien, donc autant n’y allouer que 3h. Et j’ai des ressources qui peuvent être à 50% sur 2 tâches puis quand la première est terminée passer à 100% sur la seconde (qui est plus longue).
D’où ma volonté de contraindre les ressources ET le taux de ressources utilisables sur un projet quitte à ce que le projet dure plus ou moins longtemps.
Je dois dire qu’avec MS Project (ou d’autres logiciels libres testés), je n’ai pas trouvé de solution idéale. Je trouve cela bizarre car je pense que je ne dois pas être le seul à avoir cette préoccupation.
Merci pour vos réponse,
Lionel
Bonsoir Lionel
Avez-vous testé Open Workbench ? C’est un logiciel libre assez ancien, qui jouit d’une excellence réputation pour la gestion des ressources. Un de mes collègues l’utilisait en gestion de production et en était très satisfait. En gestion de production la question de l’optimisation de l’utilisation des ressources est plus importante qu’en gestion de projet.
Tenez-moi au courant.
Cordialement
Bonjour Michel,
Oui, j’ai installé OpenWorkbench hier. Je l’ai testé 4-5 minutes mais j’ai eu du mal à l’utiliser. Finalement je l’ai désinstallé.
Merci pour vos commentaires,
Lionel
Bonjour
Il existe aussi VisualProjet, qui permet de planifier par exemple une tâche avec des ressources affectées à des taux variables, et éventuellement définis pour des périodes
exemple : tache1, affectée à IBU à 100% jusqu’au 01/06 puis à 50% du 02/06 au 15/06, puis à 100% à partir du 16/06
bien à vous
Bonjour Monsieur. Acceptez encore mes remerviement pour votre livre sur planification que vous m’avez envoyer. Je suis pret a acher votre guide ou cours sur Ms project 2010, 2013 ou 2016 s’il m’est possible de payer par virement western union. J’attends la suite imppatiemment car je maitrise Ms project 2007 et voudrais actualiser mes acquis dans ms project 2013 ou 2016 dont j’ai deja les logiciels. Merci d’avance.
Bonjour Assifa
Je ne diffuse pas de livre sur MS Project car il en existe d’excellents dans le commerce et que pour l’apprentissage de logiciels je ne pense pas qu’un livre soit la bonne solution. Je vous conseille plutôt d’aller à la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ et de faire les exercices en libre accès. Si cela vous tente vous pourrez souscrire un abonnement PREMIUM et faire les exercices de niveau avancé. Vous pouvez effectivement payer par Western Union.
Cordialement
Bonjour Michel,
Je cherche à établir un planning pour mes équipes intervenantes sur différents chantiers cependant je ne trouve rien sur la méthode à employer pour influencer la durée de la tâche en fonction du nombre d’employé sur la tâche; auriez-vous une idée de la méthode à employer ?
Merci d’avance
Bonjour Clément
Je suppose que vous utilisez Microsoft Project. Dans ce cas tout se joue sur le paramétrage du type de tâche : travail fixe, capacité fixe ou durée fixe (Boite de dialogue « informations sur la tâche » onglet « Avancées »). Dans votre cas c’est probablement « travail fixe ».
Cordialement
Bonjour Clément
Si vous voulez approfondir votre connaissance du fonctionnement de MS Project sur la question des types de tâche je vous suggère de cliquer sur ce lien : http://methodo-projet.fr/wp-content/uploads/2016/03/Type-de-Tache.pdf pour télécharger la fiche explicative
Cordialement
saluts j’ai besoin des formation complet MS project et prima vira PDF
Bonjour AISSA
Je suppose que vous parlez de Primavera. Je ne maitrise pas ce logiciel. Pour MS Project je vous suggère de faire patiemment les exercices de la page http://methodo-projet.fr/microsoft-project/exercices-ms-project/ . Vous pouvez aussi acheter un livre sur MS Project, il y en a d’excellents.
Cordialement
Je suis débutant en microsoft Project 2010. Pouvez-vous me conseiller quel livre ou DVD acheter pour un apprentissage rapide. Merci de m’indiquer auprès de quel shop je peux acheter rapidement et plus sûr.
Bonjour Léopold
Pour les livres sur MS Project, je vous conseille les ouvrages de mon collègue Alexandre Faulx-Briolle, expert reconnu de Project, ou alors Project 2010 pour les nuls. Vous trouverez sans problème ces livres sur internet avec la possibilité de commander en ligne.
Pour comprendre les fondamentaux de la planification vous pouvez lire mon livre « Comprendre la planification de projet », à commander sur ce site.
Il y a eu dans le passé des tutoriels sur CDROM et en français, mais à ma connaissance ils ne sont plus distribués.
Il y a de nombreuses vidéos sur internet, soit gratuites soit sur abonnement, notamment celles de Vincent ISOZ.
Pour ma part je vais mettre en ligne dans une quinzaine de jours une nouvelle page avec une soixantaine d’exercices sur MS Project.
comment insérer le coût budgétaire ou planifié et comment le faire enregistrer avant de faire un suivi de projet, càd avant d’insérer les ressources de chaque tàche.
Merci
Bonjour Mohamed
Vous vous attaquez aux fonctions avancées de Project. Sur les ressources budgétaires, je vous conseille de visionner cette vidéo de Franck Mercier : http://www.microsoft.com/france/Vision/Webcast/video.aspx?eid=f2282a0d-4f75-4090-b747-fb59b2dfde9c
Cordialement
Bonjour Michel et merci beaucoup pour tout ce que vous faites.
Je voulais juste vous signaler que la video est en double, dans la Leçon1 et la Leçon 2, on ne retrouve donc pas la vidéo « Découvrir l’interface ».
Cordialement,
Bonjour Mounir.
Merci de m’avoir alerté. L’erreur est corrigée, je vous invite à vérifier que tout est désormais en bonne place.
Bon visionnage et bon apprentissage.
Cordialement.
Bonjour Michel
Merci pour ces informations
Le planificateur d’équipe n’existe pas sur project 2010 standard
Existe t-il sur project 2013 standard?
Peut t-on installé project professional sans avoir project server?
Bonjour Roch
Le Planificateur d’équipe n’existe pas non plus dans 2013 standard. C’est un choix de Microsoft qui justifie ainsi la différence de prix entre la version standard et la version Pro.
Vous pouvez utiliser Project Pro sans Project Server. C’est la cas de la plupart des utilisateurs que je connais. Il s’installe exactement comme Project Standard.
La version 2013 apporte quelques progrès notables, notamment des rapports améliorés et une vraie nouveauté : le chemin de tâche.
Nous sommes une entreprise de maçonnerie. Nous avons besoin de confectionner des plannings très régulièrement pour des suivis de chantier. Nous devons y intégrer, régulièrement, les personnes affectées aux différentes tâches et prendre en compte les fermetures pour congés et les jours fériés. Nous n’avons pas besoin de notion de coûts. Quels chapitres devons-nous choisir et quel serait le coût? Je suis comptable et informaticienne et utilise très régulièrement Word, excel, …
merci d’avance
Bonjour
Microsoft Project est parfaitement adapté (et très utilisé) dans votre métier. Les fonctionnalités sur lesquelles il faut vous former sont : La planification par les durées (horaires de travail, calendriers, jours fériés…) et la planification des ressources. Il faut voir si vous avez besoin du multi-projet et des fonctions de personnalisation.
Je vous envoie un message sur votre boite mail pour vous fournir plus d’éléments
Merci pour cette prise de contact.
Comment est ce que je peux entrer en possession du logiciel micrsoft project 2010
Le logiciel Microsoft Project peut être commandé chez votre revendeur informatique. Vous pouvez aussi le commander en ligne chez Microsoft ( http://www.microsoftstore.com ). Je vous déconseille la version standard ( 769 € ) car elle n’est pas complète et surtout si votre entreprise souhaite passer plus tard à project server il faudra racheter toutes les licences. Choisissez plutôt la version Professional ( 1369 € ) . Attention aussi au choix de la langue car il n’est pas facile de changer ensuite.